Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Wybrałam kilka lekcji z prezentacji, które miałam okazję zobaczyć podczas IntraTeam Event 2018 w Kopenhadze, na które chciałabym zwrócić Waszą uwagę. Prelekcje, na których byłam, skupiały się na konstruowaniu intranetów wokół zadań oraz wzmacnianiu #DigitalLiteracy, czyli wiedzy i doświadczeń pracowników w zakresie digitalowych rozwiązań stosowanych w firmie, które mogą skutecznie usprawniać ich pracę i komunikację.

Zamek Amalienborg i Duńska Opera Królewska w Kopenhadze

IntraTeam Event to międzynarodowa konferencja poświęcona intranetom i digital workplace. W tym roku odbyła się na przełomie lutego i marca, a wzięło w niej udział 260 osób z 19 krajów. Mieliśmy okazję wybierać spośród ponad 30 prezentacji, które odbywają się równolegle w 3 salach przez 2 dni. Wzięłam w tym wydarzeniu udział po raz drugi.

Kurt Kragh Sørensen z IntraTeam otwiera konferencję
 

10 digitalowych kwestii do przemyślenia:

1. Pracujemy nad niewłaściwymi rzeczami, ponieważ nie wiemy, gdzie jesteśmy. Nie mamy mapy pokazującej nam, gdzie iść. To słowa Steve’a Bynghall i Chrisa Tubb, konsultantów intranetowych  z brytyjskiej Spark Trajectory. Jako wielka zwolenniczka audytów komunikacji wewnętrznej, które pokazują stan obecny komunikacji i dają dobre podstawy do planowania dalszych działań, podpisuję się pod tym twierdzeniem. Panowie zachęcali nas do zdefiniowania w pierwszej kolejności właściwego problemu, który zaprowadzi nas do rozwiązania. Ich głosy wzmocnili kolejni prelegenci.

2. Zanim zaczniesz tworzyć nowy intranet, zidentyfikuj zadania, które ma rozwiązywać. Zapytaj pracowników, w czym intranet ma im pomagać, co chcą widzieć na stronie głównej. Zapytaj zespoły usługowe np. HR czy IT, jakie mają najczęstsze zapytania od pracowników i niech intranet rozwiązuje te problemy za nich. Intranet powinien był ułożony na podstawie zadań. To też narzędzie do rozwiazywania zadań, nie tylko do komunikacji i współpracy. Tak Scott Fulton skonstruował intranet w policji w Avon i Somerset w Anglii.

Policyjny intranet Pocketbook (źródło: StepTwo)

3. Tworząc intranet, miej przed sobą perspektywę pracowników, nie swoją. Sprawdzaj, czego oczekują i co jest im potrzebne. Testuj na userach nie gotowy intranet, ale już fazę pomysłów. Angażuj pracowników od początku prac nad nowym intranetem. To słowa Jacqui Randle ze Scottish Government. Więcej o ich nagrodzonym w konkursie StepTwo Intranet and Digital Workplace 2017 intranecie Saltire możecie przeczytać w moim wywiadzie z Jacqui: Jak stworzyć nagradzany intranet?

Nagrodzony w konkursie StepTwo 2017 intranet Saltire

4. Nie mów pracownikom o narzędziach, ale o tym, co narzędzia mogą dla nich zrobić. Taka myśl przewodnia przyświecała twórcom kampanii uświadamiającej i adaptacyjnej dla Office 365 w 170 krajach UNDP. Przygotowano wiele materiałów wspierających poszerzanie wiedzy i doświadczeń pracowników z narzędziami Office 365. O wielu z nich możecie przeczytać w moim wywiadzie z Lucy Braun, współautorką tej kampanii (mój wywiad: UNDP i jego globalna kampania promująca Office 365), a poniżej 2 z nich – wskazówki dla pracowników, kiedy i których narzędzi używać oraz najlepsze narzędzia do współpracy.

Materiały dla pracowników wykorzystane podczas kampanii w UNDP (źródło: Twitter)

Ta kampania to świetny przykład, jak poprawiać wewnętrzne #DigitalLiteracy, czyli umiejętności pracowników w zakresie korzystania z digitalowych rozwiązań.

5. Intranet to nie projekt, to produkt! Wdrożenie intranetu to nie projekt, który ma koniec. Wdrożenie intranetu nie oznacza zakończenia prac nad nim. To tylko etap, po którym są adaptacja, monitorowanie, modyfikowanie, usprawnianie itd. Również mocno się pod tym podpisuję. Mam przygotowany artykuł o takim produktowym podejściu, który od kilku tygodni czeka na publikację w pewnym magazynie. Gdy tylko się ukaże, dam Wam znać.  

6. Aby zbudować (nagrodzony!) intranet, nie musisz mieć budżetu. Wiem, trudno w to uwierzyć, ale jak mi nie wierzycie, to zapytajcie Jona May z University of Westminster Students’ Union. Na IntraTeam 2018 pokazał nam, że to możliwe. Skorzystał z WordPressa i pluginów, Google Sheets (arkusze Google), Citymapper, Zapier i stworzył prosty intranet dla swojego zespołu. Potem udało mu się zdobyć budżet w wysokości 500 funtów.
Nisko kosztowe narzędzia przyniosły dużą wartość. Badanie satysfakcji po wdrożeniu intranetu pokazało, że było warto. Stopień doinformowania pracowników wzrósł z 12% do 46%, a satysfakcja z komunikacji wewnętrznej z 23% do 45%. I na dodatek ten intranet zdobył złotą nagrodę na międzynarodowym konkursie StepTwo Intranet and Digital Workplace w 2016 r. Moi Drodzy, brak budżetu to marna wymówka. Do dzieła!

Zbudowany niskim kosztem nagrodzony intranet Students’ Union Uniwersytetu Westminster

7. Nowy intranet może przyczynić się do zmiany kultury organizacyjnej. Pokazał to Alvaro Felipe Moerzinger z Euroclear. To hierarchiczna organizacja z dużą liczbą inżynierów, którzy rzadko kiedy wiedzieli, kim są i czym dokładnie zajmują się członkowie zarządu. Nowa platforma to nie tylko blog CEO, wpisy poszczególnych członków zarządu po każdym posiedzeniu zarządu (!), ale także centrum wiedzy, miejsce dedykowane cyber bezpieczeństwu czy helpdesk. Problemem było też posiadanie 15 lokalizacji firmy, które nie komunikowały się ze sobą. Dzięki nowemu intranetowi i sekcjom dla poszczególnych lokalizacji teraz jest to łatwiejsze.
Co ciekawe, na stronę główną trafia automatycznie content, który cieszy się największą popularnością wśród użytkowników. W projektowaniu nowej platformy pomogło zdefiniowanie person.

Persony w Euroclear

8. Aplikacje to użyteczne narzędzia pracy, pod warunkiem, że są dobrze zaprojektowane. Paul Hagan, podczas pracy dla Uniwersytetu w Liverpoolu zaprojektował 2 aplikacje nagrodzone później złotem na StepTwo Intranet and Digital Workplace Gold 2016.
Dlaczego warto najpierw dokładnie określić, w jakich zadaniach ma pomagać pracownikom aplikacja? Ponieważ to determinuje jej wybór. A wybierać możemy z 2 opcji – aplikacji natywnej (native app) lub w postaci mobilnej aplikacji internetowej dostępnej w przeglądarce (mobile web app). Różnią się one możliwościami, np. natywna działa też bez internetu, a to w wykonaniu pewnych zadań przez pracowników może być kluczowe.
Aplikacje zaprezentowane przez Paula były bardzo praktyczne i miały na celu wspierać pracowników Uniwersytetu w wykonywaniu zadań, np. pomagać im tworzyć raporty podczas kontroli w pokojach studentów.

Aplikacja na iPada dla inspektorów oraz aplikacja w postaci strony mobilnej do rejestrowania incydentów

9. Working Out Loud (WOL) łączy ludzi. W Polsce ta idea nie jest jeszcze tak popularna jak w Niemczech czy Wielkiej Brytanii. Ale wszystko wskazuje na to, że powinniśmy mocniej się nią zainteresować. Tym bardziej, że jest bezpłatna i bardzo prosta. Katharina Krentz z niemieckiego Boscha opowiadała, jak od kilku lat stosują tę metodę do łączenia pracowników. WOL sprawia, że ludzie zmieniają się, ale tej zmiany nie czują. Potrzeba do tego 12 tygodni i grupy co najmniej kilku osób. Bosch pozwala pracownikom na WOL w godzinach pracy. Mogą łączyć się w wybranym czasie z pracownikami w innych krajach zajmującymi się zupełnie innymi obszarami biznesu i dzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem. Obecnie w Boschu robi to 2 tys. pracowników, a ich głównym celem jest „łączenie się”. Ideę tę wspiera jeden z członków zarządu.
Więcej o WOL możecie przeczytać w moim wywiadzie z Sabine Kluge z Siemensa, która mówiła o tym podczas zeszłorocznego IntraTeam 2017.

 Materiały i zasady dotyczące Working Out Loud możecie pobrać bezpłatnie ze strony www.workingoutloud.com. Na zdjęciu Katharina Krentz z niemieckiego Boscha (źródło: Twitter)

10. Dlaczego pracownicy niechętnie udzielają się na platformach społecznościowych? Blokuje ich przede wszystkim strach i brak wiedzy. Pomogli nam to wyartykułować Katharina Krentz z Bosch Group i Alexander Kluge z Kluge Consulting. Na ich krótkim warsztacie zastawialiśmy się, co zazwyczaj powstrzymuje pracowników przed aktywnym korzystaniem z wewnętrznych mediów społecznościowych. Wyszło nam, że zazwyczaj są to m.in.: brak wiedzy, czy narzędzie i informacje, które tam publikujemy będą bezpieczne oraz brak wiedzy, jak możemy korzystać z danego narzędzia, a także druga grupa powodów dotycząca lęku: brak pewności siebie, lęk przed pokazaniem się, przed oceną ze strony przełożonych, przed krytyką publikowanych pomysłów ze strony odbiorców. Jak temu zaradzić? Pomysły, które znaleźliśmy to np.: szkolenia, pokazywanie dobrych praktyk, kampanie informacyjne, zachęcanie do korzystania na zasadzie małych kroków.

Idealnie podsumował to Alexander Kluge, wskazując na 3 blokujące obszary dotyczące mind, skills & tools, czyli dotyczące sposobu myślenia/umysłu/przekonań, umiejętności i narzędzi. Miejmy to na uwadze, projektując działania w obszarze wewnętrznych mediów społecznościowych.

źródło: Twitter

Czy warto wybrać się na IntraTeam Event? Polecam szczególnie ze względu na wielość prezentacji do wyboru i międzynarodowość prelegentów, co daje ciekawy podgląd na to, jak na intranety i digital workplace patrzy się w innych krajach. Termin kolejnej edycji jest już ogłoszony – IntraTeam 2019 odbędzie się w Kopenhadze 26-29 lutego 2019.

Irmina i Kurt, jeszcze raz dziękuję za zaproszenie i współpracę.  

Konkurs StepTwo
Podczas IntraTeam 2018 zaprezentowano wiele rozwiązań nagrodzonych na międzynarodowym konkursie StepTwo Intranet and Digital Workplace, który organizuje firma z Australii. W tym roku zamierzam mocniej przyjrzeć się temu konkursowi – na pewno napiszę o tym na blogu, gdy wystartuje tegoroczna edycja. Będę Was zachęcać do zgłoszenia tam naszych polskich intranetów. Mamy się przecież czym pochwalić!

Zdjęcia: IntraTeam, MB, inne źródła wymienione pod screenami