Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

8 wskazówek, jak wspierać kadrę kierowniczą w komunikacji wewnętrznej

Podczas całodniowej, onlinowej konferencji Leadership and internal comms: an essential partnership (pol. Przywództwo i komunikacja wewnętrzna: niezbędne partnerstwo) zorganizowanej w tym tygodniu przez brytyjską agencję komunikacji wewnętrznej H&H wypisałam sporo wskazówek, jak powinniśmy komunikować się z kadrą kierowniczą, jak włączać ich w codzienną komunikację i jak ich wspierać.

Spisałam je poniżej, aby utrwalić je sobie, ale też aby podzielić się nimi z Wami.

Opiszę wystąpienia w kolejności, w jakiej je widziałam. Od razu zaznaczam, że nie obejrzałam wszystkich. Jeśli macie ochotę to zrobić, dostępne są tutaj.

1.    Poznaj swoich liderów  
Amit Joshi opowiadał o swoich doświadczeniach we współpracy z kadrą kierowniczą. To, od czego powinniśmy zacząć, to poznanie ich. Tak jak powinniśmy poznać swoich odbiorców – pracowników, do których w komunikacji mówimy, tak też powinniśmy podejść do liderów. Poznać ich, ich zwyczaje, sposoby komunikacji, mocne, słabe strony, ulubione narzędzia, styl komunikacji itd. Dzięki temu łatwiej nam będzie do nich dotrzeć i potem skuteczniej komunikować się z nimi.

Powinniśmy także mieć dobre rozeznanie w tym, co dzieje się w firmie, poprzez współpracę z różnymi działami. Ale nie powinniśmy czekać aż przyjdą do nas z informacji, ale być proaktywnymi i samemu do nich wychodzić. Mając taką wiedzę o organizacji, łatwiej nam będzie przekazywać ją dalej kadrze kierowniczej. Oni z kolei będą mogli tę wiedzę wykorzystać w swojej komunikacji do pracowników. Taka wiedza pozyskana od nas pozwoli im na lepsze rozeznanie w tym, co dzieje się niżej.

2.    Postaw na zaufanie
Mike Klein z Changing the Terms przywołał swoje ulubione (ja też je bardzo lubię) zasady tworzenia kampanii politycznej, które stosował amerykański prezydent Abraham Lincoln, o których warto pamiętać również w komunikacji wewnętrznej. Pisałam o nim i o Mike’u już wcześniej tutaj: Influencerzy w komunikacji wewnętrznej. Masz ich w swojej firmie.

A 2 z tych zasad to: poznaj dobrze swoich odbiorców – (1) stwórz idealną listę wyborców i (2) wyślij do nich kogoś, komu ufają. Wtedy mamy większe szanse, że zostaną przekonani. Mike przypomniał również, że dotarcie tylko do 3% pracowników (influencerów), może wywołać wpływ na 80% zespołu. Musimy tylko wybrać odpowiednie 3%.
Rzućcie również okiem na 4 wymiary wewnętrznych wpływów, o których mówił Mike:

A całą jego prezentację znajdziecie tutaj.

3.    Bądź HOT!
Michelle Swithenbank podała nam nowe rozwinięcie słowa HOT. Bardzo mi się podoba. Taki właśnie powinien być każdy plan komunikacji. Gorący – HOT, czyli Honest (uczciwy), Open (otwarty, jawny, dostępny) i Transparent (transparentny, przejrzysty). To ważne w każdym planie komunikacji, nie tylko w takim, który ma budować czy wspierać wizerunek liderów.


4.    Dobierz właściwy styl wywierania wpływu na innych

Stephen Welch opowiadał o 6 stylach, jakie możemy wykorzystać, chcąc wpływać na innych. Jak najbardziej sprawdzą się też w komunikacji kierowniczej. Oto one:
•    daj coś i nie oczekuj nic w zamian teraz
•    wymiana – układ, czyli proponujemy komuś, aby coś dla nas zrobił, pytając, co chciałby w zamian
•    budowanie połączeń poprzez np. prośbę (proszę zrób to dla mnie) albo propozycję zrobienia czegoś wspólnie
•    styl Hermiony z Harrego Pottera, czyli styl informowania oparty na faktach, liczbach, dowodach i badaniach
•    styl obrazkowy, czyli pokazywanie odbiorcy miejsca, gdzie chcemy dojść, nakreślanie wizji przyszłości
•    styl wyjścia – kiedy potrzebujemy czasu na przemyślenie danej kwestii albo nie jesteśmy w stanie dać odpowiedzi teraz, wtedy wycofujemy się na moment; to styl znany z negocjacji
Kiedy i który styl powinniśmy zastosować? Warto dopasować styl do odbiorcy i rozważyć mieszanie stylów.

5.    Umiejętność słuchania ma wpływ na postrzeganie firmy przez pracowników
Mój ulubiony dr Kevin Ruck pokazał wyniki swojego ostatniego badania. Słuchanie pracowników jest silnie powiązane z tym, czy organizacja będzie uznana za „dobrą” przez nich. Niestety to samo badanie pokazało, że słuchanie nie jest cenioną wartością. Wyżej od niej wskazano np. pisanie czy zarządzanie wydarzeniami. I tu duże wyzwanie dla nas – wspierać rozwój kompetencji komunikacyjnych kadry kierowniczej i podkreślać rolę słuchania pracowników w komunikacji wewnętrznej.

Dr Ruck przypomniał nam również, że lider to nie „gwiazda rocka” czy charyzmatyczny mówca. To osoba, która jest w stanie zbudować bezpieczne miejsce do otwartej komunikacji o wyzwaniach, obawach i możliwościach.

6.    Być jak Barack Obama
Hellen Deverell zebrała kwintesencję storytellingu w cytacie poetki Mai Angelou. Ludzie zapomną, co powiedziałeś i co zrobiłeś, ale nigdy nie zapomną, jak się dzięki tobie poczuli.  

Helen jako dobrego storytellera przywołała prezydenta Baracka Obamę, choć jak szybko zauważyła, zbyt wielu w naszych organizacjach takich Baracków nie mamy. Stąd pomocne będzie nasze wsparcie dla liderów, by podnosili swoje kompetencje w opowiadaniu historii. I tu ponownie pojawia się dobre poznanie liderów, by wiedzieć, jacy są, by dopasować do nich narzędzia i formy komunikacji, w których dobrze będą się czuli i gdzie w bezpieczny sposób będą mogli mówić. Dla jednego przemawianie do tłumu będzie niczym nadzwyczajnym, dla innego lepszy będzie kameralny wywiad, którego inni mogą posłuchać. Historie powinny być też proste, bez żargonu, opowiadane jak przyjacielowi, nawet jeśli mówimy do pracowników, którzy znają firmowe słownictwo. Pamiętajmy też o odpowiedzi na pytanie, dlaczego tak się stało, dlaczego tak się dzieje, dlaczego tak zrobimy. Nie tylko, co i jak, ale też wyjaśnienie powodu jest ważne. I cel opowiadania, czyli lider powinien opowiadając historię, przywołać powody, dla których to opowiada i powiedzieć, co chce, aby słuchacze zrobili.

7.    Przestańmy być kelnerami
Priya Bates z Kanady zachęcała do uwierzenia w naszą profesję, poszerzania wiedzy, certyfikowania się, byśmy byli profesjonalni i tak też byli postrzegani. Mówiła też o tym, abyśmy przestali być niewidzialni w firmie i przestali być kelnerami, którzy tylko biorą zlecenia, a nie siedzą przy stole włączeni w konwersacje (także te z liderami). Bardzo mi się podoba ta analogia. Często w komunikacji niestety jest tak, że inni tylko podsyłają nam zadania do zakomunikowania, a myje grzecznie wykonujemy. Nie jesteśmy włączani do dyskusję wcześniej, a to błąd.
Stephen podrzucił mi potem artykuł o tym podejściu. Podaję dalej Wam: Strategic advisers: five perspectives.

8.    Lider powinien dawać przykład
Ostatnia prezentacja, której wysłuchałam, była prowadzona przez Helen Reynolds, która znana jest w świecie komunikacji wewnętrznej z rysowania obrazków branżowych – scenek z komunikacji.
Jak mówiła: 'people copy what you do, not what you say', czyli ludzie naśladują to, co robisz, nie to, co mówisz. Styl pracy lidera, jego podejście do tego, jak spędza również przerwy czy urlop są obserwowane i naśladowane. Nieraz miałam okazję obserwować, jak członkowie zespołu zachowują się tak, jak jego szef. Jeśli on jest szybki w podejmowaniu decyzji, elastyczny, pozytywnie nastawiony, oni też tacy są. I odwrotnie, niestety. I mogłam to obserwować w tej samej organizacji. Ale to temat na inny wpis.

Jeśli któraś z prezentacji zainteresowała Was szczególnie, obejrzyjcie ją sobie. Trwają ok. 15-20 minut i dostępne są tutaj.
Dziękuję H&H za zorganizowanie tak wypasionego komunikacyjnie dnia.

Screeny: preznetacje prelegentów i mój twitter
 



Zostaw komentarz!