Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Budowanie strategii komunikacji wewnętrznej – cz. 3 REALIZACJA

Kolejny etap budowania strategii komunikacji wewnętrznej czy PR – po diagnozie i planowaniu – to realizacja. Etap trudny i czasochłonny, bo to właśnie tutaj opisujemy narzędzia i działania, przygotowujemy harmonogram i szacujemy budżet. To ten etap spisywania strategii zadecyduje o tym, co i jak zrobimy i przede wszystkim – jaki będzie tego efekt.

Osobiście najbardziej lubię właśnie ten etap budowania strategii PR, bo jest najbardziej kreatywny. To tu możemy popłynąć z pomysłami.  

Gdybyście chcieli wrócić do opisów wcześniejszych etapów budowania strategii, to wpis o diagnozie znajdziecie tutaj, a o planowaniu jest tu. A teraz wracamy do realizacji.

Wybieramy narzędzia komunikacji wewnętrznej

W zależności od celów, jakie postawiliśmy sobie na etapie planowania, teraz musimy dobrać do nich narzędzia, które pomogą nam te cele zrealizować. Wachlarz narzędzi mamy bardzo duży. Możemy korzystać z tych popularnych i podstawowych w komunikacji wewnętrznej jak: intranet, magazyn wewnętrzny/firmowa gazeta, mailingi, tablice ogłoszeń, eventy, gadżety, spotkania z zarządem itp. Ale możemy także sięgnąć po narzędzia public relations jak np. zewnętrzne kanały social media, które mogą wspierać nasze działania wewnętrzne czy  instrumenty employer brandingu.

Gdy wybierzemy już narzędzia i połączymy je z celami, należy sprawdzić, jakie mamy zasoby. Czy dysponujemy wszystkimi narzędziami niezbędnymi do osiągnięcia celów? Czy w ramach strategii zakładamy wdrożenie nowego narzędzia komunikacji wewnętrznej? Jeśli tak, dobrze opiszmy, jak to zrobimy - jakie działania zrealizujemy, jak widzimy ich realizację, jakie chcemy osiągnąć efekty. Dla przykładu, jeśli chcemy w ramach strategii zrewitalizować w firmie intranet, opiszmy, jak to widzimy, co chcielibyśmy zmienić, kto się tym zajmie i w jaki sposób, kto wypracuje założenia zmian, a kto je wdroży. Pisząc strategię, przy każdym z narzędzi od razu wypisuję, jakie efekty planuję osiągnąć, realizując ten punkt działania. Przydaje się to do kolejnego etapu pisania strategii, do ewaluacji, ale o tym innym razem.

Wybór właściwych instrumentów komunikacji wewnętrznej do realizacji celów, to trudne zadanie. Wymaga doświadczenia w pracy w obszarze komunikacji wewnętrznej i szerzej PR. Tu ważne jest przewidywanie efektów planowanych działań  i umiejętność odpowiedzi na pytanie, czy aby zrealizować wybrany cel, wystarczy, że wykorzystam jedno, właśnie to narzędzie komunikacji. Na tym etapie budowania strategii powinniśmy dokładnie opisać planowane działania i przypisać ich wykonanie konkretnych działom, osobom czy firmom zewnętrznym, jeśli planujemy wspierać się takimi podczas wdrażania strategii. Opisując etap realizacji strategii, postawmy na różnorodność narzędzi i działań. Pamiętajmy o wynikach badań z etapu diagnozowania i celach, jakie postawiliśmy sobie w obszarze komunikacji wewnętrznej w etapie planowania. Wracajmy do tych elementów, aby ten etap realizacji nie był od nich oderwany czy sprzeczny z ich założeniami.

Harmonogram wdrażania strategii komunikacji wewnętrznej

Gdy dobrze opiszemy nasze działania, przechodzimy do tworzenia harmonogramu. Możemy go zaplanować w Excelu czy innym narzędziu, które uznamy za pomocne. Wybierzmy ten program, który znamy, lubimy i który pomoże nam szybko opracować taki harmonogram. Popularne jest budowanie tu wykresu Gantta. Polega to na tym, że w lewej kolumnie wypisujemy kolejno wszystkie działania, jakie planujemy zrealizować, a w górnym wierszu wpisujemy kolejne dni, tygodnie, miesiące czy lata przeznaczone na realizację przedsięwzięcia. Następnie np. kolorem zaznaczamy odpowiednie kratki, czyli czas przeznaczony na realizację danego działania. Grafy takie stosuje się do zarządzania projektami. Harmonogram zaprezentowany w strategii może mieć charakter ogólny. Potem, w trakcie wdrażania strategii, można go uszczegóławiać.

Poniżej przykład, jak taki prosty harmonogram może wyglądać. Nie jest to rzeczywisty harmonogram wdrażania wybranego elementu strategii, a jedynie przykład stworzony przeze mnie na potrzeby tego wpisu.  

Budżet wdrożenia strategii komunikacji wewnętrznej

Na koniec musimy jeszcze przygotować kosztorys. Budżet – podobnie jak harmonogram – możemy przygotować w Excelu. Najlepiej przeanalizować poszczególne części strategii dot. narzędzi, działań i zasobów, by wypisać wszystkie elementy takiego budżetu. Potem pozostaje nam wycenić je i zsumować. Warto dodać to tego x% nadwyżki. Często w trakcie wdrażania strategii okazuje się, że nie przewidzieliśmy wszystkiego albo zmieniły się warunki realizacji przedsięwzięcia i co za tym idzie jego koszty. Margines nadwyżki może być wtedy bardzo przydatny.

Po alerty dotyczące nowych wpisów na blogu, zapraszam na Facebooka bloga.

Wskazówki dotyczące tworzenia wszystkich części strategii komunikacji wewnętrznej, czyli etapu diagnozy, planowania, realizacji i ewaluacji znajdziecie tutaj.

FOT. MB/New Delhi