Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Checklista przy organizacji dużych spotkań z pracownikami

Być może organizowaliście spotkanie zarządu z pracownikami lub inne duże spotkanie wiele razy i dla Was to rutyna. Dla mnie takie spotkania to jedno z najtrudniejszych (jeśli nie najtrudniejsze) narzędzie komunikacji wewnętrznej. Bardzo skuteczne, ale wcale nie tak proste do przeprowadzenia, by dobrze realizowało postawiony wcześniej cel komunikacyjny.   
Nieraz byłam proszona o udział w takich spotkaniach, by potem podzielić się swoimi spostrzeżeniami i zaproponować nowe rozwiązania, które podniosą ich jakość. I nie chciałabym wyjść tutaj na wszechwiedzącego krytyka. Po prostu udział w tych spotkaniach utwierdził mnie w przekonaniu, że to trudne narzędzie. Czasami banalne i oczywiste kwestie organizacyjne podczas takiego spotkania nie działały, a co dopiero przekaz, jego forma i przygotowanie prelegentów.

Poniższa lista to zbiór moich doświadczeń w zakresie kwestii techniczno-organizacyjnych. Przyda nam się, gdy planujemy zorganizować spotkanie zarządu z pracownikami – wszystkimi lub z dużą grupą. Szczególnie może być pomocna, gdy stoimy przed takim zadaniem po raz pierwszy.

Na co warto zwrócić uwagę, planując organizację dużego spotkania z pracownikami:

1. Zarezerwowanie lub wynajęcie odpowiednio dużej sali. Niestety zdarza się, że sale, w których organizowane są spotkania zarządu z pracownikami są za małe, jest w nich ciasno i duszno. Jeśli spotkanie ma trwać kilka godzin i weźmie w nim udział duża grupa osób, sala musi być odpowiednio duża (nawet za duża, by było trochę wolnej przestrzeni i większa ilość powietrza) i mieć właściwą wentylację. Przeżywałam to także podczas organizacji moich pierwszych szkoleń. Sale, które mi proponowano na 12 osób, miały po ok. 25 mkw. Wydawałoby się, że to wystarczy. Tak, aby rozstawić stoły i przy nich zasiąść. Ale po kilku godzinach przebywania w takim miejscu przez kilkanaście osób nawet przy działającej klimatyzacji, robi się duszno i trudno zapanować nad odpowiednią temperaturą (dla jednych jest za gorąco, innym jest za zimno). Dlatego teraz zawsze wynajmuję większe sale, zazwyczaj na ok. 25 osób (min. 50 mkw), mimo że na szkoleniu jest tylko 12 uczestników i ja.
Wskazówka: jeśli możesz sobie pozwolić na to, wynajmij lub zarezerwuj salę na większą liczbę osób niż planowana liczba uczestników. Sala powinna mieć dobrą wentylację i klimatyzację.

2. Miejsce do przemawiania. Kolejna prosta rzecz, która nie zawsze zorganizowana jest dobrze. Na jednym z takich spotkań celowo usiadłam w ostatnim rzędzie. Osoby, które miały przemawiać, stawały na mini scenie, podwyższeniu, więc teoretycznie powinnam ich widzieć. Dodatkowo ekran, na którym wyświetlana była prezentacja, był bardzo duży (miał ok. 2 m wysokości, stał bezpośrednio na scenie) i również umieszony był na podwyższeniu. Ile widziałam z ostatniego rzędu? Mniej niż połowę. Prelegentów od ramion w górę, ekran monitora z prezentacją od ok. 1/2 w górę. Pracownicy siedzący obok mnie bardzo szybko zajęli się rozmowami ze sobą, znudzeni tym, że nie widzą pełnego obrazu.
Wskazówka: scena wysoko, ekran wysoko albo układ siedzeń kinowy, aby wszyscy widzieli (jeśli masz możliwość wynajęcia takiej sali). I koniecznie sprawdź, czy z ostatniego rzędu będzie widać i słychać jak należy.       

3. Odpowiednia liczba siedzeń, minimum tyle, ilu pracowników zaprosiliście, a najlepiej kilka więcej. Wszyscy pewnie nie przyjdą, ale donoszenie krzeseł tuż przed spotkaniem (bo zabrakło), stukanie i zamieszanie z tym związane nie wyglądają najlepiej, rozpraszają uczestników i źle świadczą o organizatorach.
Wskazówka: tyle miejsc siedzących, co maksymalna liczba uczestników. A nawet dałabym więcej, aby spóźnialscy nie szukali ostatnich pojedynczych wolnych miejsc w piątym rzędzie na środku, gdy już wszyscy siedzą i słuchają.

4. Nagłośnienie, rzutnik, komputer i pilot do prezentacji. Sprawdzenie nagłośnienia to obowiązkowy element, szczególnie jeśli sala jest bardzo duża. Jeśli możesz, powierz to zadanie zewnętrznej firmie. Sprawdzenie, czy rzutnik łączy się z komputerem, a komputer jest zasilany kablem (a nie z baterii) także jest obowiązkowe. Jeśli potrzebny będzie internet, również warto sprawdzić to wcześniej. Rozważ użycie kabla zamiast wifi.
Na jednym ze szkoleń w Warszawie jedna z uczestniczek – Natalia opowiedziała mi historię, kiedy organizowała duże spotkanie i okazało się, że potrzebny był przedłużacz. Miała go przy sobie, ale… z bolcami, a wtyczka, którą chciała tam podłączyć, nie miała dziurki na ten bolec. Przedłużacz okazał się bezużyteczny. Przyznam, że nigdy nie miałam tego na mojej liście sprzętu na spotkania, ale teraz dopisuję.
Pilot (wskaźnik) do prezentacji podczas takich spotkań jest obowiązkowy. To tanie urządzenia, a pozwala występującemu swobodnie decydować o tym, który slajd na prezentacji ma być pokazywany. Żadne akcje w stylu: kolega domyśli się, że skończyłem omawiać dany slajd i mi przełączy albo asystentka, gdy jej powiem – nie wchodzą w grę. To nieprofesjonalne. Warto też sprawdzić, czy pilot ma funkcję wskaźnika – czerwone światełko lasera. Nie na wszystkich ekranach to światełko widać (moje np. na monitorach nie działa).
Wskazówka: dobre nagłośnienie z możliwością regulacji podczas spotkania, sprawdzony komputer na kablu, sprawdzony internet, najlepiej też na kablu (albo i kabel i wifi), sprawdzenie, czy rzutnik łączy się z komputerem i ma dobrze ustawiony obraz (kształt, dźwięk i kolory), koniecznie pilot do prezentacji. Jeśli prelegenci nie mieli wcześniej do czynienia z nim, szybka instrukcja obsługi tego małego urządzenia przed spotkaniem (nie w trakcie).

5. Prezentacje zgrane w jeden plik. To nie wygląda dobrze, gdy każdy prelegent przychodzi z własnym komputerem, który musi podłączyć, co zajmuje czas, dekoncentruje odbiorców i zawsze pojawia się chociaż jeden problem techniczny w takiej sytuacji.
Wskazówka: zgraj wszystkie prezentacje w jedną przed spotkaniem, sprawdź kolejność prezentacji według kolejności wystąpień (skakanie po slajdach i szukanie odpowiedniej w trakcie spotkania wygląda fatalnie i rozprasza uczestników) i czy wszystkie slajdy wyświetlają się odpowiednio.  

6. Tłumacz. Jeśli w spotkaniu biorą udział osoby nieznające języka używanego podczas spotkania, powinniśmy zapewnić im tłumaczenie. Nawet jeśli jest to tylko jedna osoba. A co ona niby ma robić podczas kilkugodzinnego spotkania w języku polskim, kiedy mówi tylko po angielsku? Albo jej nie zapraszajmy albo zapewnijmy jej tłumaczenie. To nie są wielkie koszty. Najlepsze byłoby tłumaczenie symultaniczne, które słyszałaby w słuchawkach.
Wskazówka: wszyscy uczestnicy spotkania mają rozumieć, co dzieje się na spotkaniu. W innym przypadku zapraszanie ich jest stracą czasu, ich czasu i źle świadczy o organizatorach spotkania.

7. Prowadzący spotkanie. Warto pomyśleć o wyznaczeniu osoby, która rozpocznie spotkanie i będzie zapraszała na scenę kolejnych prelegentów. Ta osoba powinna też na początku przedstawić agendę spotkania i planowany czas. Także podać informację o tym, czy planowane są przerwy (jeśli tak, to kiedy), czy będzie sesja pytań i odpowiedzi itp.
Wskazówka: wyznacz osobę do prowadzenia spotkania i omów z nią agendę.

8. Mikrofon dla prelegentów i uczestników. Do wyboru mamy 3 rodzaje urządzeń – tradycyjny mikrofon na kablu – nie chcemy go, mikrofon bezprzewodowy do trzymania w ręku – bierzemy (+ zapasowy), dobry jest też mikrofon przypinany do ubrania lub taki na obręczy (którą występujący zakłada za uszy, mikrofon ma wtedy przy ustach, a zasilacz czy nadajnik przypięty np. do paska spodni z tyłu; tylko do czego przypnie go kobieta w sukience?). Jeśli prelegent jest jeden, ten ostatni mikrofon sprawdzi się. Prowadzący spotkanie także może go mieć. Ale jeśli prelegentów jest kilku a taki mikrofon jeden, wymiana takiego urządzenia przez każdego prelegenta zajmie sporo czasu i rozproszy uwagę uczestników spotkania. Dlatego albo miejmy tyle takich mikrofonów co prelegentów albo kilka i przypinajmy je przed wejściem na scenę, zanim skończy mówić poprzedni prelegent. Przy wielu prelegentach dobrym rozwiązaniem jest też skorzystanie z mikrofonów bezprzewodowych tradycyjnego kształtu.
Wskazówka: odpowiednia liczba mikrofonów dla prelegentów.

Jeśli planowana jest możliwość zadawania pytań przez uczestników spotkania, przygotujmy dla nich kilka mikrofonów bezprzewodowych. Oczywiście jeśli sala jest mała i będzie słychać pytanie zadane bez nich, nie ma potrzeby organizowania ich. Jeśli jednak sala jest duża, warto mieć je przygotowane i wyznaczoną osobę (lub osoby), która podejdzie do zgłaszającego się z pytaniem pracownika.
Wskazówka: mikrofony bezprzewodowe dla pracowników, którzy chcą zadać pytanie. Osobami wypatrującymi takich pracowników (nie stojącymi i czekającymi aż ktoś im powie, że pracownik zgłasza się i ma pytanie) mogą być osoby np. z działu komunikacji, jeśli to ten zespół organizuje spotkanie. Warto też na początku spotkania powiedzieć uczestnikom o możliwości zadawania pytań i mikrofonach krążących po sali.

9. Transmisja online. Coraz częściej zdarza się, że tego typu spotkania są transmitowane do innych oddziałów firmy, dla osób, które nie mogą odejść od biurek itp. Jeśli zdecydujemy się na takie rozwiązanie, koniecznie zróbmy przed spotkaniem testy, a prelegentów uprzedźmy, że osoby siedzące przed nimi, to nie jedyni uczestnicy spotkania. Warto, aby od czasu do czasu zwrócili się do osób poza salą, dając im poczucie, że pamiętają o nich i że są częścią zespołu. Jeśli będzie sesja pytań i odpowiedzi, warto zaplanować, jak osoby spoza sali mogą zadać pytanie (np. SMS wysłany do osoby z działu komunikacji, która spisze pytanie i przekaże prelegentowi lub odczyta je do mikrofonu).
Wskazówka: testy transmisji przed spotkaniem, pamiętanie o pracownikach spoza sali i włączenie ich w dialog podczas spotkania.         

10. Materiały podsumowujące spotkanie. Duże spotkania dla pracowników organizowane są zazwyczaj, aby podsumować dany okres działania firmy, opowiedzieć o planach, nowej strategii czy celach, poinformować o zmianach. Nawet jeśli podczas spotkania dana kwestia omówiona została 3 razy, po spotkaniu na pewno znajdą się osoby, które zapytają nas (lub inne osoby) o te kwestie. Jeśli podczas spotkania np. dyrektor HR mówiła o premiach rocznych, ich wysokości i dacie wykonania przelewów, mogę założyć się, że pierwsze pytanie, jakie padnie po spotkaniu, skierowane do HR czy kard i płac będzie dotyczyło daty otrzymania premii i jej wysokości. Nie wiem, dlaczego zawsze znajdują się osoby, które mimo że usłyszały komunikat 3 razy, po spotkaniu pytają o to ponownie. Być może szukają potwierdzenia czy utrwalenia. Dlatego warto mieć przygotowane materiały z najważniejszymi informacjami ze spotkania, które można rozdać pracownikom po spotkaniu, opublikować w intranecie lub rozesłać emailem. Można także wszystkie prezentacje ze spotkania udostępnić w wybranym miejscu w intranecie. Warto poinformować pracowników na początku spotkania i dodatkowo na zakończenie, że otrzymają podsumowanie ze spotkania lub wszystkie prezentacje. To także dobre rozwiązanie dla osób, które były nieobecne na spotkaniu.
Wskazówka: przygotuj materiały dla pracowników z podsumowaniem najważniejszych kwestii omawianych na spotkaniu.

Powodzenia w organizacji Waszych dużych spotkań z pracownikami!

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, ofertę szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.

Fot. Pixabay.com



Zostaw komentarz!