Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jak podnieść efektywność spotkania w pracy? Przestrzeganie kilku prostych wskazówek pomoże nam usprawnić przebieg i organizację spotkania.
Co możemy, a nawet powinniśmy zrobić, aby zaoszczędzić czas w pracy? Warto przyjrzeć się bliżej firmowym spotkaniom, w których wciąż bierzemy udział. Zastanawialiście się kiedyś, ile kosztują? Albo ile warta jest godzina Waszej pracy? Możecie to policzyć – pisałam o tym we wpisie Ile kosztuje firmowe spotkanie.

Czas to nasze deficytowe źródło. Nie bez powodu szkolenia z zarządzania czasem są tak popularne, a w niektórych organizacjach nawet obowiązkowe. Warto wystrzegać się działań, czynności i osób, które nam go zwyczajnie kradną. Jako organizator, ale i jako uczestnik spotkania powinniśmy dbać o jego organizację i przebieg.

10 prostych porad dotyczących organizacji firmowych spotkań
Zanim jednak zwołamy spotkanie, powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy aby na pewno jest to najlepsza forma na osiągnięcie rezultatu. Jeśli odpowiedź jest twierdząca, zwróćmy uwagę na kilka poniższych kwestii. Spotkania to najskuteczniejsze narzędzia komunikacji wewnętrznej, ale pod warunkiem, że są dobrze zorganizowane.  

1. AGENDA – CEL – FINALNY EFEKT. Gdy organizujemy spotkanie, przygotujmy jego agendę, określmy cel, jaki ma być zrealizowany i z czym konkretnie chcemy zakończyć spotkanie. Dzięki temu podniesiemy jakość spotkania, ponieważ wszyscy jego uczestnicy będą wiedzieli, co ma być osiągnięte i w jaki sposób.
Jeśli nie wiemy jako uczestnik, jaki jest jego cel czy agenda, dowiedzmy się tego przed spotkaniem, abyśmy mogli przyjść przygotowani. Nie idźmy na spotkanie, by się tego dowiedzieć, bo to strata czasu.

2. UCZESTNICY. Zastanówmy się dobrze nad doborem uczestników. Czy wszystkie osoby, które planujemy zaprosić, będą miały szanse na aktywny udział w spotkaniu? Czy może wystarczy wysłać im do wiadomości notatkę po spotkaniu z ustaleniami? Przypiszmy role każdemu z uczestników. A jeśli to nas zaproszono, zastanówmy się, jaką rolę mamy odegrać tam lub zapytajmy o to.

3. DECYZJE. Zaprośmy osoby niezbędne do podejmowania decyzji. To przyspieszy proces osiągania celu spotkania.

4. PODZIAŁ NA TEMATY. Jeśli spotkanie będzie długie, może warto podać w agendzie godziny omawiania danych tematów i zaprosić wybrane osoby tylko na fragment spotkania, który ich dotyczy.

5. PRZYGOTOWANIE. Poprośmy uczestników, by przyszli przygotowani – poinformujmy ich, czego od nich oczekujemy, jakich informacji, decyzji itd. Sami także dobrze przygotujmy się do omawianych kwestii.

6. FORMA. Ostatnio modne jest organizowanie spotkań na stojąco. Dzięki temu uczestnicy są bardziej efektywni i szybciej dążą do zakończenia spotkania. Jeśli omawiany temat nie jest zbyt skomplikowany i zakładamy, że osiągnięcie rezultatu nie potrwa długo, warto rozważyć taką formę organizacji spotkania.

7. DYSCYPLINA CZASOWA. Jako organizator, ale także uczestnik spotkania dbajmy o dyscyplinę czasową. Zaczynajmy spotkanie o czasie, czuwajmy nad jego przebiegiem i dbajmy, by skończyło się o omówionej porze. Pamiętajmy, że organizator spotkania jest jego moderatorem i to na nim powinno spoczywać czuwanie nad czasem spotkania. Warto wiedzieć, że zgodnie z regułą Parkinsona zaplanowane zadanie potrwa dokładnie tyle czasu, ile na nie przeznaczymy. Dlatego na początku spotkania poinformujmy jego uczestników, jaki czas mamy na realizację danego celu. To mobilizuje do pracy.

8. MARTWY PUNKT. Jeśli czujemy, że dyskusja podczas spotkania zmierza donikąd, uczestnicy są nieprzygotowani, jest więcej pytań niż odpowiedzi, zakończmy spotkanie i zorganizujmy je w kolejnym terminie, tak, by uczestnicy mieli szansę przygotować się do niego.

9. ZAKOŃCZENIE. Ostatnie minuty spotkania warto przeznaczyć na podsumowanie i wyznaczenie zadań dla uczestników.

10. NOTATKA. Po spotkaniu warto wysłać notatkę z podsumowaniem najważniejszych kwestii, dalszych kroków i zadań do wykonania dla uczestników, także do osób, które były nieobecne. To zadanie dla organizatora spotkania.

Banalne wskazówki? Tak! To dlaczego o nich zapominamy lub wręcz ich nie używamy?

A co Wam pomaga w dbaniu o swój deficytowy towar, jakim jest czas w pracy? Jakie jeszcze dodalibyście wskazówki do dbania o czas podczas spotkania? Zapraszam do zostawienia komentarza pod wpisem lub na Facebooku bloga.

*****************

Wpisy z bloga na bieżąco:
-> Facebook bloga,
-> newsletter – jeśli wolicie dostawać je e-mailem, to raz w tygodniu wysyłam newsletter z nowym wpisem wprost do Waszych skrzynek. Zapisać można się na niego poprzez formularz, który jest w prawej kolumnie bloga.

Sprawdźcie również terminy najbliższych szkoleń z komunikacji wewnętrznej.

Fot. Dagmara/Porto