Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Czy warto wdrożyć w firmie portal społecznościowy?

Enterprise Social Networks (ESNs), czyli społecznościowe portale budzą coraz większe zainteresowanie na całym świecie. Ostatnie badanie przeprowadzone w grupie osób odpowiedzialnych za zarządzanie w firmach tymi społecznościowymi platformami przez brytyjską PR Academy pokazuje, że mimo wielu zalet, rozwiązania te nie są proste do utrzymania, a sukces polegający na usprawnieniu komunikacji w firmie po ich wdrożeniu wcale nie jest taki oczywisty.

Choć w Polsce ESNs nie są jeszcze tak popularne jak w Stanach Zjednoczonych czy w Wielkiej Brytanii, to i nasi specjaliści od komunikacji wewnętrznej coraz częściej przyglądają się możliwości wdrożenia ich w swoich organizacjach.
W lipcu 2016 r. dr Kevin Ruck z brytyjskiej PR Academy ogłosił wyniki swojego ostatniego badania pt. „Wdrażanie ESNs: wyzwania i korzyści”. Wyniki badania pokazują, że warto takie narzędzie wdrożyć w firmie, ale trzeba się do tego przygotować. Warto więc przeanalizować, jakie problemy i wyzwania w zakresie ESN zdefiniowali nasi koledzy na Wyspach, którzy stosują takie narzędzia od dawna, a którzy wzięli udział w badaniu.

Uczestnicy badania
Dr Kevin Ruck przeprowadził badanie ankietowe online w maju 2016 na grupie 81 respondentów, a wywiady indywidualne z 11 firmami w czerwcu i lipcu 2016. Większość pytanych osób zajmowała stanowiska odpowiedzialne za komunikację wewnętrzną (56%), PR (10%) i social media/digital communication (10%). Pozostałe reprezentowały IT, HR i marketing.

ESN = sukces gwarantowany?
Niestety nie. Mniej niż 50% respondentów zgodziło się ze stwierdzeniem, że wprowadzenie ESN w ich firmie okazało się sukcesem. Dlaczego? O tym poniżej. Najpierw jednak przyjrzyjmy się zaletom.

Zalety ESN i ich wpływ na organizację
Jako największą zaletę takiego rozwiązania komunikacyjnego w firmie respondenci wskazali usprawnienie komunikacji pomiędzy użytkownikami. 92% przyznało, że dzięki wdrożeniu ESN pracownikom łatwiej jest dzielić się informacjami, 82% wskazało na usprawnienie współpracy w organizacji, 79% na umożliwienie wyższej kadrze kierowniczej przyjęcia mniej formalnego stylu komunikacji, a 75% na ułatwienie pracownikom wyrażania opinii. To wysokie wskaźniki, które potwierdzają, że dzięki ESN łatwiej jest komunikować się i współpracować wewnątrz organizacji.  

66% badanych przyznało też, że ESN ma pozytywny wpływ na komunikację w organizacji. Podczas indywidualnych wywiadów w badaniu wskazano na następujące aspekty wdrożenia ESN:
1. komunikowanie i zaangażowanie – tu kluczowe okazały się możliwość bycia widocznym przez liderów oraz słuchanie i odpowiadanie, czyli komunikacja dwukierunkowa; jako ważne wskazano też poczucie wspólnoty, usprawnianie konwersacji i możliwość prowadzenia ich na bieżąco,
2. dzielenie się i wymiana wiedzy – tu akcentowano łatwiejszą współpracę i szybsze rozwiązywanie problemów poprzez pracę wirtualną za pośrednictwem tego narzędzia, mniej konfliktów i przełamywanie murów, które powstają w organizacji,   
3. przyswojenie/zaadoptowanie – cel, dla jakiego wdrażamy ESN, powinien być jasno zdefiniowany, a potem kolejne działania zaplanowane, odpowiednio wspierane (również poprzez przewodzenie społeczności), zintegrowane z innymi procesami firmowymi i co ważne mierzone.

Cele stawiane ESN
Wyróżnić możemy 4 funkcje takich platform. Są to:
• komunikowanie się,
• współpraca,
• wsparcie zaangażowania pracowników,
• transformacja, czyli wpływanie na zmianę organizacji, przekształcenie jest w zdigitalizowaną.

Czy ESN służą bardziej do komunikacji czy współpracy? Jak przyznali niektórzy respondenci, taki podział nie jest zbyt dobry, gdyż można dzięki ESN osiągnąć korzyści w obu tych obszarach funkcjonowania firmy. Ponadto, bez jednego nie ma drugiego – trudno współpracować ze sobą, nie komunikując się.

Największe wyzwania dla ESN
Jako największe wyzwanie w utrzymaniu i zarządzaniu ESN respondenci wskazali… dialog.
A konkretnie:
• 68%  badanych uznało jako trudne zachęcenie pracowników do komentowania wpisów,
• 64% uznało za trudne namówienie kadry kierowniczej do odpowiadania na komentarze,
• 62% ma problem ze zdobyciem poparcia wyższej kadry kierowniczej dla tego rozwiązania (może to być związane z problem ze zrozumieniem wartości, jakie ESN niesie dla organizacji),
• dla 36% trudnością było zintegrowanie ESN z istniejącym już w firmie intranetem,
• 31% wskazało na wyzwanie w zarządzaniu społecznością,
• a 24% na kreację treści.

Dobre praktyki
Wyniki badania formułują także kilka rozwiązań, na które warto zwrócić uwagę przed wdrożeniem ESN. Zanim ruszymy z przekształcaniem organizacji w zdigitalizowaną, trzeba:
• mieć cel, dla którego ESN ma pojawić się w firmie,
• zadbać o udział kadry zarządzającej i mieć pomysł, jak aktywnie włączyć wyższą kadrę kierowniczą w komunikowanie się za pomocą tego narzędzia,
• rozważyć, jak zintegrować narzędzie z procesami firmowymi,
• szkolić pracowników na temat funkcjonowania,
• przygotować przewodnik dotyczący tego, o czym można rozmawiać,
• wspierać networking,
• mieć liderów społeczności, którzy zapewnią nam interakcje między uczestnikami,
• promować dobre przykłady firmowego użycia tego narzędzia,
• zaplanować mierzenie wykorzystania narzędzia.

Odpowiedzialność za utrzymanie
W czyich rękach powinien być ESN w organizacji? 77% badanych zgodziło się, że to zespół ds. komunikacji wewnętrznej powinien odpowiadać za zarządzanie ESN (miejmy jednak na uwadze to, że to głównie przedstawiciele tej branży wzięli udział w badaniu). Grupa ta zaznaczyła jednocześnie, że nie obejdzie się to bez współpracy z IT i HR.

 

Jeśli macie ochotę ściągnąć cały raport do poczytania, to jest on dostępny na stronie PR Academy tutaj. Tam też na dole strony jest link do nagrania webinaru, które w lipcu 2016 prowadził dr Kevin Ruck, gdzie opowiadał o wynikach tego badania.

Jak wszystkie narzędzia i to ma swoje zalety i wady. Zanim zdecydujemy się na wdrożenie ESN w naszej organizacji, sprawdźmy, czy będzie pożądane w naszej grupie docelowej i czy zasoby, które mamy pozwolą nam na sprawne zarządzanie intranetem. Dobre przygotowanie się do wdrożenia jest również kluczowe. Więcej o tym znajdziecie w wywiadach poniżej. Polecam.

ESN - przykłady
A o konkretnych przykładach społecznościowych intranetów pisałam tutaj:
1. Yammer
Kompania Piwowarska i jej pomysł na budowanie otwartości komunikacyjnej – case study cz. 1 – wywiad z Kompanią Piwowarską o wprowadzeniu Yammera
Kompania Piwowarska przenosi komunikację na Yammera – case study cz. 2
2. Emplo
Intranet społecznościowy – jak wdrożyć go z sukcesem (case study) – rozmowa z Benefit Systems o wdrożeniu w ich firmie emplo
3. Facebook at work
Portal dla firm od Zuckerberga – Facebook at work – o tym, jak działa Facebook w wersji intranetowej dla firm
4. Workplace by Facebook (dawny Facebook at work)
Facebook Workplace w polskiej firmie – case study Trans.eu  (to 1 z wybranych przez Facebooka firm, która testowała wersję beta tego narzędzia)

*****************

Wpisy z bloga na bieżąco:
-> Facebook bloga,
-> newsletter – jeśli wolicie dostawać je e-mailem, to raz w tygodniu wysyłam newsletter z nowym wpisem wprost do Waszych skrzynek. Zapisać można się na niego poprzez formularz, który jest w prawej kolumnie bloga.

Sprawdźcie również terminy najbliższych szkoleń z komunikacji wewnętrznej.
 

Grafiki: raport