Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Kolejny portal społecznościowy dla pracowników do dodania do naszej listy. Tym razem zapraszam Was na wywiad z Aleksandrą Spławską, starszym specjalistą ds. komunikacji w toruńskiej firmie NEUCA. Ola jest jedną z osób odpowiedzialnych za wdrożenie platformy Dżem i zgodziła się opowiedzieć o ich pomysłach na usprawnienie komunikacji wewnętrznej i budowanie zaangażowania.  

Aleksandra Spławska, starszy specjalista ds. komunikacji w Grupie NEUCA

Zanim wywiad, najpierw zobaczcie wideo o wewnętrznym portalu Dżem.

Poznajcie platformę społecznościową Dżem dla pracowników NEUCA – zobaczcie wideo

Maja Biernacka: Standardowe pytanie na początek – czym zajmujecie się w NEUCA?
Aleksandra Spławska: Grupa NEUCA to notowana na GPW polska firma z 25-letnią historią. Centrala firmy od zawsze mieści się w Toruniu. Łącznie zatrudniamy około 5 tys. pracowników w całej Polsce. Jesteśmy liderem w hurtowej dystrybucji farmaceutyków i to jest nasza najważniejsza działalność. Równolegle rozwijamy synergiczne biznesy. Mamy pozycję eksperta w wielu ściśle współpracujących w ramach rynku zdrowia segmentach: handlu hurtowym, produkcji farmaceutyków, telemedycynie, marketingu, logistyce, zarządzaniu siecią przychodni lekarskich, badaniach klinicznych, informatyce, reklamie i mediach. Stawiamy też na innowacje − prowadzimy projekty startupowe i wprowadzamy na rynek zdrowia nowe rozwiązania. Wszystkie nasze działania podporządkowujemy wspieraniu niezależnych aptek.

Maja: A ile osób odpowiada w Waszej firmie za komunikację? Przy 5 tysiącach pracowników macie pewnie dedykowany do tych zadań zespół.
Ola: Zarówno za komunikację wewnętrzną jak i zewnętrzną odpowiada klikunastoosobowy zespół Departamentu Komunikacji. Nasz dyrektor, Paweł Bernat, raportuje bezpośrednio do zarządu Grupy.  

Maja: Jakie narzędzia komunikacji wewnętrznej wykorzystujecie?
Ola: Oprócz Dżemu - społecznościowego portalu komunikacji wewnętrznej, korzystamy także z newsletterów, które nasi pracownicy otrzymują raz na tydzień oraz z sieci monitorów informacyjnych. Raz na kwartał ukazuje się również „Neucaliptus” – czasopismo, w którym 90% treści tworzą pracownicy spoza Departamentu Komunikacji.   

Maja: Właśnie, ten intrygujący Dżem. To portal społecznościowy, który niedawno przedstawiliście pracownikom. Ciekawa nazwa? Skąd pomysł na nią?
Ola: Chcieliśmy, żeby nazwa budziła dobre skojarzenia i była łatwa do zapamiętania. Dżem to tak naprawdę spolszczona wersja oryginalnej nazwy „SAP Jam”.

Dżem od środka

Maja: Dlaczego wybraliście akurat to narzędzie , a nie Yammera czy hit ostatnich miesięcy Workplace by Facebook?
Ola: Ponieważ jest częścią większej układanki, czyli SAP SuccessFactors. To rozwiązanie chmurowe służące do zarządzania kapitałem ludzkim. Chcemy udostępnić naszym pracownikom narzędzia odpowiadające potrzebom oraz wymaganiom współczesnego użytkownika. W ramach SuccessFactors planujemy wdrożyć m.in. moduły: wspierające proces wprowadzania nowych pracowników do firmy,  służące do obsługi i zarządzania szkoleniami, dotyczące stawiania celów czy ustalania sukcesji.

Portal Dżem wystartował 15 czerwca 2016 r.

Maja: Jaki więc cel postawiliście sobie i nowemu narzędziu komunikacji?
Ola: Jednym z najważniejszych  celów komunikacji wewnętrznej jest budowanie zaangażowania.  Dżem świetnie się do tego nadaje. Chcieliśmy, aby pracownicy poczuli, że nie są już tylko biernymi odbiorcami prezentowanych informacji. I oto całe clou: nie wystarczy zaprezentować, trzeba jeszcze zaangażować, wywołać dyskusję, jakieś poruszenie. Oczywiście nie wszyscy mają ochotę na tego typu interakcje, ale to normalne. W każdej organizacji znajdziemy zwolenników i przeciwników portali społecznościowych. My ze swojej strony cały czas staramy się przekonać niezdecydowanych. Zwłaszcza, że Dżem to przede wszystkim miejsce dedykowane prowadzeniu komunikacji w mniejszych i większych projektach.

Maja: A jak skonstruowaliście promocję portalu wśród pracowników?
Ola: Dżem promowaliśmy przede wszystkim na monitorach informacyjnych. Wyświetlaliśmy teasery i memy. W rolach głównych wystąpili m.in. Kopernik, Hamlet, himalaiści. Nie zabrakło dedykowanych newsletterów i materiałów w postaci elektrostatycznych nalepek ze słoikiem dżemu a’la rakieta. Całe videostory traktujące o kampanii promującej portal można zobaczyć na naszym kanale You Tube.

Jak NEUCA promowała portal Dżem wśród pracowników? Zobaczcie wideo

Maja: Zaangażowaliście także do promocji managerów i prezesa. Trudno było namówić kadrę kierowniczą do wsparcia Waszych działań?
Ola: Na początku myśleliśmy, że może być z tym problem. Nasz departament postanowił nakręcić własny filmik i z taką oto niespodzianką udaliśmy się do 20 osób. Okazało się, że naszym top menedżerom pomysł się spodobał. Dostaliśmy aż 16 filmów! Niektóre kręcone smartfonem, inne aparatem. Później, kiedy były już dostępne w Dżemie, pracownicy byli bardzo pozytywnie zaskoczeni. Film z prezesem Grupy NEUCA miał ponad 4 tys. odsłon.

Maja: To świetny wynik. Gratuluję. Jakie funkcjonalności ma Wasz Dżem? Czy są tam także funkcjonalności wspierające HR?
Ola: Na Dżemie możemy oczywiście postować, komentować, lajkować, szerować treści. Udostępniać pliki. Można pisać bloga, założyć wiki, nagrać video. Istnieją wirtualne odznaki na różne okoliczności. Na wallach królują „#” i „@”. Każdy user może uzupełnić swój profil o kompetencje i zdjęcie profilowe. Funkcjonowanie Dżemu osadza się na grupach. Każdy pracownik może zatem założyć własną – prywatną lub ogólnodostępną. No i kontekstowe wyszukiwanie treści – to też istotna funkcjonalność.

Wirtualne pochwały, które można przyznać na portalu Dżem

Maja: A jak zachęcaliście pracowników do aktywnego korzystania z portalu?
Ola: Na samym początku przeprowadziliśmy konkurs dla pracowników. Każdy, kto wykonał zadania związane z profilem użytkownika wygrywał pyszny, ekologiczny dżem. Oprócz tego motywowaliśmy, i cały czas motywujemy menedżerów, aby tworzyli grupy dla swoich zespołów, aby stopniowo przenosili tam dyskusje związane z różnymi projektami. Zawsze jesteśmy w gotowości, jeśli ktoś potrzebuje wsparcia przy stawianiu pierwszych kroków na „planecie Dżem”. Innym sposobem było oczywiście odpowiednie moderowanie ogólnofirmowej dyskusji na portalu, udostępnianie atrakcyjnych treści oraz zakładanie grup ogólnodostępnych (np. Rekrutacje wewnętrzne, Niezbędnik, NEUCAaktywni), które miały przyciągnąć i zatrzymać użytkowników.  

Maja: Jak obecnie zarządzacie portalem jako zespół komunikacji? Czy może oddaliście go w ręce pracowników i to od nich zależy jego zawartość?
Ola: W Dżemie mamy ponad 140 grup, z czego 90% to grupy prywatne, zakładane i zarządzane przez poszczególnych pracowników. Tzw. grupy automatyczne, do których należą wszyscy userzy Dżemu, są moderowane przez Departament Komunikacji. Jednak posty, które się tam pojawiają nie są pisane tylko przez nas. Często udostępniamy informacje publikowane przez koleżanki i kolegów z innych obszarów. Dzięki temu pracownicy wiedzą, kto jest faktycznym nadawcą lub do kogo zwracać się z ewentualnymi pytaniami w danym temacie. W taki sposób funkcjonuje nasza najbardziej poczytna grupa – NEUCAnews. Jeśli pojawia się news, który bezwzględnie powinien trafić do wszystkich, wtedy korzystamy z odpowiedniej notyfikacji, dzięki której adekwatne powiadomienie wpada na skrzynki mailowe pracowników. Dodatkowo asekurujemy się tradycyjnym, piątkowym newsletterem, w którym linkujemy do poszczególnych wpisów w Dżemie.

Toruński Kopernik w materiałach promujących portal Dżem wśród pracowników

Maja: Serwis wystartował w połowie czerwca 2016 r. Jak po kilku miesiącach działania oceniacie go?
Ola: Portal daje nam nieporównywalnie więcej możliwości niż stary intranet. Uruchomienie Dżemu było dobrą decyzją. Jednak wdrożenie Dżemu to jedno, a wypromowanie i przekonanie ludzi do korzystania – to drugie. Pewnie nikogo nie zaskoczę stwierdzeniem, że to trochę trwa i nie od razu osiąga się stan idealny. Z tygodnia na tydzień coraz więcej osób zostawia komentarze, lajkuje i zakłada grupy. Wiemy, że tak jest dzięki wbudowanym w Dżem raportom i pulpitom mierzącym aktywność. Obecnie „dżemuje” około 60% osób mających konta na portalu. Zimą do grona użytkowników dołączy pokaźna liczba pracowników magazynowych. Z punktu widzenia komunikacji to będzie spore wyzwanie. Póki co uporaliśmy się z innym, dotyczącym logowania do portalu. Pracownicy zgłaszali, że „portal jest fajny, ale samo logowanie już nie tak bardzo”. Wprowadziliśmy więc bardziej przyjazny użytkownikom mechanizm. Jeśli można coś poprawić – robimy to. Zależy nam, żeby ludzie korzystali z Dżemu dlatego, że chcą, a nie dlatego, że ktoś im każe.  

Do czego NEUCA wykorzystuje Dżem? Zobaczcie wideo

Maja: Zdradzisz nam Wasze dalsze plany związane z komunikacją wewnętrzną?
Ola: Dżem pozostanie naszym podstawowym narzędziem komunikacji ogólnofirmowej. Ma wiele funkcjonalności, które w dzisiejszych czasach są po prostu standardem. Co istotne można z niego korzystać także na urządzeniach mobilnych. Dokładnie takich narzędzi komunikacji oczekują pokolenia wchodzące właśnie na rynek pracy. Oprócz tego z pewnością postawimy na videocontent i rozwój sieci monitorów informacyjnych. Co dalej? To zależy od trendów, które dopiero nadejdą – śledzimy je cały czas.

Maja: Ola, bardzo dziękuję Ci za poświęcenie czasu na podzielnie się Waszymi pomysłami i wynikami. Portal prezentuje się bardzo ciekawie. Powodzenia w dalszym rozwijaniu komunikacji wewnętrznej w Waszej firmie.   

-> Jeśli chcielibyście doczytać, jak przekonano managerów do zaangażowania się w promocję i działania na portalu oraz jak podgrzewano dżemową atmosferę wśród pracowników, polecam Wam wpis Sandry Jedynak, specjalisty ds. komunikacji w Grupie NEUCA, który opublikowała w październiku 2016 r. na LinkedIn: Promocja firmowego „facebooka” wewnątrz organizacji – case study Grupy NEUCA.

I jak Wam podoba się Dżem i komunikacja tego projektu? Dajcie znać w komentarzu poniżej lub na Facebooku bloga. A jeśli macie ciekawy case z obszaru komunikacji wewnętrznej, który zrealizowaliście w Waszej firmie, zapraszam do kontaktu. Chętnie o tym napiszę.

Inne kejsy i wywiady znajdziecie tutaj.

*****************

Wpisy z bloga na bieżąco:
-> Facebook bloga,
-> newsletter – jeśli wolicie dostawać je e-mailem, to raz w tygodniu wysyłam newsletter z nowym wpisem wprost do Waszych skrzynek. Zapisać można się na niego poprzez formularz, który jest w prawej kolumnie bloga.

Sprawdźcie również terminy najbliższych szkoleń z komunikacji wewnętrznej.

Grafiki: Grupa NEUCA