Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Dobierz czas komunikacji do grupy docelowej

Jestem zwolenniczką planowania działań, nie tylko tych komunikacyjnych. Tworząc plan komunikacji wewnętrznej dla wydarzenia czy projektu firmowego, spisując go, widzimy więcej, łatwiej możemy też wyłapać problematyczne kwestie, wykluczające się i zmienić je tak, aby do siebie pasowały, dając nam skuteczny plan działania. Jedyną wadę, jaką widzę w planowaniu, to czas, który trzeba na to poświęcić.

Dziś chciałabym zwrócić Waszą uwagę na ważną kwestię dotyczącą czasu realizacji poszczególnych elementów takiego planu. Dla jednych to oczywiste, ale praktyka pokazuje mi, że nie wszędzie o tym pamiętamy.
Planując działania komunikacyjne, warto zastanowić się, która grupa pracowników i kiedy powinna być poinformowana. Może się zdarzyć tak, że w ramach jednego planu, różne grupy będą miały różny czas „bycia poinformowanymi”.

Przykład działania z różnym czasem
Weźmy na tapetę taki prosty przykład: w firmie wdrażana jest nowa strategia biznesowa. My jako specjaliści od komunikacji wewnętrznej mamy za zadanie przygotować plan komunikacji tego przedsięwzięcia tak, aby wszyscy pracownicy wiedzieli o założeniach dotyczącej nowych strategii i je rozumieli.  

Pytanie nr 1: czy wszyscy pracownicy powinni znać założenia tej strategii na takim samym poziomie szczegółowości? Nie. Kadra kierownicza powinna wiedzieć więcej, nie tylko po to, aby zaplanować lepiej cele swoich zespołów, ale także po to, aby móc zdobyte informacje kaskadować dalej, czyli przekazywać swoim pracownikom. Również po to, aby móc odpowiadać na ich ewentualne pytania.  

Pytanie nr 2: skoro ze względu na szczegółowość danych mamy 2 grupy, którym mamy przekazać informacje o nowej strategii (kadra i pozostali pracownicy), czy czas informowania o nowej strategii powinien być taki sam? Nie. W pierwszej kolejności powinniśmy zaplanować działania skierowane do kadry kierowniczej. A gdy oni dowiedzą się i (co ważniejsze) zrozumieją założenia nowej strategii i będą umieli je przełożyć na działania swoich zespołów, dopiero wtedy powinniśmy poinformować resztę pracowników.

Dzięki temu kadra kierownicza pozna więcej szczegółów i będzie miała czas na przyswojenie sobie ich. Być może nawet już będzie mogła zacząć planować cele dla swoich zespołów, by wspierały one realizację strategii biznesowej. Będzie też miała czas, aby zadać swoje pytania twórcom strategii i przygotować się na pytania pracowników.  

Dopiero wtedy powinniśmy poinformować resztę pracowników. Oni nie muszą znać szczegółów takich jak te przekazane kadrze. Powinni jednak rozumieć założenia nowej strategii, a potem wspólnie z przełożonymi zaplanować, jakie działania zrealizować w ich zespole, by swoją codzienną pracą wspierać cele strategiczne.

Budujesz plan komunikacji – uwzględnij różny czas działania
Dlatego budując plany komunikacji wewnętrznej, zastanówcie się, czy wszystkie grupy, do których kierujecie działania, powinny być poinformowane o danej kwestii w tym samym czasie. Bardzo często są grupy, które powinny być poinformowane wcześniej i otrzymać inny zakres informacji.

A jeśli chcecie skonsultować swój gotowy plan, zapraszam do współpracy (kontakt). Jest też opcja poćwiczenia planowania ze mną podczas jednego z moich szkoleń. Pracujemy tam na konkretnych szablonach do konstruowania takich planów komunikacji wewnętrznej. Dokładnie je omawiam, analizujemy też gotowe plany, a potem planujemy działania dla konkretnego projektu wg szablonów. Więcej informacji o szkoleniach znajdziecie tutaj.

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, ofertę szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.

Fot. Pixabay.com; grafika: Przecinek.com

 



Zostaw komentarz!