Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Exact People – aplikacja do zadań i komunikacji w firmie Exact Systems

Poznajcie aplikację Exact People stworzoną przez firmę Exact Systems. To narzędzie do komunikacji i pracy nie tylko dla pracowników i współpracowników firmy, ale także dla kandydatów do pracy, którzy gdy zostaną zatrudnieni, przechodzą na wersję aplikacji dla pracowników.  

Exact Systems to polska firma, która przeprowadza kontrole jakości w 14 krajach, m.in. w Niemczech, Czechach, Wielkiej Brytanii i Chinach. Każdego dnia realizuje zlecenia dla ponad 900 zakładów motoryzacyjnych, w tym producentów samochodów osobowych, ciężarowych i części do nich. Jest jednym z największych przedsiębiorstw tego typu w Europie. Codziennie Exact Systems deleguje do pracy 5500 wykwalifikowanych kontrolerów jakości. W samej centrali, która znajduje się w Częstochowie pracuje ponad 50 osób. Firma posiada również biura rekrutacyjne i operacyjne rozsiane po całej Polsce.

Komunikacja wewnętrzna ulokowana jest w dziale marketingu i odpowiada za nią m.in. Aleksandra Kroll. Olę poznałam na jednym z moich szkoleń. Dziś wraz ze Sławomirem Kluczewskim, Kierownikiem Działu IT opowie nam o aplikacji dla pracowników, którą uruchomili w Exact Systems.


Aleksandra Kroll, Starszy specjalista ds. komunikacji w Exact Systems (LinkedIn)

 
Sławomir Kluczewski, Kierownik Działu IT w Exact Systems (LinkedIn)

Maja Biernacka: Ola, zacznijmy od narzędzi komunikacji wewnętrznej, które posiadacie w firmie. Czym dysponujecie?
Aleksandra Kroll: Rozbudowana struktura firmy i tak duża skala działalności wymaga rozbudowanego systemu komunikacji wewnętrznej i wdrażania innowacyjnych rozwiązań. Posługujemy się m.in. Intranetem Polskim i Międzynarodowym (publikacje w języku angielskim) oraz biznesowymi narzędziami oferowanymi przez pakiet Office365, jak: Skype, Teamsy, Flow czy Forms. Korzystamy także z klasycznych form komunikacji jak e-mail, telefon i zebrania. Na nowo zatrudnionych czeka wysokiej jakości proces onboardingu, a z pracownikami utrzymujemy kontakt m.in. przy pomocy helpdesku i newslettera. Naszym autorskim narzędziem jest wprowadzona z początkiem roku aplikacja mobilna Exact People.

Maja: No właśnie, to powód naszej rozmowy! Skąd pomysł na taką aplikację?
Ola: Tutaj głos chciałabym oddać Sławkowi Kluczewskiemu, naszemu Kierownikowi działu IT, który kierował pracami po stronie IT.

Sławomir Kluczewski: Pomysł na aplikację wziął się z obserwacji zmieniającego się dynamicznie rynku pracy. Dominującą grupą wśród kandydatów są Millenialsi, wkrótce pierwsze zawodowe kroki będzie stawiać pokolenie Z. Obie te grupy wiekowe wychowały się w towarzystwie nowoczesnych technologii, więc aby do nich skutecznie docierać i zachęcać do interakcji, musimy posługiwać się narzędziami, których używają na co dzień. Dlatego najpierw wprowadziliśmy platformę rekrutacyjną i szkoleniową, a następnie postanowiliśmy rozszerzyć dostępność narzędzi HR-owych i komunikacyjnych na urządzenia mobilne. Wzorujemy się przy tym na Dolinie Krzemowej, gdzie praktycznie w 90% przypadków proces rekrutacji rozpoczyna się przez dedykowane temu aplikacje.


Exact People to aplikacja stworzona dla kontrolerów jakości pracujących w rozproszonej strukturze w Exact Systems. Dzięki niej mogą np. ustalać, w które dni i w jakich godzinach mogą pracować. Z aplikacji mogą też korzystać potencjalni pracownicy.

Maja: Super. A jak powstała Wasza aplikacja? Wykonaliście ją sami czy wspieraliście się firmą zewnętrzną?
Ola: Nad koncepcją aplikacji Exact People pracował interdyscyplinarny zespół, obejmujący działy: IT, HR, Kadr, Marketingu, Operacyjny. Dopiero gdy wiedzieliśmy, czego potrzebujemy, zewnętrzna firma zaczęła realizować nasz pomysł. Na każdym etapie projektu konsultowaliśmy go z potencjalnymi użytkownikami, ponieważ chcieliśmy stworzyć narzędzie intuicyjne i w pełni użyteczne.

Maja: Bardzo dobre podejście. Jaki cel postawiliście tej aplikacji? W czym ma pomagać firmie, osobie od komunikacji i pracownikom?
Ola: Za cel postawiliśmy usprawnienie komunikacji z kontrolerami jakości, która nie jest łatwa ze względu na rozproszoną strukturę firmy. Chcieliśmy też dać zleceniobiorcy możliwość decydowania o swojej karierze i to się udało. Dzięki aplikacji pracownik zyskuje pełną kontrolę nad swoim czasem i poziomem wynagrodzenia. Aplikacja usprawniła także przepływ komunikacji. Możemy docierać do zleceniobiorców niemalże natychmiast.


W aplikacji w łatwy sposób można wybrać i zaznaczyć dni, w których możemy przyjść do pracy

Maja: Co można robić za pośrednictwem tej aplikacji?
Ola: Osoby, które jeszcze nie są naszymi zleceniobiorcami mogą sprawdzić aktualne oferty pracy i aplikować na nie bezpośrednio z telefonu. Natomiast współpracownik może zgłosić swoją dyspozycyjność, dopasować dni i godziny pracy do grafiku na uczelni czy dodatkowych zajęć. Exact People ułatwia bieżący kontakt z koordynatorem. Z poziomu aplikacji zleceniobiorca może także sprawdzić swój grafik, stawkę i liczbę przepracowanych godzin czy skalkulować wynagrodzenie za dany miesiąc.

 
Aplikacja dla kandydatów zainteresowanych współpracą z Exact Systems posiada 5 zakładek: kalendarz do zgłaszania dyspozycyjności, powiadomienia, aktualności z życia firmy, oferty pracy i mój profil, gdzie można napisać więcej o sobie (wykształcenie, znajomość języków obcych, ukończone kursy itd.)
 
W aplikacji można sprawdzić aktualne oferty pracy i od razu aplikować

 
A gdy jest się już pracownikiem Exact Systems w aplikacji można sprawdzić swoje stawki godzinowe,  wynagrodzenie, grafik i liczbę przepracowanych godzin

Maja: Bardzo praktyczne narzędzie. Kiedy wystartowaliście z aplikacją i jak ją promowaliście wśród pracowników?
Ola: Exact People było testowane przez 3 miesiące na grupie naszych zleceniobiorców. Był to czas najintensywniejszych zmian w aplikacji i jej udoskonalania. Gdy zaczęła spełniać oczekiwania pracowników udostępniliśmy ją do pobrania w sklepie play oraz app store. Uruchomiliśmy także landing page, gdzie pokazaliśmy podstawowe funkcje i zalety Exact People.

Promocję aplikacji rozpoczęliśmy od kadry kierowniczej. Szybko stała się dla nich nieodłącznym narzędziem pracy, co mobilizowało resztę osób do jej zainstalowania i wypróbowania. Pracowników do korzystania z aplikacji zachęcaliśmy także mailowo, podczas spotkań oraz telefonicznie. Ta kaskadowa komunikacja zapoczątkowała wzrost liczby pobrań aplikacji. Wtedy zaczęły pojawiać się pytania dotyczące technicznych rozwiązań zastosowanych w aplikacji. Odpowiedzią była seria szkoleń z obsługi Exact People przygotowana przez nasz dział HR.

Z wiadomością o naszej innowacji chcieliśmy dotrzeć też do kandydatów. Każda osoba zainteresowana pracą w naszej firmie musi zarejestrować się na platformie rekrutacyjnej. Do wszystkich zarejestrowanych wysłaliśmy mailing informujący o nowej aplikacji. Dla wzmocnienia przekazu zorganizowaliśmy konkurs. Wygrało 100 pierwszych osób, które Exact People pobrało na swoje smartfony.

 
Fragment mailingu z nagrodami dla 100 pierwszych osób, które pobrały aplikację

Na potrzeby promocji aplikacji wykonaliśmy także profesjonalną sesję zdjęciową, której bohaterką jest jedna z naszych kontrolerek jakości. Standy z jej postacią znajdują się w każdym biurze rekrutacyjnym. O aplikacji pisały również branżowe media, dzięki czemu zyskaliśmy dodatkowe pobrania. Ponadto promocja aplikacji odbywała się w social mediach, za pomocą newsletterów czy materiałów drukowanych, dostępnych w naszych biurach.


Stand promujący aplikację. W roli głównej 1 z kontrolerek jakości

Maja: WOW! Super! Zmasowana komunikacja. A jak zareagowali odbiorcy?
Ola: Nasi zleceniobiorcy zareagowali bardzo entuzjastycznie, o czym może świadczyć liczba pobrań. Przez 3 miesiące od udostępnienia aplikacji, pobrało ją i aktywnie z niej korzysta ponad 2000 użytkowników. Ponadto nasze zagraniczne spółki dopytują, kiedy Exact People będzie dostępne w innych wersjach językowych.

 
O aplikacji pisały branżowe media, m.in. PulsHR.pl

Maja: Ola, a jak Ty oceniasz aplikację z punktu widzenia osoby odpowiedzialnej za komunikację wewnętrzną? Jak pomaga Ci w komunikacji z pracownikami?
Ola: Aplikacja dała nam możliwość dotarcia z informacjami, które wcześniej musieliśmy ogłaszać kaskadowo. Tym samym dostęp do informacji uległ znacznemu uproszczeniu, a skuteczność dotarcia wzrosła. Po 3 miesiącach mogę z całą stanowczością powiedzieć, że jest to narzędzie idealnie dobrane do potrzeb odbiorców. W tej chwili nie wyobrażam sobie pracy bez aplikacji.

Maja: To chyba najlepsze podsumowanie. Gratuluję pomysłu i właściwego dopasowania do użytkowników. A czy macie plany rozwijania aplikacji?
Sławek: Innowacyjność to nieustający proces. Nie wystarczy jedynie wdrożyć nową technologię – wówczas będzie mało użyteczna. Sekret tkwi w ciągłym trzymaniu ręki na pulsie i udoskonalaniu rozwiązania poprzez zbieranie informacji, ich analizę i wyciąganie wniosków. Podczas szkoleń z obsługi aplikacji osoby, które używają jej na co dzień, zgłaszają swoje pomysły. Kilka z nich zdołaliśmy już wdrożyć, kolejne są w fazie testów. Następnym krokiem jest dostosowanie aplikacji do zagranicznych rynków i jej wprowadzenie w naszych spółkach.

Maja: Bardzo dziękuję Wam za podzieleni się z nami tym przykładem. Powodzenia w dalszym rozwijaniu narzędzia.

Aplikację można podejrzeć na stronie www.exactpeople.com.

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, oferta szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.

Fot. i screeny: Exact Systems



Zostaw komentarz!