Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Gdybym mogła wdrożyć w firmie tylko 1 narzędzie komunikacji wewnętrznej, byłoby to…

Zadawaliście sobie kiedyś takie pytanie? Ja zastanawiałam się ostatnio nad tym, formułując odpowiedź dla klienta. Gdybym mogła w firmie średniej lub dużej wdrożyć tylko 1 narzędzie komunikacji, byłyby to spotkania kaskadowe. Nie są łatwe do zorganizowania, wiem, są trudne, wymagające, ale mogą być bardzo skuteczne, jeśli są dobrze zorganizowane. Dlatego wybrałabym je.

Spotkania kaskadowe mogą być skuteczne
Wiem, że niektórzy z Was mają niezbyt dobre wspomnienia i opinie dotyczące takich spotkań, kiedy to informacje powinny wędrować z góry firmy do jej dołu, czyli od najwyższej kadry kierowniczej do pracowników najniższych szczebli. I podejrzewam, że Wasze niepochlebne opinie o tym wynikają z tego, że część kadry kierowniczej nie wywiązuje się z tego zadania. Niestety jeśli takie spotkania są w firmie, ale na zasadzie dobrowolności, szanse na powodzenie tego przedsięwzięcia są średnie.

Dlaczego spotkania kaskadowe nie działają w firmach?
Powodów niepowodzeń jest kilka.
1.    Spotkania nie są obowiązkowe, kaskadowanie informacji w dół to wola przełożonych.
2.    Proces kaskady nie został przemyślany, wypracowany, spisany, przećwiczony i odpowiednio zakomunikowany.
3.    Proces został wdrożony, ale szwankuje już na samej górze.
4.    Nie ma monitorowania przebiegu procesu i ewaluacji skuteczności procesu.
5.    Sposób organizacji spotkań i ich przebiegu nie jest właściwy.
6.    Kadra kierownicza różnych szczebli ma niskie kompetencje komunikacyjne i nie radzi sobie z kaskadą, prowadzeniem spotkań i z dialogiem z pracownikami.
I pewnie są jeszcze inne powody, które moglibyście z Waszego doświadczenia dodać.    

Dlaczego wg mnie spotkania kaskadowe mogą być tak dobre?
Dlaczego więc namawiam Was tak do właśnie tego narzędzia? Dlatego, że ono ma w sobie kilka ważnych elementów. To taki kombajn kilku narzędzi i form.

1.    Spotkania to komunikacja bezpośrednia, która wg badań wciąż jest najskuteczniejszym narzędziem komunikacji.
2.    Spotkania pomagają budować autorytet zarządu i przełożonego, który bezpośrednio kaskaduje informacje pracownikom. Oczywiście, jeśli robią to umiejętnie.
3.    Spotkania te budują zaufanie do zarządu, kadry kierowniczej niższych szczebli, która chce dzielić się informacjami. Buduje to otwartą komunikację w firmie.

4.    Spotkania kaskadowe to narzędzie komunikacji góra-dół, czyli informacje są przekazywane z najwyższych szczebli do najniższych. To daje pracownikom poczucie, że mają dostęp do informacji dostępnych na najwyższych szczeblach.
5.    Od razu podczas spotkań możemy monitorować reakcje pracowników na to, co słyszą. To wstępna ewaluacja, badane nastrojów, opinii, które można wykorzystać w dalszych działaniach komunikacyjnych. Czyli informacja może wrócić na górę (dół-góra).
6.    Spotkanie to rozmowa, dialog – w tym przypadku przełożonego z pracownikami.
7.    Narzędzie to jest dedykowane wszystkim pracownikom, którzy uzyskują dostęp do takich samych informacji.

8.    Jeśli są materiały wspierające, a przy dobrze zorganizowanych spotkaniach kaskadowych, powinny być, np. prezentacja czy wydruki do rozdania czy odczytania, minimalizujemy szanse na uzyskanie efektu głuchego telefonu. Czyli jest szansa, że to, co zarząd powiedział podległym dyrektorom na samej górze, nie będzie znacząco w treści różniło się od tego, co lider czy mistrz przekaże specjalistom czy pracownikom produkcji pracującym przy linii. Powiedzą to innymi słowami, dopasowanymi do grupy docelowej, ale temat przekazu będzie taki sam.

9.    Jeśli jest prezentacja – wykorzystujemy dodatkowo narzędzie wizualne wspierające przekaz słowny, jeśli są materiały drukowane – wykorzystujemy druk, który nadal w wielu grupach odbiorców jest skuteczny i pożądany. I nie są to tylko moje obserwacje, ale też wyniki badań. Może też pojawić się wideo itp. Czyli mamy szereg różnych narzędzi i form przekazu, które uatrakcyjniają takie spotkanie.
10.    Jeśli pracownicy mogą zadawać pytania (i uzyskiwać odpowiedzi), to mamy tu „skrzynkę pytań”. Kolejne narzędzie.

Dla mnie spotkania kaskadowe są zbiorem kilku rozwiązań, dlatego uważam, że są tak ważnym narzędziem. Oczywiście mam na myśli proces, który jest przemyślany, wypracowany i dobrze wdrożony. A nie posiedzenie zarządu, na którym prezes mówi do swoich dyrektorów, żeby przekazali informacje pracownikom, a potem część z tych dyrektorów nie wie, które informacje są ważne, inni przekraczając próg sali zapominają, co mieli zrobić. Część z nich zorganizuje te spotkania, ale będzie tylko mówić, a nie rozmawiać z pracownikami, a jak któryś z nich zada pytanie, to nie uzyska odpowiedzi. Nie o taki proces mi chodzi.   

Zdaję sobie sprawę, że przeprowadzenie pełnego procesu kaskady w firmie to wyzwanie. Wiem, że to nie jest łatwe, ponieważ angażuje całą firmę. Poza tym komunikacja bezpośrednia jest trudniejsza niż napisanie emaila, gdzie odpowiedź możemy przemyśleć, a nawet skonsultować.
Znam jednak organizację, w której to działa. Jeśli zainteresował Was ten temat, kontynuujcie czytanie tutaj. Znajdziecie tam mój wywiad z firmą GSK, która ma wdrożoną skuteczną kaskadę.

A które narzędzie jest u Was najskuteczniejsze? Dajcie znać w komentarzach poniżej albo na Facebooku bloga. A jeśli proces kaskady działa dobrze w Waszej firmie, może zdecydujecie się opowiedzieć mi o nim na blogu. Zapraszam do kontaktu.

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, oferta szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.

Grafika: Pixabay.com



Zostaw komentarz!