Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Zdarzyło Wam się pisać treść maila dla dyrektora firmy, który potem wysyłał takiego maila jako własnego do pracowników? Albo treść wystąpienia dla prezesa na firmową imprezę? Jeśli tak, to jesteście ghostwriterami.

Ghostwriter, czyli pisarz widmo, to osoba, która na zlecenie pisze teksty wystąpień, artykułów, sprawozdań, redaguje je czy przygotowuje prezentacje. Nie ujawnia swojej tożsamości. Osoba, która odczytuje takie wystąpienie, czy wysyła maila/list z treścią przygotowaną przez ghostwritera, podpisuje się pod tym, jakby było to jej autorstwa. I nie ma w tym nic złego. Przynajmniej ja mam takie do tego nastawianie. W końcu na tym polega moja praca i za to otrzymuję wynagrodzenie. 

Kto może zostać ghostwriterem w firmie?

Zdarza się, że członkowie zarządu czy dyrektorzy sami tworzą treści, które są im potrzebne do komunikacji z pracownikami. Niestety nie zawsze robią to dobrze, dlatego najlepszym rozwiązaniem byłoby pokazanie efektów takiej twórczości specjaliście ds. komunikacji, który wie, co i jak należy mówić, by osiągnąć pożądany efekt. Jeśli kadra zarządzająca naszej firmy dysponuje czasem, by tworzyć takie treści samemu - to bardzo dobra wiadomość. Zachęcajmy ich jednak do współpracy z nami, mówiąc, że chętnie doradzimy, jak robić to jeszcze lepiej.

Ghostwriterami często w organizacji zostają specjaliści ds. komunikacji wewnętrznej czy PR, także rzecznicy prasowi. Mogą nimi być także osoby spoza firmy. Wtedy osoba taka dostaje zlecenie przygotowania konkretnej treści na zamówienie.

To, co jest w takiej sytuacji najważniejsze, to dobra znajomość firmy, jej kultury organizacyjnej, zasad działania, wartości, które obowiązują, atmosfery, jaka w niej panuje, jak i znajomość choć pobieżna osoby, dla której będziemy przygotowywać np. treść wystąpienia. Jakie ma poczucie humoru, jak na co dzień komunikuje się z otoczeniem, jakiego używa słownictwa – bezwzględnie powinniśmy to wiedzieć, zanim usiądziemy do pisania.

Cechy dobrego ghostwritera

Dobry pisarz widmo powinien:

• być elokwentny,
• umieć poprawnie formułować myśli, w jasny sposób, bezbłędnie,
• mieć tzw. lekkie pióro,
• znać realia firmy i/lub tematykę, o której ma pisać,
• być dyskretny, aby umiał zachować w tajemnicy fakt, że jest autorem,
• być osobą, która potrafi pogodzić się z faktem, że pochwały i splendor za np. dobre wystąpienie przypadną zleceniodawcy a nie ghostwriterowi,
• mieć poczucie humoru (to często przydaje się, pisząc przemówienia),
• łatwo umieć wczuć się w rolę innej osoby,
• być odporny na stres i umieć działać pod presją czasu – często takie treści muszą powstać w krótkim czasie,
• znać dobrze język obcy, często treści takie tworzy się także w języku obcym,
• znać zasady konstrukcji różnych form przekazu.

Z doświadczenia wiem, że umiejętność takiego pisania, to trudna sztuka, ale wciąż wykonalna.

Co tworzy ghostwriter w firmie?

Poniżej zamieszczam kilka możliwych przykładów treści przygotowywanych przez ghostwritera:

• treści maili wysyłanych od prezesa (innych osób z kadry zarządzającej) do pracowników komunikujących ważne zmiany w firmie,
• wypowiedzi członków zarządu i innych osób z kadry zarządzającej do artykułów publikowanych w firmowej gazecie czy intranecie,
• treści prezentacji na spotkania z pracownikami,
• treści przemówień na firmowe imprezy i inne duże spotkania z pracowniami, które odbywają się w ważnych dla firmy momentach, np. podczas komunikowania zmian, ogłaszania strategii itp.
• treści na bloga prezesa czy innej osoby,
• treści wypowiedzi do wideo z daną osobą,
• wypowiedzi członków zarządu dla mediów, ale to już media relations, a nie komunikacja wewnętrzna.

Kogo wspierać ghostwritingiem?

Każdą osobę, która tego potrzebuje w komunikacji z otoczeniem. W tym wpisie skupiłam się na kadrze zarządzającej, szczególnie tej najwyższej, ponieważ z tą grupą mamy najczęściej do czynienia w komunikacji wewnętrznej w kontekscie ghostwritingu.

Zostań ghostwriterem. Jak zacząć?

Jeśli do tej pory w Waszych firmach nie praktykowano ghostwritingu, proponuję, abyście przy najbliższej okazji np. komunikowania ważnego projektu w firmie, zaproponowali Waszemu prezesowi, że dobrze byłoby, aby poinformował o tej kwestii pracowników np. mailowo. Warto wyjaśnić, dlaczego powinien to zrobić, dlaczego w takiej formie i przy użyciu takiego narzędzia komunikacji, co osiągnie, jeśli to zrobi, a do czego może dojść, jeśli zaniecha komunikacji z pracownikami. Następnie zaproponujcie, że przygotujecie treść takiego maila.

Podobnie z np. wypowiedzią do firmowej gazety. Zaproponujcie dyrektorowi, aby jego wypowiedź pojawiła się przy wybranym artykule czy w jego treści. Jeśli nie będzie chciał przygotować jej sam, tu znowu jest pole do popisu dla Was. Przygotujcie taką wypowiedź i dajcie mu do autoryzacji. Jeśli poprawi ją, koniecznie sprawdźcie, co poprawił, aby wiedzieć w przyszłości, czego nie pisać, a w jaki sposób formułować zdania, by odpowiadały Waszemu szefowi. I nie ma tu powodów do obrażania się, że coś Wam poprawił. W końcu to on się pod tym podpisze i to on wie najlepiej, jaki powinno to mieć kształt, by brzmiało jak jego wypowiedź. Najlepiej w takiej sytuacji, aby opowiedział Wam, dlaczego np. dane sformułowanie mu nie odpowiada, wtedy szybciej i łatwiej zrozumiecie jego tok myślenia i w przyszłości będziecie wiedzieli, jakich stwierdzeń unikać w przygotowywanych treściach. W większości przypadków po kilku takich seriach wymian myśli, kolejne treści przygotowane przez Was będą spełniały oczekiwania osoby, dla której to piszecie.

Ghostwriting w praktyce

Jak to wygląda w praktyce? Czas na kilka opowieści z mojego podwórka zawodowego. Przygotowując plan komunikacji wybranego firmowego wydarzenia, od razu zaznaczałam sobie w takim planie, że w np. w artykule opublikowanym w intranecie wypowie się prezes albo że w firmowej gazecie opublikowany zostanie wywiad z wybranym dyrektorem. Informowałam o tym zainteresowane osoby, tłumacząc, co i po co robię, co dzięki temu osiągniemy i pytałam, czy przygotują takie treści, czy może mam je przygotować im do autoryzacji. Odpowiedzi były różne. Często słyszałam, że oczekują w takim razie konkretnej propozycji treści.

Z czasem niektórych osób już nawet nie pytałam, tylko do razu przygotowywałam treść np. maila do pracowników, który ta osoba miała wysłać podczas akcji komunikacyjnej, którą organizowałam. Przesyłałam maila do tej osoby, wyjaśniając, dlaczego ma to zrobić i kiedy. W jednym przypadku doszliśmy nawet do takiego porozumienia, że szef firmy nawet tych maili nie wysyłał. Czytał treść, stwierdzał, że jest ok i odsyłał, pisząc, że we wskazany dzień jego asystentka wyśle tego maila do pracowników z jego firmowej skrzynki jako on. Wiem, skomplikowane to i zabawne i może jednocześnie smutne, ale takie są realia pracy w korporacjach. Notoryczny brak czasu kadry zarządzającej. Dla mnie jednak najważniejsze było to, że zgadzał się na uczestniczenie w komunikacji z pracownikami.

Innym razem jako konsultant przygotowywałam treść prezentacji dla jednej z członkiń zarządu dużej firmy. Miała zaprezentować ją na spotkaniu zarządu, informując go o planowanym wdrożeniu projektu w obszarze komunikacji wewnętrznej. Omówiłyśmy, co ma być w prezentacji. Pani wiceprezes podkreślała, że ma być krótko i na temat. A gdy przygotowałam treść prezentacji, pewna, że już krócej nie da się tego przedstawić, dostałam polecenie skrócenia wszystkiego jeszcze o połowę.

Najzabawniej było, gdy pewnego dnia po wysłaniu przez szefa pewnej korporacji, w której pracowałam, maila do wszystkich pracowników w ważnej kwestii, na wewnętrznym firmowym komunikatorze dostałam wiadomość od jednego z kolegów z pracy. Napisał, że pięknie ujęłam pewną kwestię w mailu (zacytował ją), który właśnie szef wysłał do wszystkich pracowników. Niestety niektórzy wiedzą, co to jest ghostwriting, nawet jeśli nie pracują w public relations czy komunikacji wewnętrznej.

O ghostwritingu pisałam już we wpisie Jak wspierać zarząd w komunikacji z pracownikami.

Do śledzenia kolejnych wpisów na blogu zapraszam na Facebooka bloga.

Fot. MB/Kórnik