Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Zastanawialiście się kiedyś, ile kosztuje spotkanie? Wciąż uczestniczymy w różnych naradach, narzekamy na ich nadmiar, mówimy, że nie mamy czasu na pracę, ponieważ jesteśmy wciągami w dyskusje na temat firmowych projektów. Warto zatrzymać się i policzyć, ile to kosztuje.

Niektórzy moi znajomi ustawiają autorespondera, gdy udają się na całodniowe spotkanie. Mi też nieraz zdarzyło się siedzieć na za długich spotkaniach, podczas których zastanawiałam się, kiedy w końcu zaczniemy to robić, zamiast wciąż o tym mówić.
Są firmy, które twierdzą, że nie stać ich na zakup nowych narzędzi do komunikacji wewnętrznej. Ale czy policzyły kiedyś, ile czasu, energii i pieniędzy mogłyby zaoszczędzić dzięki tym narzędziom? Czy aby na pewno stać ich na wielogodzinne, ciągłe spotkania grup pracowników? Może warto byłoby zamiast zwoływać kolejne spotkanie projektowe, poinformować wybranych pracowników o efektach danego projektu np. za pomocą wpisu w intranecie społecznościowych w zamkniętej grupie projektowej, gdzie inni uczestnicy tego projektu mogliby od razu go skomentować albo wykorzystać do tego aplikację na telefony dedykowaną tylko pracownikom.

Jeśli szukacie argumentu do przekonania zarządu do sfinansowania nowego narzędzia komunikacji wewnętrznej, warto wziąć kalkulator i policzyć, ile kosztują obecne działania komunikacyjne bez narzędzi i ile czasu możecie zaoszczędzić dzięki wdrożeniu nowego rozwiązania.

Policz, ile kosztuje czas
Aby policzyć, ile kosztują spotkania, możecie skorzystać z aplikacji Meeting Cost Calculator lub Calculate the Cost of Your Meeting. Wystarczy określić czas spotkania, liczbę uczestników i zaznaczyć wynagrodzenie miesięczne każdego z nich. Wartości możecie podać w dolarach albo – i tak będzie prościej – w złotówkach, wtedy wynik, który wyjdzie w dolarach, potraktujcie jak w złotówkach. Chodzi przecież o liczby, a nie o walutę. W Polsce wynagrodzenia są owiane tajemnicą, możemy więc przyjąć pewne założenia. Jeśli jednak takie wyliczenia chcecie wykorzystać w dyskusji z zarządem na temat budżetu na komunikację wewnętrzną, warto sięgnąć po sprawdzone dane dotyczące wynagrodzeń.

Meeting Cost Calculator

Calculate the Cost of Your Meeting

A tutaj, na stronie Harvard Business Review znajdziecie kolejną aplikację do liczenia, ile kosztuje spotkanie.

Meeting Cost  (Moje podpowiedzi: 20 000 $ to (przy kursie ok. 4 zł za 1 $) ok. 5 000 zł, 30 000 $ = 7500 zł)

A jak policzyć, ile zarabiamy na godzinę? Do policzenia tego polecam Wam tabelę, którą przygotował Michał Szafrański, autor świetnego bloga Jak oszczędzać pieniądze - sprawdźcie wpis „Ile kosztuje czas? – czyli o efektywnym zarządzaniu czasem”. Wystarczy w pobranej tabeli podać wynagrodzenie netto, by dowiedzieć się, ile kosztuje godzina naszej pracy.

„Ile kosztuje czas? – czyli o efektywnym zarządzaniu czasem” - blog Jak oszczędzać pieniądze

A teraz policzcie jeszcze, ile godzin w tygodniu zajmują Wam spotkania. Ile to daje w sumie dni w tygodniu? Dwa? Więcej?
To prawda, że spotkania są bardzo skuteczną formą komunikacji, ale pod warunkiem, że są efektywne – dobrze zaplanowane, z przemyślaną agendą i odpowiednio dobranymi uczestnikami.

Jak podnieść efektywność firmowego spotkania? O jakich zasadach powinien pamiętać każdy z nas? O tym w kolejnym wpisie Ciągłe spotkania firmowe? Zadbaj o swój czas.

*****************

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Grafiki: internet; źródła powyżej
Zdjęcie: Dagmara/Porto, Portugalia