Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Podczas mojej wizyty na konferencji IntraTeam na początku marca 2017 w Kopenhadze, poznałam  Filipa Kałamagę z polskiej firmy Future Processing. Pokazywał tam wraz ze swoimi kolegami ich produkt – intranet Intra, który pierwotnie stworzony został dla wewnętrznych celów, by usprawnić komunikację i współpracę w ich firmie. Po pewnym czasie firma postanowiła jednak podzielić się nim z innymi zainteresowanymi organizacjami i teraz oferuje go jako swój produkt.
Zapraszam na wywiad z Filipem Kałamagą, który odpowiada w Future Processing za Business Development i z Anią Gębalą specjalistką ds. komunikacji wewnętrznej. Opowiedzieli mi, jak wygląda ich intranet MyFuture i skąd wziął się pomysł na przekształcenie go w produkt – intranet Intra.

Ania Gębala, specjalista ds. komunikacji wewnętrznej w Future Processing

Filip Kałamaga, Growth Manager – Intra w Future Processing

Future Processing (FP) to założona w 2000 roku gliwicka firma technologiczna. Zajmuje się tworzeniem specjalistycznego oprogramowania oraz produktów dla klientów z Europy i Skandynawii. Większość pracowników to absolwenci kierunków technicznych. W sumie FP zatrudnia ponad 750 osób realizujących międzynarodowe projekty IT.

Maja Biernacka: Aniu, kto odpowiada w Waszej  firmie za komunikację wewnętrzną?
Ania Gębala: Traktujemy komunikację jako istotny czynnik wpływający na naszą kulturę organizacyjną i zaangażowanie ludzi. Dlatego właśnie w ramach zespołu Culture zajmującego się kwestiami związanymi z kulturą FP i naszymi wartościami, działają w tej chwili 2 specjalistki ds. komunikacji wewnętrznej – mam przyjemność być jedną z nich.
Naszą rolę rozumiemy doradczo. Naszym głównym zadaniem jest wspieranie średniego i wyższego managementu w komunikacji. Dostarczamy narzędzi komunikacyjnych, wspieramy nadawców swoją wiedzą, służymy konsultacjami i koordynujemy ich pracę w kontekście komunikowania zmian czy informacji. To wsparcie dotyczy nie tylko kwestii merytorycznych: samej filozofii komunikacji czy jej procesualności, ale także kulturowych – pomagamy nadawcom w lepszym zrozumieniu potrzeb naszych ludzi. To druga, bardzo ważna płaszczyzna naszej pracy: dbanie o to, by FPowicze otrzymywali adekwatne i pełne informacje o wydarzeniach i decyzjach, które zapadają w FP. Badamy ich potrzeby komunikacyjne, słuchamy ich głosu, na bieżąco weryfikujemy skuteczność naszej pracy. Zależy nam, by proces komunikacji w FP był autentyczny, a więc dwustronny. Gdy więc jakaś informacja wywołuje reakcje naszych pracowników, dbamy, by zostały one usłyszane. Towarzyszymy obu stronom w trakcie tego dialogu.

MB: A w którym miejscu w strukturze jest usytuowana komunikacja wewnętrzna w FP?
Ania: Nasz zespół odpowiada bezpośrednio przed zarządem, a nasza liderka zasiada w Radzie FP – organie doradczym zarządu. Nie chcemy jednak być tubą top managementu do przekazywania informacji (choć też jesteśmy w tym szczęśliwym położeniu, że zarząd wcale tego od nas nie oczekuje). Nie wyręczamy właścicieli zmian czy informacji, nie jesteśmy nadawcami komunikatów. Wspieramy wielokierunkową komunikację: nie tylko góra-dół i dół-góra, ale również horyzontalną. Naszym zadaniem jest stworzenie przestrzeni do wymiany wiedzy i rozmowy na każdej płaszczyźnie, dbanie o kulturę, w której za komunikację odpowiadają wszyscy pracownicy.

MB: Jakie narzędzia komunikacji wewnętrznej stosujecie w firmie?
Ania: Z pewnością nasi ludzie wskazaliby w pierwszej kolejności na intranet oparty o SharePoint’a – MyFuture. Jest on swoistym agregatem, miejscem, które zbiera wszystkie informacje o strategii czy bieżących działaniach firmy oraz wspomaga komunikację między samymi pracownikami. Dodatkowo na każdym korytarzu znajduje się telewizor, który wyświetla nagłówki najważniejszych komunikatów i zachęca do zgłębienia tematu na MyFuture. Nasz intranet nie ma charakteru zamkniętego, nie jest restrykcyjnie administrowaną gazetką korporacyjną. Każdy w FP może pisać bloga i za jego pośrednictwem informować resztę firmy, co np. dzieje się w jego projekcie lub dzielić się wiedzą na temat obszaru, w którym się specjalizuje zawodowo bądź który go po prostu, jako człowieka, interesuje. Każdy może też zaproponować newsa „na telewizory”.
Nie oznacza to bynajmniej, że rezygnujemy z komunikacji twarzą w twarz. Prowadzimy wiele spotkań cyklicznych z określonymi grupami na różnych szczeblach. Co pół roku organizujemy spotkania ogólnofirmowe. Zbieramy się wtedy całym zespołem FP (czasami ciężko o salę, która pomieści 750 osób) i Jaro, nasz CEO, podsumowuje ostatnie 6 miesięcy pracy. W przypadku niektórych zmian tworzymy grupy fokusowe, konsultacyjne, organizujemy spotkania w mniejszym gronie, np. samych liderów. Tam, gdzie jest to możliwe, nie chcemy poprzestawać na informowaniu, chcemy angażować.

MB: Filip, skąd pomysł na przygotowanie własnego intranetu, a nie zakup jednego z gotowych już rozwiązań?
Filip Kałamaga: Gdy kilka lat temu zastanawialiśmy się nad wprowadzeniem intranetu, mieliśmy przeświadczenie, że nikt na rynku nie ma takiego podejścia do komunikacji wewnętrznej jak FP. Mieliśmy kilka różnych narzędzi i platform, z których nasz zespół korzystał na co dzień i zamiast kupować kolejne, stwierdziliśmy, że warto byłoby stworzyć coś, co by to wszystko integrowało. Mając na miejscu specjalistów ds. komunikacji, SharePoint’a oraz mnóstwo pomysłów, wydało nam się to naturalne.

Strona główna intranetu Intra

MB: Jak wypracowywaliście funkcjonalności w intranecie dla siebie?
FK: Zaczęliśmy od burzy mózgów, podczas której spotkały się osoby najbardziej zainteresowane tematem – wspomniany już zespół Culture, specjaliści ds. użyteczności, projektanci i deweloperzy. Każdy z nich miał za zadanie zastanowić się, jak miałby wyglądać jego intranet i czego obecnie najbardziej mu brakuje.
Powstało około 30 pomysłów, do których przypisywaliśmy wagi i wybraliśmy te najważniejsze. Potem dział projektantów miał za zadanie to wszystko „poukładać”. Ta faza trwała około miesiąca. Po 1,5 miesiąca kodzenia mieliśmy pierwszą wersję MyFuture.
Kolejnym etapem było pokazanie tego całej organizacji, zbieranie opinii – tak naprawdę etap ten trwa do teraz, ponieważ każdy w FP może zgłosić propozycje usprawnień, a my po analizie, wdrażamy je lub nie. Tak np. było z modułem, który pokazuje procent zrealizowania celów strategicznych – na początku zajmował on zupełnie inne miejsce na głównej stronie intranetu, ale po zebraniu opinii użytkowników, jego miejsce zajął moduł z najważniejszymi narzędziami, które, jak się okazało, nasi pracownicy lubią mieć zawsze pod ręką.

Moduł nieobecności w intranecie Intra

MB: Czy planowaliście wtedy, że to będzie Wasz produkt, a nie tylko intranet dla Waszej firmy?
FK: Nie, ale wszyscy czuliśmy, że robimy coś unikalnego. Z czasem z tyłu głowy zaczęła pojawiać się myśl, że może warto by się tym podzielić ze światem. W każdym razie pierwsze założenie było takie, że będzie to intranet tylko na wewnętrzny użytek. Pomysł ewoluował dopiero rok temu, kiedy stworzyliśmy pierwszą wersję Intry i postawiliśmy na ekspansję.

MB: Aniu, jakie funkcjonalności oferuje Wasz intranet?
AG: Najbardziej podstawową jest moim zdaniem ułatwienie dostępu do informacji i poruszania się po nich za pomocą tagowania bądź przy użyciu wyszukiwarki. Dodatkowo MyFuture nie tylko umożliwia informowanie pracowników o bieżących sprawach, ale też ułatwia załatwianie formalności, m.in. pozwala na zgłoszenie problemu do odpowiedniego działu, rozliczenie delegacji, zawnioskowanie o urlop, zamówienie potrzebnego sprzętu czy też obiadu z naszej restauracji. Jak to stwierdziła moja koleżanka: dążymy do tego, by nasz intranet nie przeszkadzał w zaangażowaniu w to, co jest w firmie naprawdę ważne – w wykonywanie codziennych zadań. Ale także, by dał przestrzeń na to, by zamiast bawić się w papierologię, móc przedyskutować ważne tematy wewnętrze, budować relacje z innymi FPowiczami i angażować się w współtworzenie firmy albo zwyczajnie się pośmiać – lubimy śmiechy i ich także tu nie brakuje.

Moduł umiejętności na profilu pracownika w intranecie Intra

MB: Co ma Wasz intranet, czego nie mają inne rozwiązania? Co go wyróżnia?
FK: Nasz intranet to przede wszystkim miejsce do współtworzenia treści przez pracowników. Mogą to robić przez np. zgłaszanie postów z blogów wewnętrznych do głównego kanału z informacjami, dodawanie zdjęć czy wydarzeń (np. spotkań miłośników planszówek czy szachów) lub wrzucanie postów na newsfeeda –  czyli miejsce, gdzie każdy FPowicz może podzielić się z innymi ciekawym artykułem, swoją opinią na dany temat lub poprosić o pomoc w znalezieniu dobrego dentysty.
Tak jak Ania wspominała, każdy z nas ma możliwość prowadzenia swojego własnego bloga, którego treść nie podlega kontroli. Jesteśmy dorośli, a każdy z nas podpisuje się pod wszystkim swoim imieniem i nazwiskiem. Stawiamy tu na zaufanie i otwartość, zachęcamy ludzi, by dzielili się z wszystkimi swoją pasją i zainteresowaniami. Dzięki temu możemy się lepiej poznać wewnątrz firmy nie tylko jako profesjonaliści w swojej dziedzinie, ale również prywatnie.
Posiadamy specjalny moduł, który nazwaliśmy Mentoring Market. Za jego pomocą każdy FPowicz może łatwo dotrzeć do osób, z którymi chciałby wymienić się wiedzą lub znaleźć osobę, która poświęci swój czas i pomoże rozwiązań problem w projekcie.
Ponadto, mamy też autorską aplikację mobilną: FPMobile (dostępną na każdą platformę), która pozwala między innymi na podgląd kalendarza (swojego i innych), zgłaszanie problemów do różnych działów czy wyszukiwanie najbliższej wolnej sali konferencyjnej w oparciu o aktualne położenie i dane dotyczące rezerwacji sal.

Moduł w intranecie Intra do zarządzania szkoleniami w firmie

MB: A z których opcji w intranecie najchętniej korzystają Wasi pracownicy?
AG: Na bieżąco mierzymy efektywność naszych działań, cyklicznie sprawdzamy, które narzędzia i kanały działają najlepiej, zbieramy opinie zespołu. I te badania potwierdzają, że nasi ludzie są zainteresowani tym, co różni nadawcy w firmie mają im do powiedzenia, chcą rozumieć, co dzieje się w naszej organizacji, chcą móc się w to wszystko włączać. Możemy pochwalić się tym, że w skali miesiąca 95% naszych pracowników wchodzi na MyFuture codziennie, czy to, by zapoznać się z nowymi postami, wdać się w dyskusję z innymi pracownikami, lajkować i komentować zdjęcia czy też podzielić się z resztą FP jakimś dowcipem. Same „twarde” posty firmowe mają poczytność na poziomie 91%, obserwujemy na nich również spory ruch (ilość odwiedzin, lajków, komentarzy). Świadczy to o tym, że nasi pracownicy nie są tylko biernymi czytelnikami, ale sami chętnie dodają treści w intranecie – zwłaszcza, że mamy bardzo popularne części, którą żyją tylko dzięki ich „twórczości” np. „W obiektywie”, „Newsfeed” czy „Suchar dnia”.

MB: Czy zamierzacie rozwijać intranet jako produkt? Czy możemy spodziewać się nowych funkcjonalności?
FK: Tak, pod koniec 2016 roku zdecydowaliśmy się na stworzenie produktu opartego na MyFuture. Nazwaliśmy go Intra i jest on jest efektem wielu lat pracy naszych specjalistów i inżynierów. Składa się z ośmiu, gotowych do użycia modułów, które wspierają komunikację i współpracę wśród pracowników. Nasz zespół cały czas pracuje nad dodawaniem nowych funkcjonalności do Intry. Ostatnim sukcesem jest zrobienie jej w wersji responsywnej, co pozwala na łatwy dostęp do całej platformy z każdego urządzenia i miejsca. Planujemy też wprowadzenie aplikacji, który pozwoli na tworzenie i rozliczanie faktur kosztowych oraz modułu, który będzie zbierał treści z firmowego Facebooka czy LinkedIn’a. Intra cały czas się rozwija, słuchamy naszych klientów i jesteśmy otwarci na nowe pomysły.

MB: Dziękuję Wam za ciekawą rozmowę. Fajnie, że mamy w Polsce kolejną firmę, która postanowiła wspierać inne organizacje w rozwoju komunikacji wewnętrznej.

A Was zapraszam po więcej informacji o intranecie Intra na stronę portalu.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
• szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń.

Grafiki: Future Processing