Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Intranet to nie tablica informacyjna. 10 ciekawych funkcjonalności obecnych intranetów

Czasy, kiedy intranety były do publikowania newsów, już dawno mamy za sobą. A przynajmniej powinniśmy mieć. Tak, wiem, w wielu firmach intranety to wciąż tablice dla newsów i repozytorium dokumentów. Jeśli planujecie wprowadzić w nim zmiany, dzisiejszy wpis jest właśnie o tym. A konkretnie o dobrych funkcjonalnościach, które warto rozważyć wdrażając nowy intranet.

Co dziś jest modne?
Być może zdarzyło się Wam czytać o modnych nowościach i trendach w zakresie intranetów. Pamiętajcie tylko, że trendy trendami, moda modą, a my powinniśmy mieć funkcjonalności, których chcą nasi pracownicy. Nie tworzymy intranetów pod trendy, czy „bo tak nam zasugerowała firma, która wynajęliśmy do wykonania intranetu”. To nie ta firma będzie używać na co dzień tego narzędzia, tylko Wasi pracownicy. I to ich powinniście zapytać, czego potrzebują. A dopiero potem poszukać firmy, która takie funkcjonalności dla Was stworzy. I nie ma się czym martwić, jeśli Wasi użytkownicy nie chcą elementów, które znamy z mediów społecznościowych. Nasze zachowania komunikacyjne w świecie zewnętrznym nie odpowiadają tym w firmowej komunikacji wewnętrznej.

Ciekawe funkcjonalności intranetowe
Poniżej opiszę 10 funkcjonalności, które są popularne, ciekawe lub/i przydatne. To mój subiektywny wykaz.

1.    Struktura organizacyjna, po której można „chodzić” wraz z rozbudowanymi profilami pracowników, dobrą wyszukiwarką i mapką, kto gdzie siedzi. Struktura w formie drzewa, gdzie gdy klikniemy na daną osobę, widzimy, kto jej podlega i kto jest jej szefem. A gdy zejdziemy niżej możemy sprawdzić, kto jest w zespole kolejnej osoby. Z kolei, gdy klikniemy na danego pracownika możemy przejeść na jego profil, gdzie widzimy nie tylko podstawowe informacje zaciągnięte z systemu HR , jak np. nr telefonu, adres email i adres biura, ale gdzie są także rubryki, które pracownik może sam wypełnić. Może np. wpisać, czym dokładnie się zajmuje, co jest jego zakresem obowiązków czy np. wymienić aktualne projekty, nad którymi pracuje. To ważne i pomocne przy wyszukiwaniu osoby, która zajmuje się konkretnymi rzeczami.

Są firmy, które idą jeszcze dalej. One dają możliwość pracownikom napisania kilku słów o sobie prywatnie. Działanie to ma na celu integrację pracowników, lepsze poznanie siebie. Na takim profilu powinno być też aktualne zdjęcie pracownika. Więcej o tym pisałam tutaj – Struktura organizacyjna w intranecie – ciekawe rozwiązania.

2.    Personalizacja – to możliwość decydowania o tym, które informacje pracownik chce widzieć na stronie głównej. Pracownik może np. wcześniej wybrać rodzaje informacji (np. sport firmowy, hobby pracowników, newsy od zarządu, inne) czy np. informacje, z których zespołów chce otrzymywać. Zazwyczaj firmy robią tak, że pewne informacje są obowiązkowe, np. ogólnofirmowe i te otrzymuje każdy pracownik, czy mu się to podoba czy nie, a pozostałe są dobrowolne, czyli pracownik decyduje, czy będzie je widział np. w części aktualności na stronie głównej.

Personalizacja może też dotyczyć np. tego, które systemy widzi pracownik na stronie głównej, a konkretnie przejścia do tych systemów (linki do nich). Może to być też w postaci np. listy ważnych linków czy „moich linków”.


W intranecie Providenta pracownicy decydują, które informacje otrzymują – wybierają kategorie (więcej informacji w moim wywiadzie Dlaczego warto słuchać pracowników – czyli jak Provident wdrożył intranet)

3.    Miejsce startowe dla wielu firmowych systemów – intranet powinien być centrum dowodzenia. Miejscem, które zbiera, łączy wszystkie systemy. To tu warto zebrać linki do tych systemów, by pracownik w łatwy sposób ze strony głównej mógł do nich przejść. Najlepiej bez konieczności ponownego logowania się do nich.


W intranecie firmy Pandora pracownicy na głównej stronie (po lewej stronie) mają szybkie przejście do najważniejszych systemów, na których pracują

4.    Transfer dużych plików – być może korzystacie z usługi wetranser.com. To strona www, która daje możliwość wysyłania bardzo dużych plików. Zamiast zapychać danej osobie skrzynkę mailową wielkim załącznikiem, wchodzimy na we transer, ładujemy tam plik, a on generuje nam link, który wysyłany jest pod wskazany przez nas adres email. Osoba, która otrzyma taką wiadomość, może pobrać za pomocą tego linka duży plik.
Zastanawialiście się kiedyś, co dzieje się z tymi plikami? Kto ma do nich dostęp i co z nimi robi? Firma Provident, aby dbać o bezpieczeństwo danych firmowych, stworzyła takie rozwiązanie w ramach intranetu. Daje ono pracownikom możliwość przesyłania między sobą dużych plików bez obawy, że zostaną przechwycone przez niepożądane osoby w otchłani internetu.


Przechowalnia w Provident to odpowiednik we transfer, czyli usługa wewnętrznego i bezpiecznego transferu dużych plików pomiędzy pracownikami

5.    Strefa pracownika (dashboard) – to miejsce, o zawartości którego decyduje pracownik. Może być w postaci strony głównej, ale niekoniecznie – może być w innym miejscu. Pracownik może tu mieć zbiór linków, z których korzysta najczęściej, listę potrzebnych kontaktów czy przypisane do niego zadania. Do tego np. czas na świecie, jeśli pracuje w międzynarodowym, rozproszonym zespole. I inne elementy, które potrzebne mu są do codziennej pracy. To taka strona – centrum dowodzenia dla każdego pracownika i to on decyduje, co tam widzi.


Strefa Pracownika w ImpelNet (więcej o tym intranecie znajdziecie w moim wywiadzie ImpelNet – intranet dopasowany do oczekiwań odbiorców)

6.    Elektroniczne formularze – popularne jest również przenoszenie papierowych dokumentów do intranetu czy innego systemu. Zamiast biegać z kartką do HR-u, by złożyć wniosek o urlop, można to zrobić online. Projektując nowy intranet, warto zastanowić się, jakie procesy robicie offlinowo, papierowo, z czym najczęściej biegacie do IT, HR, księgowości i innych usługowych zespołów. To te procesy warto przenieść do intranetu, aby je zautomatyzować.

7.    Rezerwacja zasobów – ponownie, przeniesienie procesów do online’u. Może to być rezerwacja firmowych samochodów, salek na spotkania, rzutnika, gadżetów i innych elementów. Zamiast dzwonić, słać maila, wchodzimy we wskazane miejsce w intranecie i rezerwujemy to, czego potrzebujemy.

8.    Wyszukiwarka – bez niej nawet najlepszy intranet polegnie. Co z tego, że mamy w nim wiele informacji, dokumentów i innych elementów, jeśli pracownik ma trudności w ich wyszukaniu. Dbajmy o nasze wewnętrzne wyszukiwarki. Niech śmigają prawie jak Google. Warto by miały zaawansowane wyszukiwanie, filtry, podpowiedzi i aby szukały też pracowników (np. kontakt do nich).  

9.    Automatyczne powiadomienia – to bardzo przydatka funkcjonalność do promocji zawartości intranetu. Po publikacji np. nowego artykułu, pracownik otrzymuje powiadomienie o tym na emaila lub w postaci notyfikacji w intranecie (ikonka u góry informująca, że coś nowego pojawiło się, tak, jak w mediach społecznościowych). Zdecydowanie skoczą nam statystyki odwiedzin intranetu. Warto też rozważyć danie pracownikom możliwości decydowania, które powiadomienia chcą otrzymywać, tzn. dotyczące których treści i w jaki sposób (mailem czy za pomocą notyfikacji).  


Powiadomienia o nowościach w intranecie mogą być w postaci emaila lub notyfikacji

10.    Komunikator wewnętrzny – dodaję to tutaj, choć to raczej wdrażane jest jako oddzielne narzędzie lub w ramach wewnętrznych mediów społecznościowych. Komunikator jak Messenger czy Skype, gdzie pracownicy mogą w szybki sposób podyskutować ze sobą, zamiast dzwonić czy słać maile. W wielu firmach może to być odpowiedzią na zbyt dużą liczbę codziennych emaili. I ku mojemu zaskoczeniu komunikatory wewnętrzne wcale nie są popularne w firmach. Dziwne, prawda? Tym bardziej, gdy przyjrzymy się naszej codziennej komunikacji zewnętrznej, gdzie krótkie informacje są na porządku dziennym – wysyłane w formie SMS-a, na Messengerze czy za pomocą innego komunikatora. Często jednak słyszę od pracowników, że chcieliby posiadać takie narzędzie.

Dalsza lektura
Na blogu jest sporo wpisów o intranetach, także wywiady z firmami, które je tworzą i tymi, które je wdrożyły:
•    wszystkie wpisy w kategorii intranet, ESN (wewnętrzne media społecznościowe) znajdziecie tutaj
•    intranet firmy Impel - ImpelNet – intranet dopasowany do oczekiwań odbiorców
•    intranet firmy Generali - Od suchej gleby do lasu tropikalnego – poznaj intranet Gecon w Generali
•    intranet firmy Provident - Dlaczego warto słuchać pracowników – czyli jak Provident wdrożył intranet
•    Intranet rządu Szkocji - Jak stworzyć nagradzany intranet?

Moje wsparcie w wypracowaniu intranetu
Jeśli potrzebujecie wsparcia w wypracowaniu funkcjonalności dla nowego intranetu lub takiego, który już macie i chcecie go odświeżyć, dajcie znać (kontakt). Prowadzę takie doradztwo (np. w formie warsztatów i/lub badań) dla firm, które pracują nad nowymi intranetami. Podczas warsztatów czy badań diagnozujemy, jakie rozwiązania chcą mieć pracownicy. Efektem takiej współpracy jest stworzenie zestawu pożądanych funkcjonalności.   

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga i LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów)
szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – raz w tygodniu z nowym wpisem (zapisy – prawa kolumna bloga)

Grafiki: Impel, Provident, Pandora, Pixabay.com



Zostaw komentarz!