Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

W grudniu 2018 dotarł do mnie prezent (jeszcze raz dziękuję) od rzeszowskiej firmy Ideo zajmującej się budowaniem zaawansowanych i nowoczesnych intranetów – książka „Intranet. Skuteczna komunikacja wewnętrzna w organizacji”. Przeczytałam ją zaraz potem podczas mojego trzytygodniowego tournée szkoleniowego w grudniu.
Polecam Wam lekturę tej publikacji, jeśli planujecie wdrożyć lub rozwijać w Waszych firmach intranet lub poszukujecie nowej wiedzy o intranetach. O czym dokładnie jest książka, możecie przeczytać poniżej w mojej recenzji.  

Autorami tej publikacji są praktyk, osoba, która na co dzień od lat projektuje intranety – Urszula Kandefer z firmy Ideo oraz prof. Grzegorz Mazurek, który pracuje w Akademii Leona Koźmińskiego w Katedrze Marketingu i mocno działa w obszarze digital.

3 części książki
Książka ma ciekawy układ, dzięki któremu jest kompendium obecnej naszej wiedzy na temat narzędzia komunikacji, jakim jest intranet. Pierwsza część to teoria przeplatana z doświadczeniami autorów, czyli mamy spojrzenie praktyków. W drugiej części zaprezentowano i omówiono przykładowe intranety 3 firm. Ostatnia – trzecia część – to wyniki badania na temat intranetów w polskich firmach.

Podsumowując: w książce znajdziemy wszystko to, co jako specjaliści od komunikacji wewnętrznej powinniśmy wiedzieć, zanim zasiądziemy do prac nad projektowaniem takiego systemu w naszych firmach.   

Niezbędne podstawy teoretyczne
Pierwsza, obszerna część to zbiór niezbędnej wiedzy, którą każdy specjalista komunikacji wewnętrznej powinien posiadać. Szczególnie jeśli odpowiada za firmowy intranet lub rusza z projektem jego wdrożenia czy rozwoju.

Bardzo podoba mi się stwierdzenie zawarte w książce, że dobry intranet to taki, „który sprawia, że jego użytkowników ogarnia strach na myśl o pracy bez niego”. Intranet firmowy powinien być jak internet. Czujecie strach przez pozbawieniem Was dostępu do internetu? Bo ja tak, bardzo. Mimo że pamiętam czasy „przed internetem”.

W tej części książki znajdziecie informacje nie tylko na temat historii rozwoju intranetów (ale spokojnie, nie ma tu obszernych opowieści podobnych do tych, które znamy ze szkolnych lekcji historii), ale także szczegółowo omówione cele wdrożenia takiego rozwiązania w firmie. To dobre podpowiedzi dla osób, które planują przekonać zarząd do wdrożenia intranetu w firmie lub próbują zdobyć budżet na rozwój takiej platformy.

Autorzy podpowiadają również, jak należy rozpatrywać sukces wdrożeniowy. Według nich powinniśmy mieć na uwadze 3 płaszczyzny:
•    organizacyjną,
•    biznesową,
•    informatyczną.

To kolejne podpowiedzi, jak planować projekt i rozmowy ze sponsorami. Na dalszych stronach autorzy obalają najczęstsze mity dotyczące intranetów, jak np. ten, że im więcej funkcji ma intranet, tym jest on lepszy. Oczywiście to nie liczba funkcjonalności a ich odpowiedni wybór i dopasowanie do oczekiwań uczestników są kluczem do sukcesu.

Jest też cały rozdział poświęcony funkcjom intranetu, a wśród nich:
•    wiedza,
•    narzędzia finansowo-księgowe,
•    zadania administracyjno-organizacyjne,
•    HR – zarzadzanie zasobami ludzkimi,
•    komunikacja (rozumiana jako: wyszukiwarka i filtrowanie),
•    komunikacja wewnętrzna,
•    obsługa klienta B2B.

Etapy projektowania i wdrażania intranetu
Bardzo szczegółowo omówiono także kolejne etapy projektowania takiego narzędzia, a następnie jego wdrożenie.

Etapy realizacji projektu intranetowego (źródło: ideo.pl)

Cieszę się, że tak dużą wagę i tak dużo uwagi poświęcono analizie przedwdrożeniowej. Również jestem jej wielką zwolenniczką (podobnie jak zwolenniczką badań przed układaniem strategii komunikacji wewnętrznej, ale o tym to już powinniście wiedzieć z bloga). Niestety wciąż słyszę o intranetach wdrażanych z pominięciem tego etapu. Chcę wtedy głośno protestować. Takie intranety mogą się udać – jasne, tzn. mogą być dobrze przyjęte przez pracowników, ale to duże ryzyko na starcie, o efektach którego przekonamy się po zainwestowaniu sporo pieniędzy w taki intranet. Czy Wasze firmy naprawdę mają czas na to, aby próbować i ryzykować zamiast poświęcić więcej czasu na początku na analizę, by potem projektować narzędzie, które faktycznie usprawni pracę i komunikację pomiędzy pracownikami?

Oprogramowanie
Dalej znajdziemy przegląd oprogramowania wspierającego tworzenie intranetów. Mamy w Polsce firmy oferujące gotowe, pudełkowe rozwiązania do szybkiego wdrożenia, które mogą być też rozwijane i dopasowywane do potrzeb danej firmy. W książce znajdziecie ich omówienie.
Są też podpowiedzi, jak wybrać firmę IT do współpracy i kto powinien wchodzić w skład zespołu projektowego ds. intranetu w firmie. Skoro o projektowaniu przez wykonawcę mowa, to w publikacji tej znajdziemy również podkreślenie roli UX w procesie projektowania i konieczności zadawania właściwych pytań. Np. projektując intranet nie powinniśmy pytać „co chcesz zrobić?” tylko „co chcesz osiągnąć?”.

Znajdziemy tu wyjaśnienie, jaka jest różnica między UX i UI. W skrócie napiszę tylko, że UX to user experience, czyli doświadczenia użytkownika-pracownika w czasie kontaktu z produktem-intranetem. A UI to user interface. To z kolei projektowanie narzędzia, którego użytkownik używa do tego kontaktu, interakcji. Czyli UI jest przekształceniem wytycznych UX na konkretne rozwiązania technologiczne.

Ewaluacja i promocja intranetu
Autorzy omawiają również metody i techniki badania skuteczności i efektywności intranetu. Piszą o strategii jego promocji wśród pracowników. Podpowiadają nam, co możemy zrobić, by poinformować pracowników o nowej platformie, ale też jak zachęcać ich do korzystania z jej funkcjonalności. I kolejny ważny punkt – to niezatrzymywanie się na uruchomieniu platformy. Wdrożenie to dopiero początek przygody z nią. Po jej oddaniu do użytkowania przyjdzie czas na monitorowanie jej działania i dalsze rozwijanie. W książce znajdziemy praktyczne porady, jak zarządzać intranetem

Przykładowe intranety
Drugi duży blok w książce poświęcony jest przykładowym intranetom. Szczegółowo opisano 3 wdrożone intranety, w tym ten w firmie Provident. O tym intranecie możecie też poczytać na moim blogu w obszernym wywiadzie (+ dużo screenów intranetu), który opublikowałam tutaj: Dlaczego warto słuchać pracowników – czyli jak Provident wdrożył intranet.

Wpis: Dlaczego warto słuchać pracowników – czyli jak Provident wdrożył intranet

Wyniki badania
Ostatni rozdział książki to prezentacja wyników badania przeprowadzonego przez autorów wśród polskich firm korzystających na co dzień z intranetów. Ciekawa lektura na temat tego, jak postrzegamy takie narzędzie i jak je oceniamy.

Książka wydana została przez wydawnictwo Poltext w pod koniec roku 2018. Jest więc świeżym spojrzeniem na obecną sytuację dotyczącą tego narzędzia komunikacji i współpracy w firmach w Polsce.
Brawa dla autorów za tę publikację!

Spis treści wygląda następująco:

Biblioteczka specjalisty komunikacji wewnętrznej
Książkę dokładam do naszej biblioteczki na blogu. Pamiętajcie, że znajdziecie tu polecane przez Was i przeze mnie książki warte uwagi. A jeśli macie kolejną do dodania, dajcie znać. Dopiszę ją do biblioteczki.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
• szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, ofertę szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.

Grafiki: MB lub źródła pod materiałami