Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Intranet społecznościowy – jak wdrożyć go z sukcesem (case study)

Zewsząd dopada mnie ostatnio emplo. Od jakiegoś czasu jestem w kontakcie z twórcami tego społecznościowego intranetu, by być na bieżąco z nowinkami. Jeden z klientów rozważa wdrożenie emplo i pyta się mnie, czy warto, inna firma dzwoni z prośbą o ofertę wsparcia ich w zakomunikowaniu pracownikom wdrożenia tego narzędzia. Wszędzie emplo. A skoro zyskuje na popularności i wciąż za mną chodzi, postanowiłam porozmawiać z osobą, która nie tylko wdrożyła to narzędzie w swojej firmie, ale też od ponad roku przygląda się temu, jak idzie pracownikom korzystanie z takiego intranetu.

Zapraszam na rozmowę z Rafałem Mikołajczykiem, kierownikiem ds. komunikacji wewnętrznej firmy Benefit Systems.


 
Rafał Mikołajczyk

Emplo jest tam głównym narzędziem komunikacji. Oprócz tego firma sporadycznie stosuje komunikaty wysyłane do pracowników drogą e-mailową. Za komunikację wewnętrzną odpowiada dwuosobowy zespół (oprócz Rafała, jest jeszcze Paulina, specjalista ds. komunikacji). Zespół podlega dyrektorowi HR.
Firma zatrudnia ok. 500 osób. Większość pracuje w Warszawie, ale ok. 50 osób rozsianych jest w oddziałach w największych miastach Polski. Pracownicy redakcji „Miesięcznika Benefit” stacjonują w Łomży. Najpopularniejszym produktem firmy są karty MultiSport.

Maja Biernacka: Skąd pomysł na wdrożenie emplo?
Rafał Mikołajczyk: Gdy przyszedłem do firmy we wrześniu 2014 r., projekt wdrożenia emplo był już w zaawansowanej fazie. Firma zdecydowała się wdrożyć nowe narzędzie, ponieważ poprzedni intranet był archaiczny, służył jednostronnej komunikacji. Mało kto tam zaglądał, bo komunikaty pojawiały się raz na tydzień. Nie było też żadnej zachęty do odwiedzania stron i korzystania z niego. Nie było to dobre rozwiązanie komunikacyjne, potrzebowaliśmy zmiany. Dodatkowo firma zdecydowała o stworzeniu zespołu komunikacji wewnętrznej, stąd moja obecność w Benefit Systems. Po przyjściu do firmy odpowiadałem m.in. za stworzenie strategii wdrożenia emplo, konstrukcję bazy wiedzy i współpracę z ambasadorami poszczególnych obszarów. Byliśmy jedną z pierwszych firm w Polsce, która wdrożyła ten społecznościowy intranet.

MB: Jakie cele postawiliście temu narzędziu?
RM: Chcieliśmy przenieść ogólnofirmową komunikację e-mailową do emplo. Ale też zrewitalizować pojęcie intranetu, by był żywy. Także usprawnić tematy HRowe – dziś wykorzystujemy wybrane moduły HR, które są w tym narzędziu.

MB: Jak wyglądały prace przygotowawcze do wdrożenia?
RM: Mieliśmy dobrą grupę projektową i dedykowanego lidera projektu. Wdrożenie takiego narzędzia to nie praca tylko dla działu komunikacji. Oczywiście po naszej stronie było dużo pracy do wykonania, ale ważna była też część technologiczna. Znaleźliśmy ambasadorów projektu w każdym dziale. Szukaliśmy zaangażowanych osób, które od początku będą współtworzyć intranet, np. profile działów, które znalazły się u nas w bazie wiedzy. Mogliśmy także liczyć na wsparcie wewnętrznego zespołu grafików, którzy przygotowali dla nas kampanię wdrożeniową. Zrobiliśmy również testy na grupie wybranych użytkowników i zebraliśmy informacje zwrotne. To było duże przedsięwzięcie angażujące wiele osób.


 
Kampania teaserowa wdrożenia nowego intranetu w Benefit Systems

MB: Jaki mieliście pomysł na kampanię promującą nowe narzędzie?
RM: Jak mówi moja koleżanka z działu, kampania była tłusta. Najpierw w połowie listopada odpaliliśmy część teaserową. Przygotowaliśmy sami w dziale marketingu sesję zdjęciową i zostaliśmy modelami. Dodaliśmy do nich podpisy, które niejednoznacznie odnosiły się do funkcjonalności emplo, opisywały, co nadejdzie, ale nie było tam informacji wprost, że chodzi o nowe narzędzie komunikacji wewnętrznej. Sporo osób wiedziało, że trwają prace nad nowym intranetem, ale nie była to wiedza powszechna. Wydrukowaliśmy nasze zdjęcia i powiesiliśmy w firmie. Wywołały duże zamieszanie – pracownicy myśleli, że to wdrożenie nowego produktu Benefit Systems.
Potem na początku stycznia, po noworocznej przerwie na plakatach pojawiły się naklejki mówiące, że chodzi o emplo. Na dzień startu przygotowaliśmy landing page, który uruchamiał się po otworzeniu starego intranetu. To tam spisaliśmy najważniejsze informacje. Tam też były osadzone filmiki instruktażowe pokazujące, jak złożyć wniosek o urlop, jak dostosować swój profil, jak zamieścić post itp. Wtedy w firmie mieliśmy jeszcze ekrany TV, więc tam także pojawiła się informacja o starcie emplo. Wysłaliśmy też e-maile do pracowników. Dodam jeszcze, że za całą tę kampanię dostaliśmy Złote Szpalty w konkursie branżowym Power of Content Marketing Awards Szpalty Roku.


 
Landing page – w dniu startu emplo pojawił się pod adresem starego intranetu

MB: Jak zareagowali pracownicy na nowe narzędzie?
RM: W ciągu pierwszego dnia aż 69% osób w firmie weszło do emplo, a w ciągu pierwszych 3 dni w sumie blisko 85% pracowników. Uważam to za wielki sukces wdrożeniowy. Obawiałem się trochę startu. Wcześniej komunikacja była sztywna, skostniała, dlatego wejście emplo mogło być różnie odebrane. Ale poszło w bardzo pozytywną stronę. Ludzie świetnie je przyjęli. To przejrzyste narzędzie, przypomina inne społecznościowe platformy, które znamy. U nas takie rozwiązanie dobrze się sprawdziło. Ale patrząc z perspektywy moich innych miejsc pracy, warto podkreślić, że nie jest to narzędzie dla wszystkich. Musi to być firma z młodymi ludźmi, którzy korzystają z takich społecznościowych narzędzi. U nas średnia wieku wynosi niewiele ponad 30 lat. Pracują tu ludzie, którzy przyszli do nas zaraz po studniach, często przedstawiciele pokolenia Y, a nawet Z.
Mamy też pracowników, którzy nie chcą być np. w grupach społecznościowych na emplo. Chcą mieć podgląd tylko na komunikaty oficjalne, firmowe. Inni z kolei lubią komunikaty społecznościowe i mniej chętnie czytają te firmowe. Oni czekają na recenzje filmów, które widzieli ich koledzy, chcą zobaczyć, jak inni ćwiczą salsę na zajęciach, które organizujemy w firmie.

MB: Co zastali pracownicy po uruchomieniu emplo? Pracowaliście wcześniej nad kontentem?
RM: W październiku 2014 r. mieliśmy już narzędzie gotowe do „miękkiej” pracy. Mogliśmy poprawiać je i modyfikować. Wtedy też zacząłem publikować tam informacje firmowe – nasze komunikaty, które wysyłaliśmy do pracowników drogą e-mailową. Czyli wysyłaliśmy je e-mailem, ale dodatkowo publikowałem je także w emplo, choć pracownicy nie mieli tam jeszcze dostępu. Gdy wystartowaliśmy w styczniu 2015 r., daliśmy ludziom wiele treści na start. Dzięki temu łatwiej i szybciej oswoili się z nowym narzędziem. Kiedy weszli do nowego intranetu, nie zobaczyli pustego walla, ale to, co działo się od 2 miesięcy w firmie. Dzięki temu narzędzie to żyło, już coś tam było. Nie mieli dysonansu: ok, to co teraz? To tak, jakby ktoś teraz dołączył do Facebooka, dodał kilku znajomych i od razu ma ich wpisy na wallu.

MB: Co pracownicy mogli na start zrobić w emplo? Które funkcjonalności uruchomiliście?
RM: Pracownicy mogli komentować wpisy, lajkować je, wypróbować grupy społecznościowe. Mieliśmy uzupełnioną bazę wiedzy, gdzie publikowaliśmy nasze dobre praktyki, był podział na działy i każdy zespół opracował najważniejsze informacje o nim, były dokumenty do pobrania, formularze i inne pliki.

 Społecznościowy intranet emplo (screen – materiały emplo)

MB: Jak dużą wolność komunikacyjną mają pracownicy w nowym intranecie?
RM: Główny wall jest pod kontrolą komunikacji wewnętrznej. Zamieszczamy też informacje w firmowych grupach tematycznych np. HR-owej, księgowej itd. Każdy pracownik może otwarcie komunikować się, komentować pod swoim nazwiskiem, lajkować, może założyć grupę za naszym pośrednictwem. Wtedy zostaje jej adminem i bierze odpowiedzialność za treści tam publikowane. Niektóre grupy są otwarte, inne prywatne. Mamy dużą swobodę w publikacji treści.
Gdy powstawały kolejne grupy społecznościowe, wysyłaliśmy wszystkim pracownikom zaproszenia do nich. Ale to oni decydowali, czy chcą dołączyć. Mogą odrzucić zaproszenia.

MB: Jakie są obecnie statystyki korzystania z emplo?
RM: W ciągu tygodnia co najmniej 80% pracowników chociaż raz wchodzi do emplo.

MB: Które moduły cieszą się największym zainteresowaniem?
RM: To z pewnością wyszukiwarka pracowników, wnioski urlopowe, grupy społecznościowe, ankiety. Także wydarzenia są popularne, np. zapisy na niektóre szkolenia organizujemy przez emplo.

MB: Co dało Wam wdrożenie emplo?
RM: Myślę, że otworzyło ludzi na komunikację wewnętrzną, która wcześniej była jednostronna. Są też bardziej skłonni komentować firmowe rzeczy, czytać komunikaty. Nie mają poczucia, że nie mają wpływu na komunikację w firmie. Od razu też dopytują, jeśli coś jest niejasne, nie mają obaw, by pytać. Dla nas z kolei to duża odpowiedzialność, aby komunikaty były czytelne. Dzięki emplo udało nam się stworzyć społeczność w firmie.

MB: Co byś podpowiedział specjalistom ds. komunikacji wewnętrznej, którzy stoją obecnie przed takim wyzwaniem?
RM: Należy pamiętać, że nawet najlepsze narzędzie na świecie, nawet najbardziej „wypasiona” strona intranetowa nie będzie w stanie odnieść sukcesu i zaistnieć w firmie, jeśli nie zainwestuje się w to odpowiednio dużych nakładów pracy, czasu, dedykowanego zespołu, który weźmie za to odpowiedzialność. To samo się nie zrealizuje. Emplo ma dużo fajnych funkcjonalności, pracownicy z automatu je przyjmują, ale wypełnienie tego dobrym kontentem, grafikami, stworzenie grupy osób za to odpowiedzialnych, nie tylko po stronie komunikacji wewnętrznej, ale także ambasadorów, redaktorów czy rady redakcyjnej – to wszystko jest ważne. Na to musi być przeznaczona duża ilość pracy, wysiłku i zasobów – ludzkich i materialnych. Inaczej pracownicy tego nie kupią. Każdy z nas jest konsumentem, także w firmie, musimy spróbować sprzedać ludziom nowy, dobry produkt. A jak już go wdrożymy, to musimy go udoskonalać, badać, modyfikować, pytać odbiorców, jak go oceniają, by wprowadzać zmiany pod ich kątem. W końcu to jest ich narzędzie.

MB: To jeszcze na koniec zapytam, dla Ciebie społecznościowy intranet to użyteczne narzędzie czy fanaberia?
RM: Użyteczne narzędzie pod kątem mojej grupy docelowej, czyli młodego zespołu – to jest zgodne z tym, jak się komunikują na co dzień na zewnątrz. Trzeba być świadomym tego, kogo mamy w zespole.

MB: Bardzo dziękuję Ci za rozmowę i podzielenie się swoimi doświadczeniami.


Grafiki: Benefit Systems oraz emplo



Zostaw komentarz!