Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jak informować pracowników o zwolnieniach w firmie

Zwalniamy pracownika. Tylko jak powiedzieć o tym reszcie zespołu?
 
Nie wiem, czy jest jedna dobra metoda informowania o zwolnieniu. To zawsze trudne chwile, budzące emocje. Warto jednak wcześniej przemyśleć, jak zakomunikować to pracownikom, by poczuli się doinformowani, ale też by zachować szacunek dla zwolnionej osoby. Najlepiej byłoby mieć wdrożony w firmie przemyślany plan offboardingu.

Najbliższych współpracowników poinformuj osobiście
W pierwszej kolejności powinniśmy poinformować zespół, dział, w którym pracowała dana osoba. Najlepiej zrobić to osobiście – powinien poinformować o tym przełożony podczas spotkania (może być w towarzystwie przedstawiciela zespołu HR), na którym nie będzie już zwolnionej osoby. Zastępczą formą może być e-mail, choć jestem za bezpośrednią formą, by móc od razu odpowiedzieć na ewentualne pytania pracowników, ale także dlatego, że w taki sposób powinny być komunikowane trudne, wrażliwe kwestie. To kwestia psychologiczna. E-mail jest w stanie znieść wszystko, zmierzenie się z wypowiedzeniem tych samych słów przychodzi nam trudniej, ale jest też bardziej przekonujące, autentyczne, budzi emocje, dzięki czemu są szanse, że nie powiemy tego na tyle mocno, jak napisalibyśmy w e-mailu.

Przekaż wiadomość reszcie zespołu
Czas na poinformowanie wszystkich pracowników. Czasami jestem pytana przez przedstawicieli firm, czy w ogóle powinni to robić. Tak, powinni. Aby budować otwartość komunikacyjną, aby być szczerym i autentycznym, aby redukować ilość plotek, aby zachować porządek we współpracy, tzn. aby poinformować pracowników, kto zastąpi daną osobę i z kim teraz powinni się kontaktować.

Jak nie komunikować zwolnień
1. Z brakiem szacunku dla zwalnianego. Niezależnie od powodów, dla których rozstajemy się z daną osobą, warto w tych chwilach ostudzić emocje. Decyzja zapadła, nie ma sensu podgrzewać atmosfery, która i tak zgęstniała. Nie obrażajmy, nie ujawniajmy niepotrzebnych faktów. To już nie ma sensu.
2. Przy zwalnianym. Znam firmę, która zwalniając pracownika, obchodzi z nim wszystkie działy i informuje, że dana osoba stojąca obok właśnie została zwolniona (nie, to nie żart).
3. Usprawiedliwiając siebie i firmę. Warto podać powody zwolnienia, ale przełożony, który podjął decyzję o zakończeniu współpracy z daną osobą nie powinien usprawiedliwiać ani siebie ani firmy.

Jak komunikować zwolnienia
1. W kulturalny i spokojny sposób poinformujmy, że kończymy współpracę. Podajmy datę jej zakończenia i informację, kto zastąpi daną osobę w pełnieniu obowiązków. Jeśli jeszcze tego nie wiemy, poinformujemy, kiedy będziemy mieli takie informacje (np. że trwa rekrutacja lub dopiero jest planowana).  
2. Podziękujmy za współpracę. Wiem, że w wielu przypadkach brzmi to kontrowersyjnie i czasami powody zwolnienia są skomplikowane, mimo wszystko jestem za podziękowaniem za to, co było, bo z pewnością nie były to tylko złe chwile.
3. Podajmy powody zwolnienia. Nie musimy wchodzić w szczegóły, warto jednak wyjaśnić, skąd taka decyzja. Pracownicy i tak będą dopytywać, a bez braku informacji powstaną plotki. Nie unikniemy krążenia po firmie informacji o powodach zwolnienia. Możemy wtedy powiedzieć:
• że mimo wcześniejszego zgłaszania pracownikowi błędów w wykonywanych zdaniach, nie zmienił swojej postawy i nie poprawił jakości realizowanej pracy,
• że otrzymał niską ocenę roczną,
• że podejście do pracy i współpracowników było sprzeczne z zasadami funkcjonowania organizacji,
• że straciliśmy zaufanie do danej osoby (to kontrowersyjne, ale mogą wystąpić  sytuacje nielojalności, które mogą prowadzić do utraty zaufania).  

Uważajmy jednak przy uzasadnieniu na dobór słów, aby nie zostały później użyte przeciwko nam. Powody powinny być przemyślane, podane w krótki i prosty sposób.

Warto podać powody
Dlaczego uważam, że warto mówić o powodach? Jeśli zwalniamy daną osobę, mając konkretne powody, te powody były też najprawdopodobniej wcześniej widoczne przez innych pracowników. Jeśli ktoś zawodził w  realizacji zadań, inni też to widzieli i być może nawet cierpieli z tego powodu, bo miało to wpływ na ich pracę. Podanie powodów oczyszcza atmosferę, pokazuje, w jakich sytuacjach zapadają trudne decyzje i że nie są one bezpodstawne. Pracownik, którzy spełnia oczekiwania firmy, wie wtedy, czego może się po niej spodziewać, a skoro spełnia te jasno komunikowane oczekiwania, jego stanowisko nie jest zagrożone.

Jak zakomunikować zwolnienie w dużej firmie
Można zrobić to tak:
1. W pierwszej kolejności przełożony powinien poinformować zespół mu podległy podczas spotkania, podając powody takiej decyzji.
2. Następnie powinien (on lub jeśli jest taka zasada – dział komunikacji czy HR) poinformować działy/osoby współpracujące bezpośrednio ze zwolnioną osobą. Można to zrobić np. e-mailem, podając krótko powody podjęcia takiej decyzji, czas zakończenia współpracy i zastępstwo.
3. Potem dopiero należy poinformować wszystkich pracowników w firmie w sposób przewidziany do tego (np. e-mailem, notką w wyznaczonym do tego miejscu w intranecie) – bez podawania powodów, ale podając czas zakończenia współpracy i informację, kto przejmuje obowiązki. W dużej firmie osoby, które nie współpracowały z daną osobą nie muszą znać powodów tej decyzji.

Historia pewnego zwolnienia
A na koniec opowiem Wam historię komunikowania zwolnienia, która przytrafiła mi się przed laty. Był piątek. Udałam się z moim szefem do działu HR w firmie, w której pracowaliśmy, na spotkanie z jednym z managerów. Idąc korytarzem tego działu, dojrzała nas dyrektor personalna i poprosiła na słówko. Powiedziała, że ma dla nas zadanie komunikacyjne. W poniedziałek planuje zwolnić jedną osobę ze swojego działu i chciałaby prosić nas o przygotowanie stosownego komunikatu dla pracowników. Osobą do zwolnienia był… manager, na spotkanie z którym właśnie szliśmy. Kolejną godzinę spędziłam z szefem, patrząc w oczy managera, który po weekendzie miał opuścić mury firmy, a jeszcze o tym nie wiedział. Spotkanie dotyczyło doprecyzowania planów na kolejny miesiąc współpracy między naszymi działami.
Praca w komunikacji wewnętrznej bywa trudna…

A jakie Wy macie zasady komunikowania zwolnień?

Zapraszam także na Facebooka bloga, gdzie można śledzić kolejne wpisy.

Pozdrawiam
Maja Biernacka
bee DIFFERENT
agencja komunikacji wewnętrznej

Fot. MB/Poznań



Zostaw komentarz!