Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jak obrać dobry kierunek działań w komunikacji wewnętrznej

Kiedy można osiągnąć największą skuteczność w działaniu? Wtedy, gdy cel jest  jasno sprecyzowany, a droga do jego realizacji skrupulatnie  zaplanowana.  Tak samo jest w komunikacji wewnętrznej. Bez wiedzy o tym, jakie jest otoczenie, w którym pracujemy i bez sprecyzowanego celu działania, szanse na odniesienie sukcesu są dużo mniejsze niż wtedy, gdy taki plan będzie. Aby zacząć, warto przeprowadzić audyt.

Zapraszam do lektury mojego październikowego artykułu „Kierunek działań w komunikacji wewnętrznej”, który ukazał się na łamach „Miesięcznika Benefit”. Artykuł dostepny jest poniżej, a cały magazyn można pobrać w pdf-ie bezpłatnie tutaj.

Bez względu na staż pracy w danej firmie w komunikacji wewnętrznej planowanie kolejnych działań bez sprawdzenia jej kondycji jest bliskie wróżeniu z fusów. W komunikacji wewnętrznej z pomocą przychodzi audyt, który pozwala na zdiagnozowanie jej stanu w dowolnym momencie. Audyt komunikacji wewnętrznej może składać się z czterech części. Można zdecydować się na wszystkie z nich lub wybrać tylko jedną w zależności od celu, jaki chce się osiągnąć, możliwości czasowych i finansowych (jeśli jest chęć zorganizowania go przy wsparciu firmy zewnętrznej).

Analiza narzędzi i procesów
W pierwszej kolejności należy zbadać to, co już jest. Przyjrzeć się narzędziom komunikacji wewnętrznej, zastanowić się, co w nich działa, co wymaga poprawy, czego pracownicy nie stosują, gdzie zgłaszali oczekiwania aktualizacji, a być może nawet potrzebę wdrożenia nowych rozwiązań. Na tym etapie warto także przeanalizować, jak działają procesy komunikacyjne, gdzie zgłaszano blokady, a które elementy funkcjonują sprawnie. Warto za każdym razem zadawać sobie pytanie, dlaczego tak jest. Im więcej uda się zobaczyć i okryć na tym etapie, tym łatwiej będzie formułować pytania do dalszych badań.

Popularną formą przeprowadzania audytów jest organizowanie ankiet, o wypełnienie których prosi się pracowników – wszystkich lub wybraną grupę. Ankiety mogą być papierowe lub w wersji elektronicznej. Jeśli firma nie ma do dyspozycji własnego narzędzia do ankietowania, może skorzystać z wielu tanich i prostych rozwiązań dostępnych na rynku. Papierowe ankiety – choć generują dodatkowe zadania w formie dystrybucji ankiet i późniejszego przenoszenia wyników do systemu – są skutecznym narzędziem w poznawaniu opinii pracowników, którzy nie pracują na co dzień przy biurkach. Sprawdzą się także wtedy, gdy  pracownicy reprezentują starszą generację, która ma większe zaufanie do papieru i druku niż komputera.
Badania ankietowe dadzą wynik ilościowy, choć wybrane pytania np. otwarte mogą też powiedzieć o stanie jakościowym komunikacji wewnętrznej. Ogólny pogląd na komunikację jest ważny. Warto go jednak pogłębić kolejnymi badaniami, by mieć pewność, że nie zostały przeoczone istotne kwestie.

Mając ogólny ogląd, można sformułować pytania do badań jakościowych. Organizuje się je w formie indywidualnych lub grupowych wywiadów. Ważne jest, aby odpowiednio dobrać osoby do takich badań. Powinny one reprezentować różne obszary funkcjonowania firmy, różne szczeble w hierarchii. Kilka takich spotkań pozwoli podpytać uczestników procesów komunikacyjnych o szczegóły, czyli poszerzyć  wiedzę o stanie komunikacji. Warto formułować pytania tak, by odpowiedzi dały głębszy wgląd w wyniki, które zostały zawarte  w badaniu ilościowym.
Istnieje również możliwość zorganizowania wywiadów zanim pracownicy otrzymają ankiety. Po przeprowadzeniu takich wywiadów lepiej można poznać firmę i łatwiej  sformułować odpowiednie pytania do ankiety.

Wywiady z kadrą kierowniczą
Ostatnim etapem audytu komunikacji wewnętrznej mogą być tzw. executive interviews, czyli wywiady z najwyższą kadrą kierowniczą. To także badania jakościowe, choć ich przebieg jest nieco inny niż wtedy, gdy organizujemy wywiady z pracownikami. Z kadrą warto rozmawiać o przyszłości komunikacji wewnętrznej w firmie, to miejsce na posłuchanie opinii zarządu o celach, jakie stawiają temu obszarowi funkcjonowania firmy i zespołowi, który ma te zadania realizować.

Organizacja badania
Do przeprowadzenia audytu  potrzebne są narzędzia w postaci systemu do przeprowadzania ankiet online i wprowadzania do niego wyników z ankiet papierowych, także zasoby finansowe na zorganizowanie akcji promującej badanie, by zachęcić pracowników do wzięcia w nim udziału. Po skończonym badaniu nie można zapomnieć o  poinformowaniu o jego wynikach pracowników. To  zwiększy szanse na to, że w przyszłości ponownie zechcą podzielić się swoimi opiniami w kolejnych badaniach.
Przeprowadzenie wszystkich etapów audytu, czyli zrobienie badania pełnego może zająć nawet kilka miesięcy. Działanie to można przeprowadzić samodzielnie lub przy współpracy zewnętrznej firmy specjalizującej się w organizacji audytów i budowaniu strategii komunikacji wewnętrznych.

Formułowanie wniosków
Gdy  głosy pracowników zostaną przeanalizowane umożliwi to poznanie  ich oczekiwań i być może już na tym etapie powstaną zalążki rozwiązań, które należy wprowadzić, by na te oczekiwania odpowiedzieć. Często te informacje mogą zaskakiwać, ale to może być kolejne potwierdzenie tego, że nie warto zgadywać, jak jest, ale lepiej to sprawdzić za pomocą badania. Nowy obraz komunikacji wewnętrznej pozwoli na zweryfikowanie wyobrażeń o jej stanie w organizacji. Na podstawie zebranych wyników łatwiej też zmodyfikować obecną strategię komunikacji lub stworzyć nową.

Strategia komunikacji
Mając właściwy obraz komunikacji wewnętrznej, można przejść do budowania strategii. Powinna ona oprócz etapu diagnozy, który został dokonany, zawierać także takie elementy jak określenie celów, wyszczególnienie i scharakteryzowanie grup docelowych, by następnie dobrać do nich odpowiednie narzędzia i treści do zakomunikowania. Ważnym elementem tworzenia strategii jest etap ewaluacji, czyli odnalezienia mierników, które pozwolą na sprawdzenie skuteczności i efektywności prowadzonych działań komunikacyjnych.
Komunikując działania realizowane w ramach strategii, warto przypominać pracownikom, że są one odpowiedzią na ich oczekiwania, które sformułowali, wyrażając swoje opinie w badaniu.

Więcej o tym, jak przeprowadzić audyt znajdziecie na moim blogu w kategorii wpisów – audyt, a o tym, jak zbudować strategię pisałam tutaj – kategoria strategia.

*****************

Wpisy z bloga na bieżąco:
-> Facebook bloga,
-> newsletter – jeśli wolicie dostawać je e-mailem, to raz w tygodniu wysyłam newsletter z nowym wpisem wprost do Waszych skrzynek. Zapisać można się na niego poprzez formularz, który jest w prawej kolumnie bloga.

Sprawdźcie również terminy najbliższych szkoleń z komunikacji wewnętrznej.

Grafiki: "Miesięcznik Benefit"



Zostaw komentarz!