Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jak przekonać zarząd do zrobienia audytu komunikacji wewnętrznej

Do mojej skrzynki emailowej wpadło pytanie o argumenty, by przekonać zarząd do organizacji audytu komunikacji wewnętrznej. Zaczęłam odpisywać, ale potem postanowiłam, że zrobię to na blogu. Podejrzewam, że są wśród Was osoby, które mają podobny problem w swoich firmach. Być może moje podpowiedzi będą pomocne.   
To argumenty dla tych, którzy wciąż mają wątpliwości, czy warto poświęcić czas, energię i środki na organizację badania stanu komunikacji wewnętrznej. Część z tych argumentów to moje doświadczenia ze współpracy z firmami, dla których takie badania organizowałam.

Dlaczego warto poznać opinie pracowników na temat komunikacji wewnętrznej:

Korzyści dla pracodawcy
•    bez tego pracodawca nie wie, jak oceniana jest komunikacja w jego firmie; głosy kilku pracowników – które słyszał – na tak lub krytyczne to za mało, by rzetelnie ocenić stan obecny; audyt to narzędzie do zbierania feedbacku od dużej grupy pracowników
•    bez poznania głosów pracowników trudniej dopasować cele i działania w strategii komunikacji wewnętrznej, trudniej realizować bieżące działania – audyt pozwala poznać opinie większości pracowników i na nie zareagować w postaci zaplanowanych kolejnych działań
•    firmy, które zdecydowały się na badanie stanu komunikacji, dowiedziały się, co dokładnie działa, a co należy poprawić; nie musiały zgadywać, czego oczekują pracownicy i jakie działania powinni wpisać do strategii

•    zorganizowanie badania pozwala lepiej dopasować strategię komunikacji wewnętrznej do strategii biznesowej firmy, aby ją wspierała
•    bez badania działamy na ślepo – być może trafimy i uda nam się podnieść jakość komunikacji i współpracy w firmie dzięki zaplanowanym działaniom; działanie na oślep to często jednak strata czasu i pieniędzy
•    słuchanie pracowników – biorąc pod uwagę czasy, w których żyjemy, oczekiwania pracowników, sytuację na rynku pracy – to punkt obowiązkowy każdej firmy, która nie chce ich stracić (niektóre tylko jeszcze do tego nie dojrzały)

•    takie działanie oznacza budowanie zaufania kadry kierowniczej do pracowników i odwrotnie – kadra chce słuchać pracowników, wierzy, że są oni w stanie podać najlepsze rozwiązania
•    odpowiadanie na oczekiwania pracowników, pozwala zbudować właściwe dla nich środowisko pracy i tym samym pomaga zatrzymać pracowników w firmie; powala na budowanie przewagi konkurencyjnej
•    strategiczne podejście do działania (każdego) świadczy o dojrzałości firmy

•    firmy, które wdrażają działania komunikacji wewnętrznej na podstawie badań, oszczędzają czas, energię i pieniądze, ponieważ nie muszą zgadywać i próbować, od razu przechodzą do celu i konkretnych działań
•    tak zaplanowane działania są skuteczniejsze, szybciej dzięki nim usprawnimy komunikację oraz poprawimy zaangażowanie i współpracę
•    firmy, które realizują zaplanowane działania (badania i na ich podstawie strategie) odnoszą większe korzyści finansowe; potwierdzają to wyniki amerykańskiego badania (więcej o tym: Jakość komunikacji wewnętrznej ma wpływ na wyniki finansowe firmy), a grafika poniżej:


Korzyści dla pracowników
•    udział w badaniu daje pracownikom poczucie wpływu na funkcjonowanie firmy, ich głos się liczy, są wysłuchani, mają poczucie wpływu, pomogą podzielić się swoimi pomysłami, spostrzeżeniami
•    udział w  badaniu to krok do budowania i podtrzymywania zaangażowania pracowników w komunikację wewnętrzną
•    efekty z audytu i wdrożenia strategii to realne usprawnienie komunikacji i współpracy: badanie -> strategia -> lepsza komunikacja -> lepsza współpraca

Moje doświadczenia z audytami
Moim klientom pozwoliły badania dokładnie poznać oczekiwania ich pracowników. Nieraz byli nimi zaskoczeni. Spodziewali się innych głosów. Dlaczego? Ponieważ na co dzień słyszymy tylko małe grupy pracowników czy wręcz pojedyncze osoby – zarówno tych, którzy narzekają, jak i tych którzy są zadowoleni. Większość pracowników nie ma potrzeby chodzenia po korytarzu w firmie czy zagadywania nas w kuchni przy mikrofalówce i mówienia, co myślą o komunikacji wewnętrznej. Dopiero zadanie im pytań w ankiecie czy podczas wywiadów daje im szanse na wygadanie się, mają chwilę na refleksję i ocenę.  

Moi klienci nie musieli zgadywać, co wpisać do strategii działania i jak zaplanować usprawnienie komunikacji, by ją poprawić. Dobrze zorganizowane badanie przynosi nie tylko ocenę stanu obecnego, ale też podpowiedzi, co zmienić, by ten stan poprawić. Tam są gotowe wskazówki, co zmienić. A to są konkretne oszczędności (czasu, pieniędzy i energii), ponieważ mamy pewność, że działania, które wdrożymy faktycznie będą odpowiadały na oczekiwania pracowników i zostaną przez nich dobrze przyjęte.  

Moi klienci słyszeli od swoich pracowników po realizacji audytu i gdy zaczęli wdrażać przygotowaną na jego podstawie strategię, że:
•    na to czekali
•    fajnie, że ktoś ich w firmie posłuchał
•    teraz jest szansa, że będzie lepiej
•    w końcu to wdrożyliście (o nowym narzędziu)
•    w końcu mamy dostęp do informacji
•    w końcu ktoś się za to (komunikację) wziął
•    dobrze, że zaczęliśmy to zmieniać, bo tak dalej by się nie dało pracować
•    jest szansa, że teraz będzie nam się lepiej pracowało

Wyniki badania emplo
W maju 2017 r. firma emplo przeprowadziła badanie Efektywność zaczyna się od komunikacji wewnętrznej. Pisałam o jego wynikach tutaj.


Poza tym prawie 76% badanych powiedziało w tym badaniu, że chciałoby mieć wpływ na to, jak działa firma. A prawie 42% badanych wskazało komunikację z pracownikami jako działanie najbardziej wpływające na efektywność biznesową firmy. Na kolejnych miejscach znalazły się równie ważne kwestie, także mocno związane z komunikacją, jak jawność stawianych celów do realizacji oraz możliwość zgłaszania pomysłów i usprawnień.


I w tych wynikach też jest audyt. Mówiąc, co warto zmienić w firmie, pracownicy mają wpływ na jej działanie. Pod warunkiem oczywiście, że to, co powiedzieli, zostanie zrealizowane. Pracownicy dostrzegają także wpływ jakości komunikacji wewnętrznej na efektywność biznesową. A jakość tę możemy podnieść, realizując badanie i pytając pracowników, co należy usprawnić. No dobrze, kończę już, bo zaraz okaże się, że korzyści z audytu widzę wszędzie.

Jak najlepiej sprawdzić, czy audyt miał sens?
Zrealizować audyt, zbudować na jego podstawie strategię, wdrożyć ją bez ociągania się i powtórzyć audyt. Wtedy dokładnie zobaczycie, co udało się zmienić i na jakim poziomie.

Wasze pomysły
A jakie Wy macie pomysły i sposoby, by przekonać zarząd do realizacji Waszych działań? Dajcie znać na Facebooku bloga lub w komentarzu poniżej.

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, ofertę szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.

Grafikia główna: gratisography.com; pozostałe: Przecinek.com, emplo



Zostaw komentarz!