Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

To pytanie słyszę często. I prawie zawsze mam wrażenie, że osoby, które mi je zadają, mają nadzieję, że zaraz zdradzę im mój głęboko skrywany sekret na to, jak rozkręcić komunikację wewnętrzną. Albo mówią to z taką miną, jakby bały się, że gdy zaraz usłyszą ten sekret, okaże się, że to, co robiły do tej pory, było błędne. Czasami też odnoszę wrażenie, że najlepiej byłoby, aby moje wskazówki były do wdrożenia szybko, tanio i przy niewielkim wysiłku. A tymczasem moja odpowiedź jest prosta, co nie znaczy, że szybka do realizacji.

W komunikacji wewnętrznej nie ma magii – przynajmniej ja przez te kilkanaście lat pracy w tym obszarze nie natknęłam się na żadne czarodziejskie sztuczki. Aby rozkręcić komunikację wewnętrzną w firmie, trzeba… zacząć działać, przygotować plan i go systematycznie realizować. Trochę wiedzy też przyda się. Na podstawowym poziomie realizowanych działań w komunikacji wewnętrznej to wystarczy.

Od czego zacząć prace nad komunikacją wewnętrzną?

POZNAJ ORGANIZACJĘ. Zanim zasiądziemy do przygotowania planu działania, warto dobrze poznać organizację i jej pracowników, by wiedzieć, z kim będziemy rozmawiać. Obserwacja, analiza, ankiety, rozmowy czy audyt będą tu pomocne. Wielu błądzi w działaniach, ponieważ ominęli ten etap. Ale jak chcemy planować działania skierowane do danej grupy docelowej, wiedząc o niej niewiele?
 
MNIEJ, ALE LEPIEJ. Kiedy starujemy z działaniami komunikacji wewnętrznej w firmie, nie warto porywać się na wielkie strategie z kilkoma dużymi i ambitnymi celami do zrealizowania i harmonogramem na kilka lat. Takie podejście może przytłoczyć. Lepiej zaplanować mniej, wdrożyć, obserwować reakcje pracowników i dopiero wtedy zaplanować kolejne działania. Polecam podejście agilowe na początek.

NIE LICZ NA WSZYSTKICH. Mimo że teoretycznie odbiorcami naszych działań są wszyscy pracownicy, nie liczmy na to, że uda nam się zaangażować ich wszystkich. Wręcz przeciwnie, zapomnijmy o tym. Zaczynając rozkręcanie komunikacji wewnętrznej, skupmy się na wybranych osobach. Na tych pracownikach, którzy chcą się do nas przyłączyć, mówić o swojej pracy czy działaniach swojego zespołu. Pokazujmy ich, mówmy o nich, a z czasem dołączą do nas kolejne osoby. Wiele lat temu w Allegro, gdzie rozkręcałam komunikację wewnętrzną, mimo że wszyscy pracownicy mogli się do niej przyłączyć i na bieżąco byli do tego zachęcani, na początku korzystali z tej możliwości tylko wybrani. I na nich skupiałam się. Aż któregoś dnia odebrałam telefon od jednego z managerów z pytaniem, dlaczego o zespole X był artykuł w ostatnim wydaniu gazety, a nie napisałam o jego zespole – przecież oni robią tak ciekawe i ważne rzeczy. A powiedziałeś mi o tym? Od razu zaplanowaliśmy spotkanie, podczas którego omówiliśmy kolejny artykuł, tym razem o jego zespole.
Z czasem chętnych będzie coraz więcej. To działa jak efekt kuli śnieżnej. Inne osoby widząc działania kolegów, też zechcą pokazać, co robią.

WYCHODŹ Z INICJATYWĄ. Rozkręcając komunikację wewnętrzną, powinniśmy bywać w różnych miejscach firmy, nasłuchiwać, dopytywać, wyłapywać informacje, które mogą nam się przydać i które warto słać dalej w wewnętrzny świat. Warto też wpychać się na spotkania. Dobrze działa również proponowanie planów komunikacji projektów, o których wiesz, że za chwilę zostaną wdrożone w firmie, czyli proponowanie gotowych rozwiązań. Z czasem oprócz wyciągania informacji od innych i oferowania swojego wsparcia komunikacyjnego, pracownicy sami będą informować nas o tym, co dzieje się i o czym warto powiedzieć.
 
EDUKUJ. To my specjaliści od komunikacji wewnętrznej wiemy, jak należy komunikować się. Miejmy na uwadze to, że nasi koledzy z firmy nie muszą wiedzieć, jak napisać artykuł, jak udzielać wywiadu czy jak zachowywać się przed kamerą, gdy nagrywamy wideo. To my jesteśmy od tego, by ich wspierać i pokazywać, jak to dobrze robić. Podczas pracy w Allegro redagowałam nadesłane artykuły do gazety wewnętrznej. Mam zasadę, że autor artykułu zawsze zatwierdza materiał po moich poprawkach. Oprócz edytowania treści, pisałam komentarze, np. że warto dodawać śródtytuły, które dodałam, aby poprawić czytelność, można dodawać wypowiedzi innych pracowników (w formie cytatu), którzy także pracowali przy danym projekcie, warto pomyśleć o ilustracji, aby uatrakcyjnić przekaż itp. Z czasem te same osoby przysyłały materiały lepszej jakości – z elementami, które wcześniej sugerowałam.

PROMUJ. Nie tylko komunikację wewnętrzną, jej narzędzia, możliwości i kolejne działania, które realizujesz. Pamiętaj, że najlepiej przekonać do działań, pokazując efekty wcześniejszych prac i opinie innych o naszej pracy. Promuj również siebie – swoją wiedzę, plany, zrealizowane projekty i sukcesy.
 
PAMIĘTAJ O KADRZE KIEROWNICZEJ. Pozyskanie poparcia kadry kierowniczej dla naszych działań, może bardzo nam pomóc. To podnosi wagę komunikacji wewnętrznej. Tu podobnie zadziałają powyższe wskazówki – wychodź z inicjatywą, edukuj i nie licz na wszystkich. I nie pytaj, czy możesz zakomunikować dany temat – idź do managera czy członka zarządu z gotowym planem działania a nawet szkicem komunikatu, który uważasz, że np. zarząd powinien wysłać do pracowników. Dzięki temu być może usiądziecie do rozmów nie o tym, czy to zrobić, ale o tym, jak to zrobić.

SYSTEMATYCZNOŚĆ I CIEPRLIWOŚĆ. W komunikacji wewnętrznej ważna jest systematyczność. Wspiera ją mocno cierpliwość. Planujmy małe kroki, wykonajmy je, potem zaplanujmy kolejne. Rozłóżmy je w czasie. Róbmy swoje i czekajmy na małe efekty. Z czasem, gdy nasze działania będą większe i efekty będą bardziej widoczne.

Czy to zadziała?
Czy te wskazówki naprawdę działają? Od lat stosuję je i za każdym razem widzę efekty, jakie przynoszą. Jeśli wydaje Wam się, że są proste, to słuszne spostrzeżenie. Jak wspominałam na początku, nie ma tu magii. A skoro są tak proste, to nie zwlekacie, tylko od zaraz zacznijcie je stosować. Pomału, ale systematycznie. I dajcie znać, jak Wam idzie.   

Jeśli rozkręcacie komunikację wewnętrzną, być może przydadzą się Wam moje wskazówki:
• Triki psychologiczne do wykorzystania w komunikacji wewnętrznej
• Narzędzia dla specjalisty ds. komunikacji wewnętrznej

A jeśli już macie ten etap za sobą, dajcie znać, co Wam pomogło rozkręcić komunikację wewnętrzną w Waszych firmach. Jakie macie pomysły, którymi warto podzielić się?

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
• szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń.

Fot. MB/Poznań