Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jak skutecznie wdrożyć narzędzie komunikacji wewnętrznej w firmie

W wielu przypadkach to, że narzędzie komunikacji wewnętrznej nie przyjęło się w firmie i pracownicy nie chcą z niego korzystać, wynika z błędów popełnionych już na starcie wdrożenia. Reszta jest wtedy bardzo przewidywalna.

Aby dobrze wdrożyć narzędzie w firmie, nie możemy skupiać się tylko na samym technicznym, operacyjnym wdrożeniu narzędzia, czyli oddaniu go pracownikom do używania. Często po takim wdrożeniu, komunikacja nowego narzędzia sprowadza się do wywieszenia plakatów i wysłania maila do pracowników z informacją, że oto jest i enjoy. Nie, nie, nie.

Te moje bazgroły poniżej pokazują to częste polskie zjawisko. Zdjęcie zrobiłam podczas moich wrześniowych warsztatów zamkniętych, które prowadziłam niedaleko Łodzi dla zespołu projektowego komunikacji wewnętrznej, który stoi przed wyzwaniem zakomunikowania kilku ważnych projektów w firmie. Budowaliśmy razem plany komunikacji tych projektów, m.in. zakomunikowanie nowego systemu wynagrodzeń.

W górnej części mojego rysunku jest wykres kołowy z liczbami 99% i 1%. Tak niestety czasami wdraża się nowe narzędzia komunikacji wewnętrznej w firmach. 99% naszej energii idzie na techniczne przygotowanie narzędzia do oddania go pracownikom, a potem wymęczeni długim i z przebojami procesem wdrożenia, resztkami sił planujemy szybkie poinformowanie pracowników, że oto jest – nowe narzędzie. Nadzieje mamy ogromne. Wierzymy, że to narzędzie tak długo przygotowywane i wyczekiwane w końcu poprawi komunikację wewnętrzną w firmie i usprawni współpracę pomiędzy pracownikami. I czasami niestety zamiast fajerwerków i szampana jest nic. Pracownicy nie chcą korzystać z narzędzia, pierwszy zapał szybko opada, a my poddajemy się i pozostawimy narzędzie bez opieki. Leży sobie, kurz zbiera, pieniądze wydane w błoto.

Jak powinniśmy wdrażać nowe narzędzia komunikacji wewnętrznej w firmie?
To ta dolna część moich bazgrołów. Usłyszałam o tym pomyśle od szefa komunikacji wewnętrznej Pandory na przykładzie wdrożenia SharePointa w ich firmie. Bardzo spodobało mi się to podejście.

W Pandorze uruchamiając międzynarodowy intranet, budżet i działania podzielono na 3 części:
1.    33% przeznaczono na wdrożenie – techniczne przygotowanie narzędzia do użytkowania i odpalenie go.
2.    Kolejne 33% na promocję – czyli w momencie, gdy narzędzie było gotowe, zespół komunikacji zaczął je reklamować wśród pracowników, aby dowiedzieli się, że w firmie jest nowe narzędzie, o co w nim chodzi i co ono da.
3.    Trzecia część 33% poszła na edukację, czyli tłumaczenie pracownikom, jak działa nowy intranet, co tam mogą zrobić i jak to usprawni ich pracę i komunikację z innymi pracownikami.

I nie chodzi teraz o to, żebyście dzielili swoje działania i budżety na równe części po 33%. Chciałabym, żebyśmy planując wdrożenie narzędzia komunikacji wewnętrznej w firmie, mieli świadomość, że promocja i edukacja są równie ważne jak samo przygotowanie narzędzia do działania i osadzenie go w systemie komunikacyjnym w firmie, czyli wdrożenie.
Brak tego to częsty powód, dla którego narzędzia komunikacyjne w firmach nie przeżywają dłuższego czasu. Zabrakło tych ważnych elementów na starcie lub były niewystarczające.

Uruchomienie narzędzia to dopiero początek
Poza tym odpalenie narzędzia, jego promocja i edukacja na temat jego działania, to dopiero początek naszej pracy. Wdrażając narzędzie, od razu powinniśmy planować, co dalej – jak będzie wyglądało utrzymanie (to te bazgroły na samym końcu mojego rysunku). Nie tylko techniczne, aby narzędzie nie szwankowało, ale także utrzymanie komunikacyjne (kontynuacja promocji, aby podtrzymywać zainteresowanie i edukacja na temat zmian, funkcjonalności itp.). Do dzieła!

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga i LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów)
szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – raz w tygodniu z nowym wpisem (zapisy – prawa kolumna bloga

Fot. główne: Pixabay.com; bazgroły: MB



Zostaw komentarz!