Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jak stworzyć plan komunikacji wewnętrznej

Dostałeś zadanie przygotowania planu komunikacji wewnętrznej dla firmowego projektu lub wydarzenia? Jak zabrać się do tego? Na co zwrócić uwagę? Czy w ogóle taki plan jest potrzebny?

Jak reagujesz, gdy dostajesz zadanie zakomunikowania projektu firmowego? Myślisz – napiszę o tym w intranecie. Albo zrobię z tego artykuł do gazety. Błąd! Dobry specjalista ds. komunikacji wewnętrznej nie działa ad hoc, nie pstryka palcami i nie zgaduje, jak zakomunikować dany temat. Dobry specjalista podchodzi do tego w przemyślany sposób. Jak? Kilka wskazówek poniżej.
 
1.    Poznaj dobrze projekt, który masz zakomunikować
Zbierz niezbędne informacje na ten temat, zidentyfikuj kluczowych graczy (np. kierownika projektu, lidera itp., których np. wypowiedzi użyjesz w procesie komunikowania), przejrzyj dokumentację projektową i sprawdź najważniejsze terminy. Bez poznania projektu trudno będzie Ci go dobrze zakomunikować.

2.    Znajdź grupy docelowe
Prace nad planem zaczynam zawsze od wyróżnienia grup docelowych. Czy mam w tym zadaniu tylko jedną grupę np. wszystkich pracowników firmy? A może grup docelowych jest kilka? Może bowiem być tak, że wszystkich pracowników firmy podzielisz na kadrę kierowniczą (i to będzie pierwsza grupa) i pozostałych pracowników – niższego szczebla (i to będzie druga grupa). Wszystko zależy od specyfiki projektu, który masz zakomunikować. Może być również tak, że pracownicy centrali będą jedną grupą, a pracownicy oddziałów firmy drugą. Zastanów się więc, z jakimi grupami odbiorców masz do czynienia.

3.    Scharakteryzuj grupy docelowe
Kolejny etap to precyzyjne opisanie grup docelowych. Im lepiej poznasz swoich odbiorców, tym dokładniej dopasujesz narzędzia i tematy do komunikacji, które trafią do nich. Tutaj opisuję następujące elementy:
• wielkość grupy,
• jej lokalizacja,
• zajmowane stanowiska (specjalista, manager, dyrektor itp.),
• charakter pracy (stacjonarny, mobilny np. przedstawiciel handlowy itp.),
• nastawienie do tematu, który mam zakomunikować (pozytywne, neutralne czy negatywne),
• dostęp do narzędzi komunikacji (czy dana grupa ma dostęp do wszystkich narzędzi),
• cel komunikacji (czy chcę tę grupę poinformować, zmotywować do działania, zaangażować czy zintegrować itd.).

Dla porządku stosuję do tego zadania prostą tabelę.

Dlaczego dokładny opis jest pomocny? Dzięki temu wiesz, co robić dalej. Jeśli Twoja grupa odbiorców to pracownicy produkcji – nie wszystkie narzędzia komunikacji będą zasadne do zastosowania. Jeśli wiesz lub podejrzewasz, że grupa, do której skierujesz komunikat, ma do niego negatywne nastawienie – użyjesz innego tematu, działania czy słów w przekazie itp.
Wiem, że zrobienie takiej charakterystyki wymaga czasu. Ale uwierz mi – to działa i pomaga odkryć sprawy, na które być może wcześniej nie zwróciłeś uwagi.

3. Dobierz narzędzia i tematy do zakomunikowania
W kolejnym etapie, gdy poznamy nasze grupy docelowe, określamy narzędzia, które najlepiej sprawdzą się w komunikowaniu naszego tematu. Tworzę tu kolejną tabelkę z narzędziami dla każdej grupy docelowej. Tu wpisuję:
• czas komunikacji,
• określam priorytet działań (niektóre grupy być może powinny dostać komunikat jako pierwsze, np. dyrektorzy, a dopiero potem pracownicy niższych szczebli),
• powtarzam cel (pamiętaj, że cele mogą być główne i uzupełniające),
• dobieramy narzędzia,
• do narzędzia dopasowujemy tematy do zakomunikowania.

Możesz dopisać swoje dowolne rubryki w takiej tabeli. To Twoje narzędzie pracy i ma służyć Tobie do lepszego przygotowania planu komunikacji.

Tak przygotowany plan ułatwia zarządzanie procesem komunikacji (szczególnie, gdy jest on złożony i rozłożony w czasie). Plany komunikacji warto tworzyć do komunikowania projektów, wydarzeń firmowych czy innych ważnych działań, które realizuje Twoja firma. Jestem zwolenniczką strategicznego podejścia do komunikowania, a ten plan jest właśnie przykładem takiego podejścia.

Powodzenia w tworzeniu planów! A gdybyście mieli pytania dotyczące tego tematu, zapraszam do kontaktu (na Facebooku bloga, @ lub w komentarzach poniżej).

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń.

Fot. MB/Poznań
 



Zostaw komentarz!