Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Wątek ten coraz częściej pojawia się w moich rozmowach z klientami. Słyszę, że mają wiele narzędzi, aktywnie działają w komunikacji wewnętrznej, ale mają wrażenie, że brakuje tym działaniom porządku, spojrzenia z szerszej perspektywy na to, co robią i ustalenia zasad spójnych dla całej organizacji.
Jestem właśnie po szkoleniu zamkniętym dla jednej z firm, gdzie omawialiśmy m.in. kwestie dotyczące porządkowania komunikacji. Stąd też pomysł na ten wpis.

Jak możemy uporządkować komunikację wewnętrzną w naszej firmie:

1. Strategia – wymaga sporych nakładów pracy, gdy chcemy ją mądrze skonstruować, ale to nasz drogowskaz, pokazujący, gdzie idziemy, po co i jak. Warto w nią zainwestować, a jej tworzenie poprzedzić zdiagnozowaniem komunikacji wewnętrznej. Dzięki temu to, co zaplanujemy w strategii, będzie odpowiadało rzeczywistym problemom komunikacyjnym, z jakimi boryka się nasza firma, a nie będzie zgadywaniem, co nie działa i co trzeba naprawić. Jak zbudować strategię – zapraszam na moje  szkolenie w tym temacie lub do lektury wpisów o tym.

2. Uporządkowanie narzędzi – warto zrobić porządek z narzędziami komunikacji wewnętrznej, szczególnie jeśli mamy ich wiele w firmie. Pomocna będzie matryca, gdzie scharakteryzujemy każde z narzędzi, by spojrzeć na nie wszystkie. W takiej matrycy-tabeli powinniśmy sobie odpowiedzieć na podstawowe pytania (opisać rodzaj narzędzia, jego mocne i słabe strony, cel, jaki mu stawiamy, co tu komunikujemy, do kogo, kto to komunikuje i w jaki sposób, kto za to odpowiada).

3. Uporządkowanie tematów – kolejna kwestia to zrobienie porządków w zakresie tematów komunikowanych każdego dnia w organizacji. Warto w pierwszej kolejności zrobić katalog komunikowanych tematów (oraz tych, które powinny być komunikowane, a nie są), by potem określić, kiedy, od kogo, jak, po co, gdzie i do kogo powinny być komunikowane.   

4. Uporządkowanie ról – podobnie powinniśmy zrobić z rolami komunikacyjnymi. W pierwszej kolejności określamy, kto się komunikuje (np. zarząd, HR, administracja, dyrektorzy – kadra wyższego szczebla itp.), a potem przypisujemy tej grupie role. Odpowiadamy też na podstawowe pytania: kiedy powinni komunikować się, gdzie, jak, po co, do kogo itd. Można też zrobić podział na komunikację obowiązkową i opcjonalną (mogą, ale nie muszą). Ważne będzie tu zdefiniowanie roli nie tylko zespołu ds. komunikacji wewnętrznej, ale także zarządu, pozostałej kadry kierowniczej, zespołów projektowych, ale też wszystkich pracowników. Taki plan pozwoli nie tylko nam specjalistom zobaczyć wielość uczestników procesu komunikacji, ale co ważniejsze może być bardzo pomocy dla tych wymienionych grup. Będzie dla nich podpowiedzią, jak, co i kiedy komunikować.

5. Uporządkowanie procesów komunikacyjnych – ten punkt mocno łączy się z poprzednim. Aby uporządkować procesy, powinniśmy spojrzeć na całą organizację i ustalić, gdzie komunikacja jest kluczowa – komunikacja w kontekście jej docierania do wszystkich pracowników, ich dużych lub kluczowych grup. A następnie prześledzić, jak wygląda proces komunikowania, jeśli jest spisany. Jeśli go w ogóle nie ma i działamy ad hoc, najwyższy czas usiąść i spisać, jak powinna wyglądać wtedy komunikacja (ponownie odpowiadamy na podstawowe pytania). Na prostym przykładzie, mamy proces jakim jest zwalnianie czy zatrudnianie nowych pracowników i porządkujemy sposób komunikowania takiego wydarzenia.

6. Persony i audience matrix (matryca odbiorców/grup docelowych) – metodą porządkującą komunikację wewnętrzną jest także opracowanie person, czyli zrobienie charakterystyk grup docelowych (w pierwszej kolejności definiujemy wszystkie grupy komunikacji wewnętrznej, a następnie dokonujemy ich charakterystyki, by poznać podobieństwa i odkryć różnice). Podpowiedzi w tym temacie znajdziecie w moim wpisie Poznaj swoją grupę docelową – zbuduj persony. Matryca odbiorców to z kolei zbiór najważniejszych cech wszystkich odbiorców istotnych dla komunikacji wewnętrznej. Taki opis można stworzyć w tabeli podobnej do matrycy narzędzi.

Tak wiem, nie jest to proste i szybkie. Ale warto to zrobić, aby działać sprawniej. Lepsza komunikacja to lepsza współpraca. A lepsza współpraca to lepsze wyniki. Tak, wiem, znowu banał, o którym wszyscy wiemy. Tylko dlaczego tak nie robimy?

Ze względu na to, że komunikacja w obecnych czasach to dialog a nie jednokierunkowy przekaz od jednego zespołu do reszty pracowników, pamiętajmy, by uczestników tego procesu angażować w wypracowywanie tych porządkujących komunikację zmian. Jako specjaliści od komunikacji wewnętrznej powinniśmy być inicjatorem tych porządków i czuwać nad ich finalnym kształtem, ale nie tylko my jesteśmy nadawcami i odbiorcami komunikacji. Włączając w te porządki pracowników (np. poprzez powołanie zespołu projektowego złożonego z przedstawicielu różnych obszarów, pionów czy działów), wypracujemy lepsze rozwiązania, ponieważ to nadawcy i odbiorcy wiedzą, czego potrzebują (jakich treści), za pomocą jakich narzędzi chcą te komunikaty otrzymywać, od kogo i w jakim czasie. Nie ma komunikacji bez nich. Warto mieć ich po swojej stronie.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Fot. główna: Pexels.com