Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jak wspierać zarząd w komunikacji z pracownikami?

Opowieść m.in. o duchach, czyli ghostwritingu, ale także o komunikacji góra – dół i z powrotem oraz o edukowaniu tych, którzy są w strukturze wyżej niż my.

Nawet przy dużej otwartości członków zarządu na czynne wspieranie działań komunikacji wewnętrznej w firmie, nie warto nadużywać ich w codziennej komunikacji. Top management przyda się nam do zakomunikowania ważnych, kluczowych, przełomowych czy strategicznych kwestii. Warto także wypracować wspólnie z zarządem reguły komunikacji z pracownikami i narzędzia, które w danej sytuacji sprawdzą się najlepiej i które zaakceptuje zarząd, jako te, w których bez obaw będzie pojawiać się.

Jak więc wspierać zarząd w komunikacji z pracownikami? Poniżej kilka podpowiedzi.

1. ghostwriting

To przygotowywanie komunikatów, wystąpień, prezentacji itp. w imieniu zarządu, który podpisuje się pod nimi i przedstawia jako własne. Bardzo często zadanie to powierza się specjalistom z działu komunikacji, który poinstruowany o temacie wystąpienia, tworzy stosowne treści, ponieważ wie najlepiej, co i jak mówić, by pracownicy zrozumieli przekazywane treści.

Nie chwalmy się jednak tym, że to my jesteśmy twórcami maila, który właśnie prezes zarządu wysłał do wszystkich pracowników, by zakomunikować coś ważnego. Oczywiście  część pracowników zdaje sobie sprawę z tego, że prezes w natłoku swoich spraw nie znalazł czasu na skonstruowanie takiego przekazu i wiedzą, kto za tym stoi. Nieświadomych nie wyprowadzajmy jednak z błędu. Nie raz zdarzało mi się, gdy pracowałam w pewnej korporacji, że po wysłaniu maila przez zarząd do pracowników, na moich firmowym komunikatorze wyskakiwały  gratulacje od kolegów, piszących, że pięknie coś ujęłam w tym mailu. Zawsze okrężnie zaprzeczałam. Ale miło też było słyszeć od innych (to ci nieświadomi), że fajnie, że taka informacja wyszła od zarządu.

2. komunikacja góra – dół

Czyli po pierwsze przekazywanie informacji od zarządu do pracowników, czyli decydowanie o tym, co i w jakiej formie rozpowszechnimy. Po drugie - i co ważniejsze - to przekładanie słów zarządu na język zrozumiały dla wszystkich niezależnie od zajmowanego stanowiska. I po trzecie, to takie konstruowanie przekazu, aby każdy pracowników mógł w prosty sposób przełożyć otrzymaną treść  na swoje cele i zadnia.

Bądźmy w tej sytuacji doradcą zarządu. Nie przekazujmy bezmyślnie tego, co zarząd uznał za stosowne w formie, jakiej nam przekazał. Bardzo często przekaz taki jest pełen skomplikowanych zwrotów, jego lektura nasuwa wiele pytań, a forma jest np. oficjalna, odbiegająca od przyjętych zasad komunikacji w naszej firmie. To dział komunikacji wie, jakich przekazów – co do treści i formy – oczekują pracownicy i dobry dział komunikacji wie, jak skutecznie do swoich racji przekonać zarząd. Warto rozmawiać z zarządem, edukować go na temat komunikacji wewnętrznej i zasad nią rządzących. Oni nie muszą się na tym znać i z doświadczenia wiem, że często mimo dobrych intencji, to, co chcą przekazać i forma przekazu, jaką obrali nie powodują pożądanych reakcji wśród odbiorców. To długa droga, ale warto przez nią przejść z zarządem. Wypracowanie dobrych zasad współpracy i zaufania do pracy działu komunikacji przyda się szczególnie  w sytuacjach kryzysowych, gdy szybko trzeba będzie przekazać ważne treści pracownikom. 

Jakie narzędzia sprawdzają się w komunikacji góra - dół? To zależy od sytuacji. Tak naprawdę każde, ale warto wypracować sobie zasady działania do określonej sytuacji i np. ważne komunikaty od zarządu słać zawsze mailem, a np. złożone tematy budzące wiele pytań prezentować i omawiać na spotkaniach zarządu z pracownikami.

3. komunikacja dół – góra

To przekazywanie zarządowi informacji o tym, co dzieje się wśród pracowników niższych szczebli, z którymi zazwyczaj zarząd nie ma bezpośredniego kontaktu. To dostarczanie informacji zwrotnych na temat realizowanych przez zarząd działań, strategii, kluczowych projektów itp., ale również diagnozowanie opinii pracowników, panujących nastrojów. W tym przypadku także warto wypracować z zarządem zasady współpracy. Jak chcą być informowani o tym, co dzieje się w firmie? W formie raportów, maili? Z jaką częstotliwością?

Komunikacja dół – góra to także danie pracownikom możliwości kontaktu z zarządem. Narzędzia stosowane w tym kierunku komunikacji to np. skrzynki pytań, gdzie pracownicy mogą zadawać pytania (często anonimowo), banki pomysłów, spotkania z prezesem, na których pracownicy mogą zadawać pytania czy drzwi otwarte, czyli określony czas, w którym członkowie zarządu są tylko do dyspozycji pracowników, którzy mogą ich odwiedzić z nurtującym pytaniem czy propozycją usprawnień w firmie.

4. zapewnienie dostępu do narzędzi komunikacji wewnętrznej

Warto zachęcać zarząd do pojawia się w firmowych mediach i na ważnych spotkaniach. Nie muszą to być zaraz opasłe artykuły publikowane w magazynie wewnętrznym, ale chociaż komentarze do sytuacji, wypowiedzi w artykułach, wideo z omówieniem planów, przewodzenie kluczowym spotkaniom itp. I tu ponownie ostrzeżenie – nie nadużywajmy obecności zarządu w komunikacji wewnętrznej. Zostawmy go na wyjątkowe, ważne, kluczowe i strategiczne chwile. Wtedy będziemy mieli pewność, że siła naszego przekazu będzie odpowiednio mocna. 

5. doradzanie i edukowanie

To może być długi i trudny proces, ale zawsze warty swojej ceny. Jeśli widzimy, że nasz zarząd ma poważne braki w obszarze komunikacji (nie tylko wewnętrznej), zaproponujmy szkolenie z ekspertem zewnętrznym lub przeprowadzone przez dział komunikacji. Przy każdej możliwej okazji, kiedy zgłaszamy się z prośbą o wsparcie działań komunikacyjnych, tłumaczmy, dlaczego uważamy, że informacja taka powinna zostać zakomunikowana przez zarząd a nie dział komunikacji czy dyrektora wybranego zespołu. Doradzajmy, co jest dobre, z czego warto zrezygnować, co lepiej przemilczeć, a o czym koniecznie powiedzieć pracownikom. Jeśli nie chcą nas słuchać (niestety tak się zdarza często), może warto podeprzeć się opinią eksperta zewnętrznego, autorytetu w dziedzinie komunikacji (np. podczas szkolenia).

Moje doświadczenia w tym obszarze są raczej pozytywne, choć początki nigdy nie były różowe. Jeśli jako specjaliści ds. komunikacji wewnętrznej jesteście dobrze przygotowani do pełnia swojej funkcji w organizacji i potraficie podać konkretne argumenty za swoimi racjami, jeśli nakreślicie, co może wydarzyć się, jeśli dana kwestia nie zostanie zakomunikowana, a jaka będzie reakcja w przypadku zakomunikowania wybranego tematu, po pewnym czasie z pewnością osiągniecie sukces i zarząd zacznie słuchać i liczyć się z Waszą opinią.   

 

Fot. MB/Poznań, Garbary

 



Zostaw komentarz!