Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jak zaangażować pracowników w tworzenie wewnętrznej gazety firmowej?

Miałam przed kilkoma laty okazję pracować w ciekawej, dużej, międzynarodowej firmie. Jednym z moich zadań w ramach komunikacji wewnętrznej było rozkręcenie firmowego newslettera. Gdy tam przybyłam, miał on kilka stron w PDF-ie, redagowany i składany był przez osobę odpowiedzialną za komunikację wewnętrzną, publikowany był w intranecie. Można było w nim znaleźć krótkie newsy zarówno o tym, co działo się w polskich zespołach, jak i zagranicznych. Wydawany był w 2 językach. Na tamte czasy był ok, ale przyszedł czas na zmiany i rozwój.

Cele, które sobie postawiłam:

  1. zwiększenie liczby newsów, zwiększenie zaangażowania pracowników w tworzenie treści do gazety, czyli w komunikowanie się,
  2. przekształcenie newslettera w gazetę firmową,
  3. poprawa jakości dostarczanych treści (pracownicy podsyłali informacje, co dzieje się w ich zespołach, robili to sami bądź informacje takie były od nich wyciągane, ale treści mogłyby być lepszej jakości),
  4. zwiększenie zaangażowania zespołów zagranicznych w tworzenie gazety (o tym, czy magazyn firmowy jest dobrym narzędziem komunikacji wewnętrznej na poziomie międzynarodowym nie będę pisać, bo nie czas na to, powiem tylko tyle, że wtedy tam nie było innej platformy do komunikacji z zagranicznymi zespołami).

Jak zrealizowałam te cele? Trwało to ponad rok, rozwijało się powoli, jak kula śniegowa, ale zakończyło się sukcesem i przyniosło mi wiele satysfakcji. Newsletter przekształciłam w gazetę newsową wydawaną w 2 językach, w języku polskim w wersji drukowanej i onlinowej, w języku obcym tylko online, tworzoną wyłącznie przez pracowników firmy, którzy dostarczali nie tylko gotowe artykuły, ale także grafiki, tworzyli komiksy, reklamy do gazety. Pracownicy firmy prowadzili nawet własne, stałe rubryki. Gazeta wydawana była co miesiąc, liczyła po kilkanaście, czasami więcej stron. Newsy z zespołów zagranicznych publikowane były regularnie, zwiększyła się ich liczba, w każdym z kilkunastu krajów miałam współpracującego korespondenta.

Gazeta mimo newsowego charakteru, miała swoje stałe rubryki redagowane przez wybrane zespoły, które wyraziły taką chęć, np. zespół szkoleń, który edukował pracowników np. w zakresie kompetencji miękkich. Dodatkowo wprowadzony został profesjonalny skład i layout.

Co zrobiłam, by zwiększyć zaangażowanie pracowników w tworzenie magazynu firmowego?

  1. Spędziłam mnóstwo godzin na spotkaniach z każdą osobą, która była zainteresowana opublikowaniem materiału w gazecie. Zbierałam materiały, spisywałam, autoryzowałam, wplatałam cytaty tej osoby do tekstu.
  2. Każdy materiał/temat, który został przesłany do mnie – niezależnie od formy i jakości – był wykorzystywany. Najpierw był przeze mnie przerabiany, poprawiany, ulepszany, ale co najważniejsze wykorzystywany. Jeśli materiał nie pasował do gazety, publikowany był w intranecie, ale że gazeta była newsowa, wiele była w stanie znieść i pomieścić. Chciałam dać poczucie sprawczości osobom, które zdecydowały się napisać kilka słów i wyjść z inicjatywną skomunikowania się z innymi. Nie ma chyba niczego gorszego niż sytuacja, gdy pracownik chce coś ważnego dla jego zespołu powiedzieć, a zespół komunikacji nie daje mu takiej przestrzeni.
  3. Cytowałam pracowników w artykułach, przeprowadzałam wywiady, pokazywałam ludzi na zdjęciach.
  4. Jeśli pracownik sam stworzył artykuł i był on dobrej jakości, zostawał autorem tekstu i jego imię i nazwisko znajdowało się w gazecie pod artykułem.
  5. Każda osoba, która przyczyniła się do powstania kolejnego numeru gazety, miała swoje zasłużone miejsce w stopce redakcyjnej.
  6. Chodziłam za osobami, które zgłosiły chęć podzielenia się informacjami, pilnowałam terminów, dopytywałam, co dzieje się w poszczególnych zespołach, prosiłam, zachęcałam do komunikowania się.
  7. Regularnie pytałam, co dzieje się w poszczególnych zespołach.  
  8. Pomagałam pisać, tłumaczyłam, jak się pisze, na co zwrócić uwagę, wyjaśniałam, czym są  lead i śródtytuł.
  9. Szukałam wsparcia w kadrze zarządzającej, prosiłam, by wyznaczali osoby w swoich zespołach do kontaktu ze mną i regularnie kontaktowałam się z tymi osobami.
  10. Jak mantrę powtarzałam, jak ważna jest komunikacja wewnętrzna, jak działa i co daje pracownikom i zespołom.
  11. W zagranicznych zespołach poprosiłam o wyznaczenie po 1 osobie do kontaktu ze mną, a następnie raz w miesiącu wysyłałam maila z prośbą o nowe newsy. Mimo że materiały te były na różnym poziomie poprawności  językowej, dzielny tłumacz, który mnie wspierał, nie zrażał się i poprawiał wszystko. Nie chciałam nikogo zniechęcać tym, że gorzej włada obcym językiem. Najważniejsze było dla mnie, aby podesłał informację, aby chciał się komunikować, mówić o tym, co fajnego robią w swoim kraju, a ja z tłumaczem ubieraliśmy to w słowa.
  12. Dziękowałam i chwaliłam autorów. Zdarzało mi się również pisać do przełożonych wybranych pracowników emaile, by przekazać w kilku słowach, jak fajny materiał stworzyła dana osoba, i że cieszę się, że pochwalili się efektami swojej pracy.
  13. Pokazywałam talenty. Szukałam rysowników, zachęcałam do tworzenia reklam, gdzie zespoły pokazywały swoje usługi, czyli to, z czym można się do ich zespołu zgłosić np. help desk.

Kilka wybranych efektów, które zrobiły na mnie największe wrażenie i które z sentymentem wspominam do dziś:

  1. Telefon od jednego  z dyrektorów, który po tym, gdy ogłosiłam, że zbieram materiały do kolejnego numeru gazety, poprosił o rezerwację 2 stron, bo chciał osobiście opisać ważny projekt, który zrealizował jego zespół.
  2. Decyzja innego dyrektora zarządzającego największym zespołem firmy, że chciałaby się spotykać co miesiąc ze mną, by przekazywać mi newsy ze swojego zespołu osobiście a nie mailowo. Zakomunikował też swojemu zespołowi, że gdy zgłoszę się do nich z pytaniem o dalsze informacje, mają koniecznie mi ich udzielić, bo jego zespół potrzebuje dobrego PR-u wewnętrznego. Mimo że był bardzo zajętym, ważnym człowiekiem w firmie, na spotkanie w sprawie newsów do gazety firmowej zawsze miał czas. Co ciekawe, zdarzało mu się podejść do mnie, gdy akurat zbierałam informacje od podległych mu pracowników, by powtórzyć, żebyśmy dobrze to ograli, bo PR jest ważny.
  3. Pomysł dwójki pracowników, którzy zgłosili się z propozycją prowadzenia własnej rubryki z wywiadami z pracownikami (i prowadzili ją regularnie).
  4. Informacja od 1 z zagranicznych zespołów, że na swoim comiesięcznym spotkaniu robią przegląd newsów z gazety, opisujących wybrane projekty i kampanie i zastanawiają się wspólnie, który z nich można wdrożyć w ich kraju.

Jeśli macie inne, sprawdzone pomysły na angażowanie pracowników w komunikację wewnętrzną, zapraszam do podzielenia się nimi poniżej w komentarzach lub na Facebooku bloga, gdzie można także śledzić kolejne wpisy. 

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń.

 

FOT. MB/Poznań/neony



Zostaw komentarz!