Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Uwielbiamy korzystać z emaili. Już nie tylko używamy ich do przesyłania danych, ale wręcz do rozmawiania. Nikogo nie dziwią wiadomości z jednym słowem. Ich choć emaile to skuteczne narzędzie komunikacji wewnętrznej (potwierdzają to badania – więcej we wpisie Najskuteczniejsze narzędzia komunikacji wewnętrznej – wyniki raportu State of the Sector 2017), wszyscy mamy momenty, kiedy czujemy się przytłoczeni ich nadmiarem. Oprócz indywidualnych emaili, które wysyłamy każdego dnia pracy, a które dotyczą bieżących zadań, są też tzw. emaile centralne, czyli wysyłane np. przez dział komunikacji do wszystkich pracowników.

Jak zapanować nad nadmiarem emaili w firmie?

1. Newsletter. Jeśli w firmie wysyłanych jest zbyt dużo emaili do wszystkich pracowników lub do dużych grup pracowników (np. do kilku działów), warto rozważyć wprowadzenie cyklicznych newsletterów. Wysyłane np. raz w tygodniu zastąpią emaile centralne dystrybuowane na przestrzeni całego tygodnia. Newsletter warto podzielić na kategorie tematyczne, można w nim publikować całe newsy lub tylko tytuł i kilka zdań wprowadzenia (tzw. lead) a do tego link kierujący do reszty treści opublikowanej w intranecie. Newslettery mogą być dedykowane wszystkim pracownikom lub tylko wybranej grupie, której dana treść dotyczy.

2. Przejście z emaili (push) na newsy w intranecie (pull). Emaile są narzędziem komunikacji typu push, czyli wypychającym komunikat do pracownika (więcej o podziale narzędzi na push i pull pisałam tutaj). Jeśli nasza firma jest na to gotowa, możemy zrezygnować z emaila push na news opublikowany w intranecie, który będzie pull, czyli pracownik sam musi po niego sięgnąć. Trudność polega na tym, że przy takiej zmianie nikt i nic pracownikowi nie przypomni o nowym komunikacie opublikowanym w intranecie. Chyba, że nasz intranet ma notyfikacje o nowych publikacjach. Zabieg takiego przejścia możliwy jest w firmach, które mają komunikację wewnętrzną dobrze zorganizowaną a ich odbiorcy chętnie z niej korzystają. Rozwiązanie takie wprowadziła Kompania Piwowarska, zastępując centrale emaile portalem społecznościowym Yammer. Jak to zrobili? Polecam mój wywiad z nimi:
•    Kompania Piwowarska i jej pomysł na budowanie otwartości komunikacyjnej – case study cz. 1
•    Kompania Piwowarska przenosi komunikację na Yammera – case study cz. 2

3. ESN, czyli portal społecznościowy. To kolejne rozwiązanie, które może nam pomóc w zapanowaniu na dużą liczbą emaili w firmie. Narzędzia te dają możliwość tworzenia grup projektowych do wymiany komunikatów, załączników i komentarzy. Czyli zamiast pisać emaile do grupy projektowej, dyskutujemy o projekcie w zamkniętej grupie na portalu. Pamiętajmy o odpowiedniej kampanii informacyjno-promocyjnej dla pracowników, aby zachęcić ich do przeniesienia komunikacji z emaili do grup. Do ESN na główną tablicę czy do głównej grupy możemy przenieść też emaile centralne. Tak również zrobiła Kompania Piwowarska (linki do wywiadu o tym powyżej).

4. Zmiana sposobu korzystania z emaili. Przyjrzyjcie się jakości emaili, które krążą po firmie. I tych centralnych i bieżących. Jeśli widzicie w nich niedociągnięcia, warto rozważyć przeprowadzenie kampanii, w której promować będziemy efektywne korzystanie z tego narzędzia. Mogą znaleźć się tam wskazówki, jak pisać emaile, by były skuteczne, jak dobierać adresatów, jaka jest różnica między odbiorcą a osobą do wiadomości (DW/CC) czy jak tworzyć tytuły. Moje wskazówki w tym temacie znajdziecie we wpisach:
• Powiedź stop ping-pongom emailowym,
• Piątki wolne od emaila – wpis jest o tym, dlaczego warto czasami zrezygnować z komunikacji elektronicznej. 

A jakie Wy macie pomysły na zmniejszenie liczby firmowych emaili? Dajcie znać w komentarzu poniżej lub na Facebooku bloga.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
• szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń.

Fot. pixabay.com