Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Kiedy dostałam wiadomość z Kompanii Piwowarskiej, że właśnie skończyli projekt, w ramach którego przenieśli większość komunikacji wewnętrznej na Yammera, zdziwiłam się. Jeszcze bardziej, gdy usłyszałam, że ich słynny w branży komunikacji wewnętrznej portal społecznościowy dla pracowników Małe Piwo został zamknięty.

Ale Kompania Piwowarska znowu wykonała duży, kolejny krok w budowaniu otwartości komunikacji wewnętrznej wśród swoich pracowników. To, jak to robią, jest imponujące. Małe Piwo było portalem dla treści rozrywkowych, mniejszej wagi, miało integrować pracowników i budować ich zaangażowanie. Komunikacja korporacyjna wciąż prowadzona była za pomocą innych narzędzi, m.in. intranetu, gazety i maili.
Ale to właśnie się zmieniło. Kompania Piwowarska dała pracownikom możliwość otwartego komentowania wszystkiego, co dzieje się w firmie. Co więcej, przeszła z komunikacji push na pull, czyli teraz pracownicy sami muszą poszukać ważnych treści dotyczących firmy. Taki zabieg może udać się tylko w firmie, która wcześniej latami budowała zaangażowanie pracowników w komunikację i nauczyła ich, jak komunikować się dobrze.
Bierzmy z nich przykład, tym bardziej, że opowiadają o nim ze szczegółami.

Zapraszam na wywiad z Wojciechem Mrugalskim, kierownikiem ds. komunikacji i Natalią Kleczewską, specjalistą ds. PR z Zespołu Komunikacji Wewnętrznej Kompanii Piwowarskiej.

Wojciech Mrugalski i Natalia Kleczewska z Zespołu Komunikacji Wewnętrznej Kompanii Piwowarskiej

Maja Biernacka: Zanim zdradzicie, co zrobiliście Waszej społecznościowej platformie dla pracowników – małepiwo.net, cofnijmy się do jego genezy. Skąd pomysł, by w czasach początku Facebooka w Polsce uruchomić platformę społecznościową dla pracowników?
Wojciech Mrugalski: W 2007 r. przeprowadziliśmy badanie na temat komunikacji wewnętrznej w firmie i nasi pracownicy powiedzieli nam m.in., że jest XXI wiek, chcą być nadawcą komunikacji a nie tylko odbiorcą, że świat idzie do przodu, a my wciąż wydajemy gazetę. Uznaliśmy więc, że magazyn drukowany nie może brać na siebie całej komunikacji. Postanowiliśmy bardzo drastycznie ograniczyć liczbę stron gazety – nasz miesięcznik zmniejszył się od ponad 90 stron do ok. 20 stron. A fundusze z redukcji przeznaczyliśmy na stworzenie serwisu społecznościowego, który powstał w grudniu 2008 i była to strona zewnętrzna malepiwo.net.

MB: Nie dość, że daliście pracownikom wolność słowa w zakresie komentowania firmowych wydarzeń, to jeszcze dostęp do serwisu był także spoza firmowej sieci. Które grupy pracowników najchętniej tam zaglądały?
WM: Dostęp do Małego Piwa był także z domu i pracownicy faktycznie w swoim wolnym czasie tam wchodzili. Byliśmy przekonani, że przede wszystkim pracownicy administracyjni będą go odwiedzać, w drugiej kolejności sprzedaż, czyli młodzi ludzie, mobilni, korzystający z nowinek technologicznych. O pracownikach produkcji specjalnie nie marzyliśmy, ale okazało się po 1-2 latach, że 2/3 najaktywniejszych pracowników na Małym Piwie to byli właśnie pracownicy produkcji. Zaanektowali je w dużej części dla siebie. Stworzyli tam swój świat i swobodnie czuli się tam. To było ich Małe Piwo. Dyskutowali na różne tematy, a dla nas był to papierek lakmusowy o tym, co dzieje się w firmie. Wyłapywaliśmy problemy.

MB: A w jakim stopniu inne grupy pracowników odnalazły się na Małym Piwie?
Natalia Kleczewska: Mitem było to, że będą tam wszyscy i będą tam odpowiadać sobie na pytania, że zarząd odpowie na pytania szeregowego pracownika. Niestety nie udało nam się zachęcić osób z kadry zarządzającej, żeby aktywnie włączyli się w dyskusje. To my szukaliśmy odpowiedzi. Zachęcaliśmy zarząd i dyrektorów, mówiąc, że jest pytanie na Małym Piwie i mogą odpowiedzieć. Oni odpowiadali nam, a my wklejaliśmy odpowiedź. To nie było fajne, bo wiarygodna komunikacja jest wtedy, gdy wszyscy tam są i w pierwszej osobie odpowiadają a nie my – zespół komunikacji wewnętrznej w czyimś imieniu.
Co do statystyk, połowa pracowników aktywowała profile na Małym Piwie, a aktywnych użytkowników, czyli takich, którzy spędzali co najmniej kilka minut dziennie, było ok. 15%. 70% pracowników administracji było tam, 50% produkcji i oni byli najaktywniejsi, a ze sprzedaży 1/3 osób.  

MB: Małe Piwo było ewenementem w kraju w tamtych latach w zakresie budowania otwartości komunikacji wewnętrznej w firmach. Zdobyło branżowe nagrody, a case study na jego temat do dzisiaj przewija się na szkoleniach i konferencjach. Do dziś też większość firm nie ma takich narzędzi komunikacyjnych. Skąd więc pomysł, by zamknąć Małe Piwo?
NK: Faktycznie, nie znaleźliśmy drugiej firmy, która miałaby takie wdrożone narzędzie społecznościowe, a szukaliśmy benchmarków, gdy je uruchamialiśmy. Były funkcjonalności społecznościowe w intranetach, ale nie portal społecznościowy.
W 2014 r. pojawiły się sygnały, że trzeba coś zmienić, zaktualizować. Małe Piwo zrobiło się czerstwe.  Pracownicy byli zmęczeni tym formatem, chcieli czegoś nowego. Uznaliśmy, że poszukamy innego rozwiązania. Nasza firma matka zainwestowała w Yammera, w narzędzie Microsoftu. Postanowiliśmy więc, że przenosimy Małe Piwo na Yammera. Dziś, kiedy rozmawiamy, Małe Piwo jako portal zewnętrzny już nie istnieje. To zamknięty rozdział. Nie przenosiliśmy zawartości. Pracownicy mogli zabrać swoje zdjęcia i inny content. Przez jakiś czas wyciszaliśmy działania, by w maju 2015 r. zamknąć serwis na dobre.

Czym różni się komunikacja na Yammerze od tej prowadzonej na Małym Piwie? Jakie treści Kompania Piwowarska przekazuje pracownikom za pomocą tego narzędzia? Jak pracownicy przyjęli tak dużą zmianę? Zapraszam na drugą część rozmowy Kompania Piwowarska przenosi komunikację na Yammera – case study cz. 2.

Pozdrawiam
Maja Biernacka
agencja komunikacji wewnętrznej
bee DIFFERENT

Grafiki: Kompania Piwowarska