Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Komunikacja wewnętrzna bez budżetu

Przeglądając sesje tematyczne wrześniowego spotkania praktyków komunikacji wewnętrznej #thebigyak w Londynie, natknęłam się na ciekawy temat – komunikacja wewnętrzna bez budżetu. Czy da się prowadzić działania komunikacyjne w firmie, mając skromny budżet lub w ogóle nim nie dysponując? Oczywiście, że da się. Śmiem nawet zaryzykować tezę, że Polacy wypadliby w takim konkursie bardzo dobrze. Nie tylko dlatego, że jesteśmy  kreatywni, ale dlatego, że dla części z nas to niestety codzienność.

Co możemy zrobić, gdy nasz budżet dla komunikacji wewnętrznej jest bardzo skromny lub go nie ma?

Bezpłatne narzędzia
W moim wpisie Narzędzia dla specjalisty ds. komunikacji wewnętrznej wymieniłam kilka narzędzi, które pomagają mi w pracy w komunikacji wewnętrznej, a które są albo bezpłatne albo kosztują naprawdę niewiele. Przy pomocy Fresh maila zrobimy w prosty sposób profesjonalny newsletter i roześlemy go do pracowników, Canva pomoże nam w tworzeniu grafik do intranetu, plakatów itp. (tak, wiem, że to nie to samo, co profesjonalny grafik, ale skoro budżetu nie mamy, musimy sobie radzić sami), a Scribus to narzędzie do składu DTP, w którym również możemy złożyć newslettera, plakat a nawet wewnętrzną gazetę (naprawdę wiem, co piszę, przeszłam przez to wiele lat temu, zaczynając od samodzielnej nauki obsługi programu po składanie w nim firmowego newslettera). W druku pomocna byłaby drukarnia, ale jeśli nie mamy na nią funduszy, możemy plakat czy newsletter (jeśli go wywieszamy np. dla pracowników produkcji) wydrukować na firmowym sprzęcie.

A co np. z audytem komunikacji wewnętrznej? Do wykonania go najlepsze jest połączenie zasobów organizacji z zewnętrzną firmą specjalizującą się w przeprowadzaniu takich badań. To koszt ze względu na czasochłonność tego procesu, ale brak środków nie oznacza, że musimy z niego rezygnować. Do samodzielnego wykonania części audytu w postaci ankiet pomocne byłoby narzędzie, które policzy wyniki. Dostęp do takiej platformy nie jest drogi, ale jeśli i na to nie mamy środków, możemy skupić się na trzech innych częściach audytu komunikacji wewnętrznej. Sami możemy wykonać analizę desk research. Grupy fokusowe także możemy poprowadzić samodzielnie, podobnie jak wywiady z najwyższą kadrą kierowniczą. Na czym polegają poszczególne etapy audytu, pisałam tutaj.

Zawsze uważałam, że jeśli miałabym wybierać pomiędzy zatrudnieniem nowego pracownika do komunikacji wewnętrznej a kupnem nowego narzędzia komunikacji do wdrożenia w firmie, wybrałabym człowieka. Bo on sobie poradzi, nawet mając do dyspozycji tylko e-maila i Worda. Nie zrobi tego tak świetnie, jak gdy mamy duży budżet, ale swoją kreatywnością i pracowitością jest w stanie poprowadzić komunikację wewnętrzną. Mając tylko super narzędzie, a nie mając osoby zarządzającej komunikacją, nigdzie nie jest powiedziane, że komunikacja w firmie ruszy.

Kreatywność i pracowitość
Podstawowe funkcje komunikacji wewnętrznej to informowanie, motywowanie i budowanie zaangażowania. Więcej w tym psychologii niż narzędzi. Oczywiście mając dobre narzędzia i fundusze na kampanie wewnętrzne, byłoby nam łatwiej te funkcje realizować. Ale bez nich wciąż możliwe jest spełnienie tych celów na określonym poziomie. Warto więc postawić na siebie, swoje kontakty, bywanie, nasłuchiwanie i dystrybuowanie tych informacji, przekonywanie i zachęcanie pracowników do włączenia się w komunikację, budowanie sieci informatorów w firmie, promowanie swoich działań i edukację na temat komunikacji wewnętrznej. To trochę jak ręczne sterowanie wielką machiną – będzie ciężko i wolniej niż gdyby proces był zautomatyzowany przy pomocy sprawnego narzędzia.  

Warto też pomyśleć, jak zaangażować pracowników w komunikację wewnętrzną, by wykorzystać ich umiejętności. Być może znajdziemy w firmie osobę, która lubi fotografować albo będzie tam pracownik, który potrafi zmontować wideo czy zna się na tworzeniu grafik. Nie potrzebujemy do tego skomplikowanych programów – te open sourcowe też sobie poradzą. Zamiast profesjonalnej kamery wystarczy nam telefon czy aparat z funkcją nagrywania. Możemy również poszukać takich osób poza firmą np. wśród znajomych. Być może właśnie rozkręcają własną firmę i/lub są freelancerami i zgodziliby się bezpłatnie wykonać prostą usługę w zamian za promocję ich działalności wśród pracowników naszej firmy. Możemy też rozejrzeć się za studentami, który w ramach np. praktyk mogliby wesprzeć nas w prowadzeniu bez budżetowej komunikacji wewnętrznej.

Bezcenna nauka
Mimo braku funduszy, wciąż możemy podnosić swoje kompetencje w zakresie komunikacji wewnętrznej i szukać nowych inspiracji. Uczestniczenie w szkoleniach i konferencjach branżowych z pewnością poszerzy naszą wiedzę, ale gdy nie mamy na to budżetu, warto sięgnąć po zasoby internetu. Żyjemy w czasach onlinowych, gdzie bez problemu możemy znaleźć bezpłatne, ciekawe webinary, podcasty, e-booki, blogi i artykuły. Szczególnie jeśli znamy język angielski. Polecam Wam zajrzeć do prawej kolumny mojego bloga, gdzie na końcu wypisałam miejsca, do których zaglądam regularnie.
Szczególnie polecam:
•    blog All things IC (Wielka Brytania), 
•    podcast ICology, jeśli wolicie słuchać (USA), 
•    webinary Newsweaver (obecnie firma nazywa się Poppulo) organizowane co około miesiąc (USA/Wielka Brytania/Irlandia).

Korzystam z nich aktywnie. Są bezpłatne i w języku angielskim.
Warto też podglądać, co mówią i co polecają eksperci od komunikacji wewnętrznej. Naszą polską branżę można spotkać szczególnie na LinkedIn, również na Facebooku. Kolegów zajmujących się komunikacją wewnętrzną w Wielkiej Brytanii, USA czy Kanadzie możemy podglądać na Twitterze. To tam szczególnie udzielają się. Polecam Wam zajrzenie na mojego Twittera i zobaczenie, kogo z branży internal comms obserwuję.

Wasze pomysły
Bardzo jestem ciekawa, jak Wy – jeśli byliście lub jesteście w takiej sytuacji bez budżetu – sobie radzicie. Co jeszcze podpowiedzielibyście innych specjalistom i mi? Zostawcie proszę komentarz tu lub na Facebooku bloga.

*****************

Wpisy z bloga na bieżąco:
-> Facebook bloga,
-> newsletter – jeśli wolicie dostawać je e-mailem, to raz w tygodniu wysyłam newsletter z nowym wpisem wprost do Waszych skrzynek. Zapisać można się na niego poprzez formularz, który jest w prawej kolumnie bloga.

Sprawdźcie również terminy najbliższych szkoleń z komunikacji wewnętrznej.

Fot. MB/Poznań



Zostaw komentarz!