Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Zdarzyło mi się usłyszeć, że dana firma ma komunikację wewnętrzną, ponieważ w firmie funkcjonuje intranet albo inne narzędzie. Te same firmy zazwyczaj nie rozumiały, dlaczego komunikacja u nich szwankuje. Jeśli celem komunikacji wewnętrznej w organizacji jest posiadanie intranetu, to z pewnością komunikacja nie będzie tam działała poprawnie.
Być może były to skróty myślowy osób, które je wypowiedziały. Celem komunikacji wewnętrznej nie jest posiadanie intranetu. Informowanie pracowników za jego pośrednictwem to z kolei tylko wycinek możliwości, jakie daje komunikacja wewnętrzna. Jest to jednak najczęściej wymieniany cel (lub funkcja) prowadzonych działań komunikacyjnych. Często zapominamy o tym, że nie jest to cel jedyny.

Jakie są więc podstawowe funkcje komunikacji wewnętrznej w organizacji?

Możemy wyróżnić 4 główne cele:
1. informowanie (np. o misji, wizji, strategii, zmianach, produktach i usługach, projektach, planach, ruchach kadrowych, zadaniach pracownika i jego zespołu, rezultatach wykonywanej pracy; to także przekazywanie wskazówek i dostarczanie wiedzy),
2. motywowanie (np. do podjęcia określonych działań, do osiągania pożądanych celów i wyników, do wykonywania zadań w określony sposób, do uczenia się, podnoszenia sobie poprzeczki, do rozwijania swoich kompetencji, ale też wyjaśnianie motywów działania firmy,  sposobu myślenia ludzi zarządzających daną organizacją i wyznaczających jej kierunek),
3. angażowanie (np. do podjęcia działania, do włączenia się do realizacji planu, projektu czy celu, do przyjęcia pożądanej postawy nie tylko wewnątrz firmy, ale także poza nią; to też zainteresowanie odbiorcy daną sprawą, by chciał ją poprzeć czy włączyć się do jej realizacji),
4. integrowanie (np. wokół idei, wartości, wspólnego celu, ale także integrowanie rozumiane jako dostarczanie możliwości lepszego poznania firmy, jej usług, produktów i ludzi ją tworzących, co przekłada się na efektywniejszą i skuteczniejszą współpracę, poczucie bycia częścią wspólnoty, bliskości do innych ludzi, ale także do celów, jakie firma chce osiągnąć).

Do tego możemy dodać kolejne funkcje komunikacji wewnętrznej:
•    budowanie wizerunku firmy, zespołu, pracownika (wraz z employee brandingiem, czyli ta częścią employer brandingu skierowaną do wewnątrz organizacji),
•    budowanie kultury organizacyjnej,
•    budowanie identyfikacji pracowników z firmą,
•    wspieranie realizacji strategii firmy,
•    wymiana wiedzy i gromadzenie firmowego know-how,
•    edukowanie,
•    usprawnienie współpracy pomiędzy zespołami,
•    dostarczanie informacji zwrotnej.

Na co powinniśmy szczególnie zwrócić uwagę, planując rozpoczęcie kolejnego działania w ramach komunikacji wewnętrznej w organizacji?
Warto mieć świadomość, że celem komunikacji wewnętrznej jest coś więcej niż informowanie pracowników o działaniach realizowanych w firmie. Jej celem jest wpływanie na postawy pracowników, by były one zgodne ze zdefiniowanymi przez organizację i służyły realizacji jej celów.
Aby skutecznie wpływać na postawy odbiorców, potrzebujemy dobrych narzędzi. I tu dopiero znajdziemy intranety, newslettery, czaty i  gazety wewnętrzne. To tylko (i jednocześnie aż) narzędzia do realizacji celów.
Każde działanie realizowane w ramach komunikacji wewnętrznej musi mieć cel. Inaczej komunikacja wewnętrzna pozostanie intranetem, jak w opowieści firm z początku tego wpisu. I nie dziwmy się wtedy, że nie działa dobrze, skoro sami na początku nie wyznaczyliśmy jej i sobie celu.
Definiowanie celów pomaga w lepszym dopasowaniu działań komunikacyjnych, które mają pomóc nam dany cel zrealizować. Wiedząc, co chcemy osiągnąć, łatwiej nam dobrać narzędzia komunikacji wewnętrznej, precyzyjniej zdefiniować grupę odbiorców (komunikacja wewnętrzna to nie komunikowanie wszystkiego wszystkim), wtedy też łatwiej będzie nam określić sposób, w jaki zmierzymy zrealizować cel, czyli nazwać kolejne kroki.

Co jeszcze możemy dodać do funkcji, jakie pełni komunikacja wewnętrzna w organizacji? Co byście dodali?

Zapraszam także na Facebooka bloga, gdzie można śledzić kolejne wpisy.
 

Fot. Ratul/New York