Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Managerze, dziel się informacjami z pracownikami

Inspiracją do tego wpisu były moje przygotowania do poprowadzenia kolejnego mini szkolenia u jednego z moich klientów i wyniki raportu State of the Sector 2017 przeprowadzonego przez agencję komunikacji wewnętrznej Gatehouse (więcej o wynikach raportu: Najskuteczniejsze narzędzia komunikacji wewnętrznej – wyniki raportu State of the Sector 2017).
Wyniki raportu przyniosły następujący wniosek: kadra kierownicza, z którą mamy najczęściej do czynienia, czyli managerowie liniowi, mają według respondentów badania najniższe kompetencje komunikacyjne. A to oznacza, że jako specjaliści ds. komunikacji wewnętrznej powinniśmy wspierać ich w rozwoju tych kompetencji. Szkolenia, warsztaty, publikacje, a przede wszystkim codzienna praktyka będą pomocne.

Wyniki badania State of the Sector 2017 (ta grafika prezentowana była podczas webinaru omawiającego wyniki raportu, nie ma jej w samym raporcie)  

Jednym z zadań kadry kierowniczej powinno być regularne dzielenie się informacjami ze swoimi pracownikami, czyli kaskadowanie zdobytych informacji. Jakich argumentów użyć, by zachęcić ich do tego? Jakie korzyści przynosi firmie, managerowi i pracownikowi dzielenie się informacjami? Dziś o tym.   

Dzielenie się informacjami – korzyści dla managera
Co daje managerowi dziele się informacjami z podwładnymi pracownikami:
•    buduje swój autorytet jako osoby poinformowanej, mającej dostęp do informacji
•    buduje swój autorytet jako osoby dobrze zarządzającej obiegiem informacji w zespole
•    doinformowani pracownicy są bardziej zmotywowani i zaangażowani, a to prowadzi do osiągania lepszych wyników przez zespół zarządzany przez managera
•    dba o swój wizerunek – Personal PR
•    buduje zaufanie do siebie – pracownicy wierzą, że jeśli pojawią się kolejne ważne dla nich informacje, otrzymają je od managera, więc mogą spokojnie pracować, nie wyczekując i nie domyślając się, co nastąpi
•    buduje swoją wiarygodność opartą na faktach, które przekazuje
•    ma lepszy kontakt z pracownikami, co przekłada się na efektywniejszą współpracę na co dzień
•    w zespole panuje lepsza atmosfera, ponieważ pracownicy są informowani na bieżąco o tym, co dla nich ważne i nie muszą sami poszukiwać tych informacji, wyczekiwać na nie czy nasłuchiwać itp.
•    ma kontrolę nad oficjalnymi informacjami – a to niweluje plotki, nie musi gasić pożarów wywołanych brakiem informacji lub dezinformacją
•    podczas dialogu korzysta z wiedzy i doświadczeń wszystkich pracowników

Polecam też analizę efektów, jakie daje komunikacja proaktywna i skutków, jakie może przynieść zaniechanie jej. Opisałam to na przykładzie działań zarządu i zespołu ds. komunikacji wewnętrznej we wpisie Reaktywna czy proaktywna – która komunikacja jest lepsza?
Warto także tak kierować przekazywanymi informacjami, aby pracownicy nie byli biernymi widzami czy słuchaczami, którzy mają tylko przyjąć informacje do wiadomości. Kierując zespołem i zarządzając informacją, managerom powinno zależeć na takim poprowadzeniu przekazu, aby włączyć pracowników w proces realizacji tego, co płynie z przekazu. Czyli np. włączanie pracowników w formułowanie wniosków, decyzji, opracowanie koncepcji zmian czy pomysłu na wykonanie zadania.

Dzielenie się informacjami – korzyści dla pracowników
Również pracownicy wiele zyskują, gdy kadra kierownicza dzieli się z nimi informacjami.
Korzyści mogą być następujące:
•    spokój w głowie, ponieważ wiedzą, w jakim kierunku zmierza firma, na jakim etapie jest realizacja celów, jak idzie wykonanie ich zadań itd.
•    mogą skupić się na pracy, a nie na wyczekiwaniu na informacje, na szukaniu ich czy na analizie plotek
•    pracują efektywniej, ponieważ mogą skupić się na pracy i wiedzą, co mają robić
•    czują, że są traktowani poważnie, że są ważnym elementem zespołu, firmy
•    są bardziej zadowoleni z pracy, dumni z niej, chętni do polecenia jej innych (badania pokazują, że doinformowani pracownicy, chętniej tak się zachowują)
•    chętniej współpracują z innymi – mają informacje, co i jak należy wykonać, mogą dzielić się tymi informacjami z innymi
•    mniej boją się zmian i przyszłości – wiedzą, w jakim kierunku zmierza firma, wiedzą, na czym stoją
•    wymiana informacji z kadrą daje im możliwość rozwiania wątpliwości, przekazania swoich pomysłów i uwag

Dzielenie się informacjami – korzyści dla firmy
Jeśli wymiana informacji funkcjonuje poprawnie, korzyści odczuje również firma. Mogą to być:
•    bardziej zaangażowany zespół
•    lepsza atmosfera pracy i współpracy
•    przejrzystość, autentyczność, wiarygodność celów i działań firmy
•    większa otwartość komunikacyjna, co prowadzi do tego, że pracownicy chętniej komunikują się między sobą, chętniej dzielą się wiedzą, kreują nowe pomysły dla firmy
•    lepsze wyniki finansowe (to także potwierdziły badania; firmy, które dbają o komunikację wewnętrzną, osiągają lepsze wyniki finansowe)

Jak przekazywać informacje pracownikom?
Ważny jest wypracowany w firmie proces kaskadowania informacji. Równie ważne jest (jeśli nie ważniejsze) posiadanie przez osoby kaskadujące odpowiednich kompetencji komunikacyjnych. M.in. po to, by skutecznie oddziaływać na pracowników, przekazując im informacje (by angażować, motywować, edukować) czy po to, by nie zniekształcać przekazu.
Podczas kaskadowania informacji warto mówić:   
•    prostym, zrozumiałym dla wszystkich językiem (slang korporacyjny nie jest zły, pod warunkiem, że wszyscy go znają),
•    operując przykładami (łatwiej zrozumiemy omawiane zagadnienie, łatwiej też je zapamiętamy),
•    tłumacząc podjęte przez firmę działania (wtedy łatwiej jest je zrozumieć i zaakceptować),
•    mówiąc o wpływie tych decyzji na funkcjonowanie zespołu, działu i każdego z pracowników (ponieważ to interesuje nas najbardziej – jak dana decyzja wpływa na moją pracę),
•    mówić tyle, ile możemy przekazać (jeśli są to poufne informacje – nie mówmy, możemy jednak zaznaczyć, że pewne informacje są poufne i obecnie nie możemy ich przekazać; jeśli niewiele wiemy, bo np. projekt jest w trakcie realizacji lub decyzje nie zostały jeszcze podjęte – powiedzmy tyle, ile wiemy na teraz),
•    odnosząc się do większego obrazu – celów biznesowych, strategii, misji itd., aby pokazywać związek działania na poziomie zespołu z celem na poziomie firmy.

Narzędzia komunikacji dla managera
Które narzędzia komunikacji wewnętrznej będą najlepsze do dzielenia się informacjami? Najskuteczniejsza jest komunikacja bezpośrednia, ponieważ od razu możemy wyjaśniać, tłumaczyć, pozyskać informację zwrotną, odpowiedzieć na pytania i rozwiać wątpliwości. Dlatego warto postawić na spotkania. Do przekazywania informacji, które należy przyjąć do wiadomości sprawdzi się również email. Bezpośrednie, krótkie sprawy można załatwić telefonicznie, podczas spotkania 1:1 czy za pomocą komunikatora wewnętrznego.
Jeśli szukacie dobrego przykładu, jak zorganizować proces kaskadowania informacji w firmie, polecam Wam mój wywiad z GSK (GlaxoSmithKline) – Spotkania kaskadowe w GSK – case study. Oni robią to naprawdę dobrze.  

A jak wygląda kaskadowanie i dzielenie się informacjami w Waszych firmach? Dajcie znać w komentarzu poniżej lub na Facebooku bloga. Pamiętajcie też, że jest sporo miejsca na blogu na prezentację case study Waszych komunikacyjnych działań (jako wywiad lub wpis gościnny). Jeśli jesteście zainteresowani – zapraszam do kontaktu.

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń.

Grafika: raport State of the Sector 2017 agencji Gatehouse
Fot. MB/Egipt



Zostaw komentarz!