Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jak co roku znana (i moja ulubiona) brytyjska agencja komunikacji wewnętrznej Gatehouse wydała raport „State of the Sector 2016” dotyczący badania stanu komunikacji i angażowania pracowników w firmach w 2015 r. Dzięki temu wiemy, które narzędzia komunikajci wewn. są obecnie najskuteczniejsze.

Uczestnicy badania
Zacznijmy od osób, które wzięły udział w badaniu, bo poznanie tej grupy pozwoli lepiej odczytać i zrozumieć wyniki, a są zaskakująco pozytywne z punktu widzenia specjalisty ds. komunikacji wewnętrznej pracującego w Polsce. Jeśli komunikacja w Polsce ma iść właśnie w tym kierunku, to jestem na tak!

W badaniu wzięli udział specjaliści od komunikacji wewnętrznej reprezentujący przede wszystkim duże firmy z Europy. 372 osoby z 70 krajów, z tego połowa pochodzi z Wielkiej Brytanii, 16% z pozostałych krajów Europy i 14% z Ameryki Północnej, głównie z USA. Ważne jest to, że aż 38% respondentów reprezentuje firmy, które zatrudniają ponad 10 tys. pracowników, a 46% zatrudnia od 1 do 10 tysięcy osób, czyli mamy do czynienia z wynikami dotyczącymi dużych firm.

Gdzie usytuowana jest komunikacja wewnętrzna w firmach?
Na to pytanie odpowiedzi prezentują się następująco:
• 36% w zespołach komunikacji korporacyjnej/PR,
• 18% w HR,
• 14% w dedykowanym zespole komunikacji wewn./angażowania pracowników.

Zespół ds. komunikacji wewnętrznej
61% firm ma mniej niż 5 osób dedykowanych komunikacji wewnętrznej. 1/5 ma pomiędzy 6 a 20 osób, a 13% badanych powiedziało, że w ich firmie za zadania dotyczące komunikacji wewn. odpowiada więcej niż 20 osób. Sporo, ale to z pewnością dlatego, że w badaniu wzięli udział przedstawiciel naprawdę bardzo dużych firm.

Komunikacja kierownicza
2/3 respondentów uważa, że ich kadra kierownicza wyższego szczebla podziela ich punkt widzenia w zakresie roli i celów stawianych komunikacji wewnętrznej i aż 70% rozumie wartość, jaką komunikacja wnosi do organizacji. Niestety według moich obserwacji nam w Polsce daleko jeszcze do takich wyników, chyba, że spytamy kadrę kierowniczą o deklaracje, a nie o konkretne działania wdrożone w firmach.  

Strategia działania
Komunikowanie strategii jest priorytetem dla zespołów komunikacji w większości organizacji. 49% firm ma spisany plan działania w obszarze komunikacji wewnętrznej, a 37% ma rozpisaną strategię na ponad rok. Tylko 27% uważa, że pracownicy dobrze rozumieją powody decyzji, które podejmują ich przełożeni.

Rzućmy okiem na najczęstsze zadania zespołów ds. komunikacji. To tłumaczenie strategii, informowanie o kwestiach korporacyjnych (kwestie HR, zmiany w procesach itp.), wsparcie komunikacji kierowniczej, budowanie zaangażowania pracowników, wsparcie zmian organizacyjnych w firmie oraz wsparcie komunikacyjne wybranych zespołów i inicjatyw. Wszystkie te cele zyskały ponad 75% wskazań.

A jak to będzie wyglądało w ciągu 2016 roku? Badani zadeklarowani, że skupią się na komunikowaniu strategii, wartości i celów. To główne wskazanie. Na dalszych miejscach znalazły się: poprawa onlinowych kanałów komunikacji  i usprawnianie komunikacji kierowniczej.
 

Narzędzia komunikacji wewnętrznej
Komunikacja bezpośrednia twarzą w twarz jest najbardziej efektywnym narzędziem  w relacji do materiałów drukowanych czy narzędzi elektronicznych. Bardzo popularne są konferencje i seminaria (zarówno skierowane do wszystkich pracowników, jak i kadry kierowniczej średniego i wyższego szczebla) jako narzędzie komunikacji wewnątrzfirmowej – 91% odpowiedzi i spotkania z przełożonym – 85%. Najskuteczniejsze są natomiast road shows z kadrą kierowniczą, konferencje i semianaria.

Spośród elektronicznych narzędzi komunikacji e-maile (wysyłane do wszystkich) i intranet są najpopularniejsze – 90% wskazań, ale też newslettery i wideo – 85%. Ponad 2/3 respondentów korzysta w firmach z komunikatorów wewnętrznych, tablic elektronicznych, blogów i mediów społecznościowych.
Co ciekawe, aż 35% firm stosuje wewnętrzne kanały TV/wideo i  wewnętrzne aplikacje oraz podcasty - aż 24%.
A jak wygląda efektywność tych narzędzi? E-maile choć popularne nie są zbyt efektywne (ok. 60% wskazań). Niewiele lepiej wypadają newslettery. Najskuteczniejsze okazują się być wewnętrzne aplikacje i komunikatory, a potem wideo i blogi. Najsłabiej (<50% wskazań) wypadają pod względem efektywności – wewnętrzna TV, ekrany plazmowe/informacyjne oraz forum.  

Media społecznościowe w firmach
10% badanych odpowiedziało, że ich media społecznościowe stosowane wewnątrz firm są na zaawansowanym poziomie, 54% określiło ten poziom jako ograniczony (co oznacza występowanie 1-2 narzędzi, z których korzysta mniej niż połowa pracowników). 22% nie wdrożyło jeszcze platform społecznościowych dla pracowników, ale planuje zrobić to w ciągu roku. 14% nie zamierza wdrażać ich w ogóle.
Zaskakujące są wyniki co do efektywności tych narzędzi. Są spore plany do rozwoju narzędzi społecznościowych, choć badani przyznali, że sukcesu po wdrożeniu takich narzędzi nie było (tylko ok. 30 respondentów określiło uruchomienie tego narzędzia jako duży sukces). Problemem może być brak zrozumienia przez pracowników celowości istnienia takich narzędzi w firmie (tylko 45% badanych przyznało, że ich pracownicy rozumieją ten cel). Mnie natomiast interesują głosy przy wskazaniu: narzędzia społecznościowe spowodowały więcej problemów niż ich rozwiązały. 80% badanych nie zgodziło się z tym stwierdzeniem.

Drukowane narzędzia
W kontekście efektywności komunikacji narzędzia drukowane zostały określone jako najmniej skuteczne. Jeśli jednak są już wykorzystywane w firmach, to najlepiej radzi sobie wewnętrzna gazeta – 68% respondentów wydaje ją. Plakaty i banery wskazało 59% badanych.

Drukowane vs. elektroniczne
Próbowałam zestawić skuteczność tych narzędzi, choć nie wiem, czy metodologia badania na to pozwala. Wyszło, że najskuteczniejsze narzędzia komunikacji to:

>70%:
• komunikator wewnętrzny
• wewnętrzne aplikacje
• wideo

pomiędzy 60-70%:
• blogi
• intranet
• gazeta wewnętrzna
• newslettery
• media społecznościowe  

W okolicach 60% wskazań znalazły się e-maile i plakaty.

Jeśli do tego zestawienia dodamy komunikację bezpośrednią, to znajdzie się ona zdecydowanie powyżej wszystkich wyżej wymienionych narzędzi.

Cały raport „State of the Sector” znajdziecie na stronie agencji Gatehouse. A jeśli zamiast czytania wolicie słuchać, to Chuck Gose, amerykański ekspert od komunikacji wewn. i autor podcastu ICology przeprowadził wywiad z szefem agencji Gatehouse – Simonem Wrightem  właśnie o wynikach tego raportu. Podcastu możecie posłuchać na kanale ICology.

Zapraszam także na Facebooka bloga, gdzie można śledzić kolejne wpisy.

Pozdrawiam
Maja Biernacka
agencja komunikacji wewnętrznej
bee DIFFERENT

Fot. materiały Gatehouse