Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Znamy już wyniki corocznego badania stanu komunikacji wewnętrznej i zaangażowania pracowników (State of the Sector Internal Communication and Employee Engagement 2018) realizowanego przez znaną i cenioną w branży międzynarodową agencję Gatehouse z Londynu (z którą mam przyjemność współpracować przy realizacji ich międzynarodowych projektów, które dotyczą też Polski). Co wyszło w tym roku? Które narzędzia są najskuteczniejsze? Jak idzie nam planowanie, budowanie strategii i mierzenie komunikacji? Mogłoby być lepiej, niestety. Rzućmy okiem na najważniejsze elementy nowego raportu.

O badaniu
W badaniu State of the Sector 2018 wzięło udział ponad 650 praktyków komunikacji wewnętrznej z całego świata, głównie z Wielkiej Brytanii (57%), 20% z Ameryki Północnej, 13% z reszty Europy i 7% z rejonu Azji i Pacyfiku. Badanie przeprowadzono w listopadzie 2017, a jego wyniki ogłoszono w lutym 2018.

Rola komunikacji wewnętrznej
Tylko 22% badanych przyznało, że w ich organizacjach nie jest jasno zdefiniowany cel dla komunikacji wewnętrznej. 75% stwierdziło, że komunikacja wewnętrzna jest postrzegana w ich firmach jako kluczowy czynnik wpływający na zaangażowanie pracowników. A 71% zgodziło się ze stwierdzeniem, że wyższa kadra kierownicza traktuje ich jako zaufanych doradców. 70% uważa, że zespół komunikacji wewnętrznej jest angażowany na wszystkich szczeblach w komunikowanie przekazów biznesowych. Niestety jest też zła wiadomość – połowa badanych firm nie ma gotowej strategii czy wizji dla swojej komunikacji.

Komunikacja bezpośrednia
Najmniej skuteczne narzędzia bezpośredniej komunikacji wg badanych to: ambasadorowie 66% wideokonferencje dla wszystkich pracowników 65% oraz forum/rada pracownicza 55%.

Najskuteczniejsze są natomiast:
•    road show’y z wyższą kadrą kierowniczą 82%
•    konferencje i seminaria dla managerów i wyższej kadry kierowniczej 81%
•    konferencje i seminaria dla pracowników 78%
•    telekonferencje z managerami i wyższą kadrą kierownicza 77%
•    sesje i lunche z tą grupą 76%
•    wizyty najwyższej kadry kierowniczej 76%
•    spotkania z managerem 72%

Słowem kluczem w tej wyliczance jest… kadra kierownicza.

Niestety także słaba jakość komunikacji kierowniczej (od bezpośrednich managerów) została wskazana jako największa bariera dla komunikacji (56%). Co ciekawe dna drugim miejscu wymieniono technologię (54%).

Narzędzia digitalowe
Niestety elektroniczne narzędzia wcale nie okazały się bardzo efektywne w komunikacji wewnętrznej. Najskuteczniejszy jest… email! Prawie 78% badanych wskazało go jako najskuteczniejsze narzędzie w kategorii rozwiązań digitalowych. Na drugim miejscu jest wideo z 77% i elektroniczne newslettery – 76%. Komunikator wewnętrzny zyskał 70% głosów w ocenie efektywności i to koniec.

Pozostałe narzędzia takie jak intranet, blogi, chatboty, wewnętrzne portale społecznościowe (ESN), plazmy/LCD, fora, tv, podcasty i extranety wypadły dużo gorzej. Zaskakująco niską skuteczność przypisano intranetom i ESN – odpowiednio 58% i 54%. Nawet wewnętrzna tv zyskała więcej, bo 65%! Plazmy/ekrany – 55%, a blogi 62%.

Media społecznościowe

Najpopularniejsze media społecznościowe w firmach to Sharepoint z Yammerem – odpowiednio 56% i 49% badanych stosuje te rozwiązania. Co ciekawe 25% wskazało Twittera.

51% badanych wskazało też, że ich stopień zaawansowania stosowania social mediów jest na poziome ograniczonym, a tylko 14% zadeklarowało, że jest to poziom zaawansowany. Wyniki te niewiele różnią się od tych z 2017 roku (% są podane w nawiasach).
 
Rozwiązania mobilne

Niestety mobilni w komunikacji wewnętrznej to my nie jesteśmy. Wręcz powiedziałabym, że mamy dramat. Tylko 43% badanych firm ma aplikacje mobilne (mobilne wersje Yammera, Jive, WhatsApp i inne), 23% stosuje powiadomienia SMS, ok. 18% mam dedykowane aplikacje i 14% nagrywane wiadomości.
Niestety niewiele firm planuje również wdrażanie mobilnych rozwiązań. Co gorsze, aż 62% badanych przyznało, że uważają, że takie dedykowane aplikacje są mało efektywne i aż 59% tak oceniło aplikacje mobilne w ogóle. Nagrywane wiadomości są nieefektywne dla 67% badanych.
Najskuteczniejsze są SMS-y – 48%.

Drukowane rozwiązania

Wyników w tej kategorii byłam bardzo ciekawa. Czy druk umiera? Pomału, ale jeszcze nie poddał się.
Najskuteczniejsze są gazety wewnętrzne i plakaty – badani ocenili ich efektywność na poziomie ok. 68%. Plakaty dostały 65%. Drukowane newslettery, druki na biurkach, listy, broszury i ulotki ocenione zostały poniżej 55%.

Narzędzia do udzielania informacji zwrotnej

Do udzielania informacji zwrotnej najskuteczniejsze są bezpośrednie rozmowy, także przez telefon (85%), grupy fokusowe (80%) oraz badania zaangażowania (80%).
Nie sprawdza się skrzynka pomysłów (35%), media społecznościowe (42%) i opcja „zapytaj szefa” dostępna w intranecie (45%).

Mierzenie komunikacji wewnętrznej

Jak mierzymy komunikację wewnętrzną? Najpopularniejsze są:
•    badanie zaangażowania pracowników 69%
•    statystyki online 68%
•    feedback po spotkaniach/wydarzeniach bezpośrednich 55%
•    statystyki emaili 44%
•    badanie nastrojów 43%

Niestety audyt komunikacji wewnętrznej realizowany własnymi zasobami wskazało tylko 34% badanych, a realizowany przez zewnętrzne agencje tylko 14%. 12% w ogóle nie mierzy swoich działań komunikacyjnych.
 

50% badanych posiada roczny plan komunikacji, 41% matryce odbiorców, cele działań i mierniki. Strategię komunikacji posiada 33% uczestników badania. Niestety co 5 badany nie dysponuje żadnym planem.

Zespół ds. komunikacji wewnętrznej
Gdzie ulokowany jest zespół komunikacji wewnętrznej? Najczęściej w komunikacji dziale korporacyjnej/PR/public affairs – 48% badanych zaznaczyło tę odpowiedź.
Na dalszych miejscach mamy:
•    HR 17%
•    marketing 11%
•    zespół komunikacji wewnętrznej /angażowania pracowników 10%
•    inny dział 4%
•    przy zarządzie 3%

Plany na 2018 rok
Badanych zapytano też, jakie mają plany komunikacyjne na 2018 rok. 73% badanych chce postawić na aplikacje mobilne, 72% na ESN i chatboty, czyli ewidentnie idziemy w bycie „trendi”, choć badanie pokazało, że portale społecznościowe nie są bardzo skuteczne. 68% rozwijać będzie wideo.
27% badanych planuje zmniejszyć rolę ogłoszeń dystrybuowanych emailem.

Cały raport State of the Sector Internal Communication and Employee Engagement będzie do pobrania na stronie Gatehouse od 22 lutego 2018. Tam też ciekawostki na temat tego, jak komunikacja wewnętrzna różni się w Europie od tej w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie.
Planowany jest także webinar, gdzie przedstawione zostaną szersze wyniki badania – odbędzie się on 7 marca 2018 o g. 16 polskiego czasu (3 pm GMT). Zapisy są prowadzone tutaj.

Co powinnyśmy zrobić, mając takie wyniki?
Warto zatrzymać się na chwilę i przeanalizować działania, które realizujemy na co dzień w komunikacji wewnętrznej. Niestety badania mają to do siebie, że to wypadkowa wielu głosów i gdy zestawimy z nimi wyniki naszej firmy, mogą się one znacznie różnić od tych tutaj. Zaprezentowane przez Gatehouse wyniki badania to wskazówki i podpowiedzi, co sprawdza się w innych firmach, a co nie jest efektywne.

W kontekście naszej firmy nie powinniśmy zgadywać, co jest skutecznie, jakich rozwiązań potrzebują pracownicy i co ułatwiłoby im pracę. Zapytajmy ich o to, najlepiej w postaci badania, które oceni stan naszej komunikacji wewnętrznej. A potem zbudujmy strategię opartą na tych wynikach, które pokażą potrzeby naszych odbiorców albo chociaż przygotujmy plan komunikacji na najbliższe miesiące.

Jeśli potrzebujecie dodatkowej wiedzy w tym temacie, polecam inne wpisy na blogu albo udział w moich szkoleniu z budowania strategii i warsztatach z planowania działań. Zapraszam również do współpracy z moją firmą w zakresie realizacji audytów, budowania strategii i planów.     

Wasze opinie
A co Was najbardziej zaskoczyło w tych wynikach? Dajcie znać w komentarzach poniżej lub na Facebooku bloga.

Grafiki: raport Gatehouse