Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Najskuteczniejsze narzędzia komunikacji wewnętrznej – wyniki badania State of the Sector 2019

Znamy już wyniki dorocznego badania State of the Sector 2019 realizowanego przez brytyjską agencję komunikacji wewnętrzną, moją ulubioną Gatehouse.
Poniżej znajdziecie moje omówienie najważniejszych kwestii z tego raportu, a jeśli macie ochotę poczytać cały raport bezpłatnie, to jest dostępny na stronie Gatehouse.

W ostatniej edycji wzięło udział ponad 820 osób zajmujących się na co dzień komunikacją wewnętrzną. 51% z nich mieszka w Wielkiej Brytanii, 19% w pozostałej części Europy, a 16% w Ameryce Północnej. Warto zwrócić uwagę na to, jak duże firmy reprezentują te osoby. Prawie połowa a z nich pracuje w firmach zatrudniających ponad 5 tys. pracowników.

Czym specjaliści od komunikacji wewnętrznej zajmują się na co dzień?

Bardzo jesteśmy zaangażowani w komunikowanie firmowej strategii, wizji i wartości. 70% badanych tak odpowiedziało. Na kolejnych 2 miejscach są: ogłoszenia korporacyjne różnej maści – HR-owe, dotyczące zmiany itd. (62% wskazań) oraz zachęcanie do dialogu z pracownikami (49%). Najrzadziej odpowiadamy za obszar dotyczący dzielenia się wiedzą (23%) oraz prowadzenie szkoleń i coachingu (15%).


I jeszcze jeden screen (powyżej) w tym temacie, ale nie z raportu tylko z webinaru, podczas którego Lee Smith, szef agencji Gatehouse przedstawiał wyniki. Niestety nasi pracownicy słabo rozumieją (odpowiedzi słabo i średnio), dlaczego kadra kierownicza podejmuje takie, a nie inne decyzje (76% respondentów tak odpowiedziało!). Pracownicy nie do końca wiedzą, jak na swoich stanowiskach i realizując swoje zadania przyczyniają się do realizacji strategii (66%), nie rozumieją krótkoterminowych planów biznesowych (aż 54%), długoterminowej strategii nie rozumie lub rozumie ją średnio 57%, a wyników finansowych 51%. Z kolei wizji 38%. Fatalne wyniki. Aż chciałoby się zapytać, to co my specjaliści komunikacji wewnętrznej robimy na co dzień.  

A jak jest z naszym planowaniem działań komunikacji wewnętrznej?
Delikatnie mówiąc, bardzo słabo. Tylko 57% badanych ma roczny, spisany plan komunikacji, matrycę narzędzi 41%, strategię komunikacji wewnętrznej ma tylko 38% respondentów, charakterystykę odbiorców - 17%. Co 5. badany nie ma nic! Dramat. To podstawy naszej pracy. Nie wiem, jak osoby odpowiedzialne za komunikację wewnętrzną mogą skutecznie działać na co dzień bez tych podstaw.

Pamiętajcie, że jeśli poszukujecie wsparcia w napisaniu planu czy strategii, to na blogu jest sporo podpowiedzi. Mam też 2 szkolenia dokładnie w tych tematach (szczegóły tutaj), gdzie nie tylko uczę, jak budować plany i strategię, ale też wyposażam uczestników moich szkoleń w konkretne narzędzia-szablony do stworzenia takich dokumentów. Do roboty ludziska, jeśli chcemy działać profesjonalnie i tak być odbierani przez otoczenie!

Mierzenie komunikacji wewnętrznej  
A jak idzie nam sprawdzanie wyników naszych działań? 73% respondentów przeprowadza badanie zaangażowania. Niby dużo, ale w praktyce obawiam się, że pytań dotyczących komunikacji wewnętrznej jest tam jak na lekarstwo, są przy okazji. 71% korzysta ze statystyk intranetu, a połowa zbiera feedback po eventach. Zaledwie 1/3 robi audyt komunikacji wewnętrznej, który jest kompleksowym sprawdzenie stanu komunikacji w firmie, a tylko 11% zdecydowało się na taki audyt przy wsparciu zewnętrznej agencji, np. takiej jak moja. To bardzo słabe wyniki.
To badanie powinno być obowiązkowe min. co 2 lata. Wtedy nasze działania mają sens. Robimy audyt, dowiadujemy się, co nie działa, opracowujemy plan zmian i usprawnień, wdrażamy i powtarzamy badanie, by sprawdzić efekty.

Bariery w komunikacji wewnętrznej
Tym, co utrudnia nam skuteczne działania, jest przede wszystkim za duża liczba rzeczy do zakomunikowania – aż połowa badanych podpisała się pod tym stwierdzeniem. Drugim, ważnym wskazaniem jest słaba jakość komunikacji kierowniczej (47%). Choć wynik jest lepszy niż w minionym roku, to nadal prawie połowa wskazań. Tyle samo badanych wskazało technologię, która nie jest dopasowana od naszych celów.


 

Komunikacja bezpośrednia

Konferencje, roadshowy, townhalle dla wszystkich pracowników wg badanych są bardzo skuteczne – 85% osób wybrało to rozwiązanie (wskazanie bardzo efektywne i całkiem efektywne). Jeszcze więcej, bo 88% wybrało to rozwiązanie, ale jako dedykowane tylko kadrze kierowniczej.
Na 3. miejscu znalazły się spotkania, podczas których dzielimy się wiedzą (78%). 74% badanych wskazało ambasadorów.
Ciekawe jest porównanie linii czerwonej do pomarańczowej. Czerwona pokazuje, ile badanych osób korzysta z tych rozwiązań obecnie, a pomarańczowa, ilu w zeszłym badaniu. I... wykorzystanie komunikacji bezpośredniej spada i to bardzo w przypadku prawie wszystkich wymienionych na tym wykresie rozwiązań.

Drukowane rozwiązania w komunikacji wewnętrznej
Druk wg tych, którzy wciąż z niego korzystają, miewa się nieźle. 77% badanych powiedziało, że gazety wewnętrzne są skuteczne (wskazania bardzo efektywne i całkiem efektywne). 76% jest za drukowanymi newsletterami, sprawdzają się też broszury czy drukowane przewodniki (74%). Plakaty dostały 68% wskazań, a 72% listy i memo drukowane.
Warto jednak przyjrzeć się ponownie liniom – czerwona to obecny wynik. Pokazuje ona, jak bardzo spada wykorzystanie druku w komunikacji wewnętrznej.

Czy digitalowe narzędzia są więc lepszym rozwiązaniem?
Wg badanych najskuteczniejszym rozwiązaniem są komunikatory wewnętrzne – 87% wskazań, tylko zobaczcie na czerwoną linię, ile firm je ma. Zaledwie 11%! 84% osób wskazało wideo, 85% e-newslettery, a 81% emaile ogólnofirmowe (wysyłane do wszystkich pracowników). Ponad 70% dostały aplikacje mobilne (72%) i blogi (75%). Intranet jest skuteczny wg 63% badanych,  a wewn. media społ. dostały w tym roku tylko 52% (w zeszłym roku 58%). Ekrany plazmowe, które często spotykamy w polskich firmach, dostały 63% wskazań, a nowe rozwiązanie – chatboty – 62%.

Wewnętrzne media społecznościowe
Wśród wewnętrznych mediów społecznościowych wciąż króluje Microsoft i jego Sharepoint z Yammerem i Microsoft Teams. Z pozostałych mediów społecznościowych korzysta druga połowa firm (druga połowa badanych).  

Komunikacja kierownicza
Podobnie jak w minionym roku, największy kontakt mamy z bezpośrednim przełożonym, a najrzadszy z najwyższą kadrę kierowniczą. Tu zaskoczenia nie ma, oczywiste. Niestety ich kompetencje komunikacyjne oceniamy odwrotnie – ci, którzy są najbliżej nas, czyli bezpośredni szefowie, wg badanych mają najniższe kompetencje komunikacyjne.  

Wydatki na komunikację wewnętrzną
Ten screen pokazuję jako ciekawostkę. Zobaczcie ostatnią kolumnę – ile firmy wydają miesięcznie na komunikację w przeliczeniu na 1 pracownika.  

 

Podsumowanie
Niestety tegoroczne wyniki nie wyglądają dobrze. Nie planujemy naszych działań, nie mamy strategii, nie korzystamy z audytów i mało mierzymy. Komunikacja kierownicza wypada średnio. Spada wykorzystanie druku i trochę komunikacji bezpośredniej, ale wcale nie wzrasta wykorzystanie digitalowych narzędzi.

 

Dlaczego jest tak kiepsko? Zdaję sobie sprawę z tego, że nie jest nam łatwo skupić uwagę pracowników na naszych działaniach, ale to nie tylko efekt czasów, w których żyjemy i wypadkowa wielu czynników z tym związanych. Przyczyniamy się również i my do tego naszym niestety nieprofesjonalnym podejściem do realizowanych działań. Nie planujemy, nie mierzymy, nie myślimy strategicznie, czyli mamy ograniczona wiedzę na temat tego, jak jest. Działamy ad hoc w oparciu o przypuszczenia, mając przed sobą tylko krótkoterminowe cele. A skoro nie działamy „z głową”, trudniej, aby to, co robimy było efektywne. Byłabym bardzo zaskoczona, gdyby przy tak niskich wynikach dotyczących braku audytów, strategii i planów komunikacji, respondenci wskazywali kolejne stosowane przez nich rozwiązania jako mega skuteczne.  
Pozostawiam do przemyślenia. A przede wszystkim do działania!

Cały raport, w którym znajdziecie jeszcze więcej wyników i komentarzy, możecie pobrać bezpłatnie ze strony Gatehouse.
A gdybyście poszukiwali wpisów z wynikami archiwalnymi, to są tutaj.
Screeny: raport SoS2019; twitter



Zostaw komentarz!