Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Zdarza się, że planując działania komunikacji wewnętrznej czy budując strategię, zapominamy o jednym, ważnym, bardzo skutecznym narzędziu i formie komunikacji. Intranety, gazety, newslettery czy mailingi od razu przychodzą nam na myśl, gdy słyszymy „narzędzia komunikacji wewnętrznej”. Ale jest jeszcze jedno, bardzo dobre narzędzie. Choć słowo narzędzie nie brzmi w tym kontekście dobrze. Tym najskuteczniejszym narzędziem jest człowiek. Mimo wielkiej fascynacji światem online i jego wszechobecnością, to wciąż bezpośrednia forma komunikacji jest najlepszym rozwiązaniem w zakresie przekazywania komunikatów.

Potwierdzają to badania poświęcone komunikacji wewnętrznej, np. doroczne, brytyjskie State of the Sector. Wynika z niego, że komunikacja bezpośrednia jest wciąż najskuteczniejsza. A w tej komunikacji kluczowy jest człowiek, który jest nadawcą. Szczegółowe wyniki ostatniego badania z 2017 r. znajdziecie tutaj.

Najskuteczniejsze narzędzia komunikacji bezpośredniej na podstawie raportu State of the Sector 2017 (cały raport)

Jak możemy wykorzystać komunikację bezpośrednią do wsparcia naszych komunikacyjnych działań:

1. Ambasador projektu – przygotowując komunikację wybranego projektu, być może warto rozważyć wybranie kilku osób spośród pracowników i powierzenie im roli ambasadora projektu, wydarzenia czy działań. Zadaniem takich osób jest np. informowanie o założeniach projektu, jego celach, kolejnych krokach itd. Ale także zbieranie informacji zwrotnej i przekazywanie ich do zespołu projektowego, by ten mógł właściwie na takie komunikaty zareagować. Nie zawsze o wszystkim dotyczącym realizowanego projektu musimy pisać w intranecie czy wysyłać emaila do pracowników. W niektórych rozwiązaniach sprawdzi się zorganizowanie grupy ambasadorów, informowanie ich, by mogli dalej nieść informacje w świat, do grup, w których pracują. Czasami wręcz nie mamy zbyt wielu narzędzi, by dotrzeć np. do pracowników fabryki. Ale być może są wśród nich osoby, które lubią rozmawiać, wszędzie bywać, znają wielu współpracowników, z łatwością przychodzi im nawiązywanie kontaktów. Pomyślmy o takich osobach w kontekście ambasadorów. Rozwiązanie to świetnie wpisuje się także w angażowanie pracowników w komunikację wewnętrzną.

Dodatkowe informacje w tym temacie znajdziecie w kolejnych wpisach:
•    Ambasador projektu w firmie, czyli kto?
•    Ambasador wsparciem promocji wewnętrznych projektów 
•    Zasady współpracy z ambasadorem projektu     

2. Lider opinii – być może również mamy ich w firmie. To z kolei osoby, które np. są ekspertami w danej branży, mocno interesują się danym tematem, inni lubią pytać ich o radę czy komentarz, ze względu na ich wiedzę lub społeczny autorytet. Mogą też kreować rzeczywistość, dla pewnych grup ludzi być wzorem do naśladowania, czyli mogą być influencerami. Warto rozejrzeć się za takimi osobami w firmie. Mogą pomóc nam np. w przekonaniu tych, których trudniej przekonać, także wtedy, gdy potrzebujemy merytorycznego wsparcia czy poparcia dla realizowanego działania.  

3. Najwyższa kadra kierownicza – pomocny może być również zarząd. Tę grupę warto wykorzystać do wsparcia w ważnych, dużych i trudnych działaniach. Wykorzystując swoją pozycję, autorytet czy wiedzę, mogą być nie tylko przekaźnikiem informacji, ale także świetnie motywować do działania, jednoczyć pracowników wokół idei czy wpływać na ich postawy i opinie. Jak włączyć zarząd w komunikację? Polecam mój wpis 15 wskazówek, jak włączyć zarząd w komunikację z pracownikami. Zarząd może też brać udział w bieżącej komunikacji firmowej (także tej onlinowej czy drukowanej), jeśli taka jest nasza strategia. Ważne jest jednak to, aby nie był wszędzie i od wszystkiego, gdyż wtedy może stracić swoją moc oddziaływania.  

4. Kadra kierownicza niższych szczebli, np. managerowie – to z tą grupą mają pracownicy (obok współpracowników w swoich zespołach) najczęstszy kontakt. To tu jest zazwyczaj nasz szef. Niestety jak pokazują badania, kompetencje kadry kierowniczej w zakresie komunikacji wewnętrznej nie są wysokie. Warto je wzmacniać, nie tylko np. szkoleniami, ale także poprzez włączanie tych osób do komunikacjami. I właśnie włączenie w nasze planowane działania managerów może dać im szansę na lepsze zrozumienie zasad komunikacji wewnętrznej i na zbudowanie swojego autorytetu w zespole. Pamiętajmy o nich, planując działania komunikacyjne. Zorganizowane przez nich specjalne spotkanie czy poinformowanie na cotygodniowym spotkaniu z zespołem o istotnych dla nas kwestiach dotyczących naszego projektu, może być  skuteczniejsze niż kolejny email wysłany do pracowników z działu komunikacji.

5. Wybrani pracownicy – być może w naszej firmie są pracownicy, które wszędzie bywają, znają wszystkich i zawsze wszystko wiedzę pierwsi. Jeśli tak, rozważmy wsparcie naszych działań komunikacyjnych poprzez poproszenie tych osób o przekazanie ważnych dla nas informacji dalej. Taki marketing szeptany może być bardzo skuteczny. Nie powinien być jednak jedynym zaplanowanym działaniem komunikacyjnym. Tę formę komunikacji wykorzystałabym raczej jako wsparcie innych działań.
 
A jak Wy wykorzystujecie to skuteczne narzędzie do komunikowania się z Waszymi wewnętrznymi odbiorcami? Dajcie znać w komentarzach poniżej lub na Facebooku bloga.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
• szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, ofertę szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.

Fot. główne: MB/Lizbona