Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Czasami mam wrażenie, że z komunikacją wewnętrzną jest jak z polityką. Od prezesa przez IT po kadrową – wszyscy się na tym znają. A jak się tym zajmujemy zawodowo, to już oczywiste, że wiemy, jak realizować działania komunikacji wewnętrznej. No ba! Tylko dlaczego czasami zamiast strategicznego podejścia i przemyślanych działań mamy – jak to określiła jedna z uczestniczek mojego szkolenia –  „politykę jakosi”, czyli „jakoś to będzie”?

Aby nie było jakoś, dziś będzie o 5 często pojawiających się podejściach do komunikacji wewnętrznej, których należy unikać. A przynajmniej przy mnie proszę o nich nie mówić głośno. Gdy o nich słyszę, od razu mam podejrzenia, dlaczego komunikacja w danej firmie nie działa. Jeśli więc chcemy, aby działała, wystrzegajmy się poniższych podejść. Bardzo o to proszę.  

1.    Brak diagnozowania potrzeb pracowników. Przechodzenie od razu do realizacji usprawnień

Błąd. Uwierzcie mi, jeśli nie sprawdziliście tego i uważacie, że wiecie, jak jest, najprawdopodobniej mało wiecie. Wyrabianie sobie zdania na podstawie kilku zasłyszanych opinii, to za mało, by zdiagnozować całą firmę. Z pewnością część Waszych spostrzeżeń i ocen jest trafna, ale wielu kwestii nie jesteśmy w stanie uchwycić, a już na pewno skali zjawiska.

Gdy realizuję audyty komunikacji wewnętrznej, a potem prezentuję wyniki, nieraz słyszałam słowa zaskoczenia: jak to możliwie, że jest taki wynik; nigdy nam o tym nie mówili; naprawdę nasi pracownicy chcą mieć takie narzędzie do komunikacji? Ostatnio doradzałam w budowaniu strategii jednej z uczestniczek moich indywidulanych sesji (więcej informacji o moich indywidualnych sesjach szkoleniowych lub konsultacyjnych znajdziesz tutaj). I po napisaniu strategii, która poprzedzona była wywiadami z pracownikami w ramach badania jakościowego, przyznała, że dowiedziała się od pracowników o kilku nowych kwestiach, które warto usprawnić i że po takich rozmowach z pracownikami jest jej łatwiej napisać strategię.   

Wniosek: sprawdźcie, jak jest, zanim zaczniecie budować strategię komunikacji wewnętrznej czy tworzyć plan działania. Nie musi to być zaraz wielki audyt, są też inne, mniejsze formy diagnozy. Oczywiście bez tego też może się udać. Pytanie tylko, czy macie czas i pieniądze, by próbować.
Wskazówki, jak zorganizować audyt znajdziecie pod tagiem #audyt, a jeśli wolicie zlecić to zewnętrznej firmie, dajcie znać (kontakt do mnie).

2.    Budowanie strategii opartej na pomysłach kilku osób

Zbiera się grupa osób i określa, jak usprawnić komunikację dla wszystkich pracowników. Jeśli prace takie oparte są na podstawie wyników audytu czy innej diagnozy, to dobrze. Kiepsko, jeśli diagnozy nie było w ogóle i na podstawie przemyśleń kilku osób powstanie teraz nowa jakość komunikacyjna w firmie. A potem zostanie ona ogłoszona lub od razu wdrożona i… jest zdziwienie, że np. nowe narzędzie nie działa, pracownicy nie chcą z tego korzystać i marudzą, że im się nie podoba.
 
Jak można zrobić to lepiej? Jeśli budujmy strategię komunikacji dla wszystkich pracowników i jeśli włączymy ich w ten proces (w mniejszym lub większym zakresie), zwiększamy swoje szanse na sukces. Wypracowane wspólnie z pracownikami rozwiązania są przez nich chętniej akceptowane, a poza tym są one lepiej dopasowane do rzeczywistych potrzeb komunikacyjnych pracowników. Nie są narzucone.

Przykładem niech będzie np. intranet. Grupa projektowa ds. komunikacji wewnętrznej stwierdza, że pracownicy oczekują nowoczesnego narzędzia w miejsce archaicznego, z którego korzystają od kilkunastu lat. W strategię wpisujemy nowe narzędzie. Ale jakie powinno mieć funkcjonalności? To pytanie przede wszystkim do jego użytkowników, czyli pracowników, a nie do zarządu, zespołu komunikacji wewnętrznej czy firmy, która postawi nam intranet. Te 3 ostatnie podmioty z listy mają służyć doradztwem i wsparciem. Oczywiście mogą zostać wdrożone funkcjonalności sugerowane tylko przez nich, ale większość rozwiązań powinna być użyteczna z punktu widzenia odbiorców, czyli pracowników.   
 
3.    Wdrażanie nowych narzędzi komunikacji wewnętrznej bez promocji i edukacji

Poświęcamy dużo czasu na wybór, a potem sporo środków finansowych na wdrożenie narzędzia komunikacji. Ogłaszamy je pracownikom za pomocą jednego komunikatu lub w krótkiej kampanii informacyjno-promocyjnej i koniec. To niestety za mało. To znaczy znowu – może się udać, ale mam nadzieję, że „udać się” to dla Was za mało. Ważna jest część promocyjna nowego narzędzia (czy innego rozwiązania komunikacyjnego) i jego możliwości. Także edukacja na temat tego, jaki cel komunikacyjny stawiamy mu, do czego służy i jak działa. I nie może to być 1 strzał. Warto taką kampanię rozłożyć w czasie, aby przypominać o nowym rozwiązaniu.

Świetnie zrobiła to Pandora (pisałam o tym w artykule Trendy w digital workplace na IntraTeam Event 2017 w Kopenhadze). Środki, które mieli na nowy intranet, podzieli na 3 równe części – pierwsza część poszła na wdrożenie narzędzia, druga na promocję, a trzecia na edukację. Polecam takie podejście.   
 
4.    U nas nic się nie dzieje, nie mamy, o czym pisać w intranecie, portalu społecznościowym czy w gazecie

Nic się nie dzieje, więc nie piszemy. Albo z trudem wydobywamy informacje. I w ogóle pracownicy nie chcą się zaangażować w nasze działania, nie dzielą się informacjami, nie piszą sami. Znacie to? Na pewno dzieje się, tylko być może jeszcze tego nie widzicie. Zawsze w takiej sytuacji proponuję zrobienie listy tematów, o których warto pisać i które powinny być poruszane na łamach tych narzędzi. Większość tych tematów to standardowe kwestie, które dzieją się w każdej firmie. A potem trzeba poszukać ich w firmie. Na pewno tam są. I na pewno znajdą się pojedyncze osoby, które zechcą nam o nich opowiedzieć.

Przerabiałam to wiele razy i zawsze znajdowałam tematy i chętnych do współtworzenia treści. Według mnie to nie kwesta braku tematów tylko braku chęci do głębszego ich poszukania i poświęcenia na to czasu. Budowanie zaangażowania w komunikację wewnętrzną to proces. I na dodatek powolny. Ale zdecydowanie możliwy, co potwierdzacie w swoich opowieściach. O tym, jak budowałam zaangażowanie pracowników w komunikację wewnętrzną w pewnej dużej firmie, pisałam tutaj.   

5.    Komunikacja wewnętrzna jest ważna, ale nie mamy na nią czasu

A co jest ważniejsze w firmie niż komunikacja? Praktycznie wszystko, co robimy wewnątrz firmy (na zewnątrz także) oparte jest na komunikacji, która ma kluczowy wpływ na współpracę. Albo odwrotnie – prawie wszystko oparte jest na współpracy, gdzie kluczowa jest komunikacja. Firmy, które znajdują na to czas i środki, wygrywają, także finansowo (sprawdźcie poniższą grafikę - potwierdzają to badania: firmy, które mają komunikację wewnętrzną dobrze zorganizowaną – osiągają lepsze wyniki finansowe – pisałam o tym we wpisie: Jakość komunikacji wewnętrznej ma wpływ na wyniki finansowe firmy). To m.in. sprawne dzielenie się wiedzą, pomysłami i informacjami wpływa na jakość współpracy, a ona na wyniki finansowe firmy.

Do roboty!
Jeśli moglibyście podpisać się pod którymś z tych 5 stwierdzeń, natychmiast to zmieńcie, by poprawić jakość komunikacji wewnętrznej w Waszych firmach. A jeśli potrzebujecie wsparcia w realizacji, zapraszam do lektury innych wpisów na blogu, na jedno z moich szkoleń lub do współpracy.

Dalsza lektura
Wpisy, które polecałam w tym artykule:
•    wpisy na blogu o audycie
•    Jakość komunikacji wewnętrznej ma wpływ na wyniki finansowe firmy
•    Jak zaangażować pracowników w tworzenie wewnętrznej gazety firmowej?
•    Trendy w digital workplace na IntraTeam Event 2017 w Kopenhadze

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
• szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, ofertę szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.

Zdjęcie tytułowe: Pixabay.com; grafika: Przecinek.com