Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Platforma z checklistą dla szefa do onboardingu w BorgWarner Rzeszów

Zapraszam Was na wywiad z Patrycją Wójcik, uczestniczką mojego szkolenia z budowania strategii. Patrycja jest częścią zespołu, który stworzył w swojej firmie platformę do onboardingu. Ma ona ułatwiać organizację tego procesu zarówno HR, jak i przełożonemu i nowym pracownikom. Zobaczcie, co zawiera to rozwiązanie i jak zorganizowany jest u nich onboarding.  

BorgWarner Rzeszów jest częścią amerykańskiego koncernu BorgWarner Inc., producenta komponentów oraz systemów zaawansowanych technologii dla układów napędowych i przeniesienia napędu w pojazdach samochodowych. W 66 lokalizacjach w 18 krajach zatrudnia ponad 29 000 pracowników. W Rzeszowie pracuje 500 osób. Polski oddział firmy skupia się na produkcji elektrozaworów i modułów sterujących do automatycznych skrzyni biegów oraz tarcz ciernych.

Za komunikację wewnętrzną obecnie odpowiada przedstawiciel działu HR – Patrycja oraz Administracji – Marzena, która również była na tym szkoleniu.    
W BorgWarner funkcjonują następujące narzędzia komunikacji: spotkania kwartalne, tablice informacyjne, telewizor informacyjny, elektroniczna skrzynka komunikacji, open hours (stały kalendarz godzin otwartych oferowanych przez managerów), intranet, infokiosk, newsletter korporacyjny i skrzynka pomysłów. I do tego onboarding, o którym Patrycja opowiedziała mi więcej.

 
Patrycja Wójcik, HR Specialist w BorgWarner Rzeszów (Linkedin)

Maja Biernacka: Kiedy wdrożyliście w Waszej firmie onboarding i kto za niego odpowiadał? Czy Ty sama czy pracował nad tym zespół?
Patrycja Wójcik: Onboarding w firmie BorgWarner Rzeszów był wprowadzony już na początku działalności. W pierwszym etapie dział HR po konsultacjach z managerami utworzył program, który zawierał szkolenia wstępne obejmujące przede wszystkim obowiązkowe szkolenie BHP, Systemy Zarządzania Jakością czy wprowadzenie ze strony Działu Personalnego. Z czasem we współpracy z pracownikami został wypracowany kształt, który został dopasowany zarówno do osób zatrudnianych w obszarze produkcji, jak i administracji. Po około roku od wprowadzenia onboardingu została przeprowadzona ankieta dla pracowników, w której zostali zapytani o program, ogólną satysfakcję z wdrożenia oraz problemy, z jakimi zmierzyli się podczas adaptacji.


BorgWarer w Rzeszowie

Maja: Co zmieniliście po zebraniu feedbacku?
Patrycja: Po zmianach, które były podyktowane zarówno potrzebami biznesowymi, jak i tymi zgłaszanymi ze strony pracowników, wprowadziliśmy bardziej złożony proces onboardingowy. Aktualnie wdrożenie obejmuje 3 pierwsze miesiące od dnia zatrudnienia. Główny nacisk kładziemy na pierwsze 2 dni szkoleniowe.

Maja: Co zaplanowaliście na te 2 dni?
Patrycja: Dla pracowników produkcyjnych przygotowany jest jednodniowy program szkoleń wstępnych obejmujący: BHP, Jakość, HR, szkolenie produktowe. Następnie przełożony jest odpowiedzialny za instruktaż stanowiskowy oraz wprowadzenie na stanowisko pracy. Natomiast drugi dzień szkoleniowy, który jest już tylko dla pracowników administracyjnych skupia się na wprowadzeniu ze strony IT, Logistyki, Administracji, Zakupów Finansów oraz wycieczce po produkcji. W zależności od specyfiki stanowiska wdrożenie pracownika może trwać nawet do 3 miesięcy i jest prowadzone wewnętrznie w każdym z działów.

Zależy nam, aby podczas pierwszych dni pracownicy dostali najważniejsze informacje z zakresu funkcjonowania firmy, istniejących procedur oraz znaleźli odpowiedź na nurtujące ich pytania. Same szkolenia staramy się prowadzić w taki sposób, aby pracownik pomimo nowej sytuacji nie czuł stresu i jak najszybciej zaadaptował się w naszych strukturach. Bardzo pomocna w tym jest nasza kultura organizacyjna, która zakłada, że wszyscy niezależnie od zależności służbowych mówimy sobie per Ty.

Maja: A czy Wasi nowi pracownicy mają opiekunów podczas onboardingu?
Patrycja: Tak, dodatkowym elementem wspierającym nasz onboarding jest program Buddy tj. opiekun nowego pracownika w czasie pierwszych 3 miesięcy zatrudnienia. Rola opiekuna polega przede wszystkim na udzielaniu rad i wskazówek dotyczących codziennych aspektów pracy w BorgWarner dywizji Transmission Systems. Jednakże, buddy może również służyć wsparciem i wiedzą pomocną przy wprowadzaniu nowego pracownika w środowisko BorgWarner. Podczas spotkania Buddy oprowadza swojego podopiecznego po Zakładzie, przedstawiając go innym Pracownikom. Zwyczajowo idą na wspólny lunch lub kawę, co pozwala na stworzenie bardziej przyjaznej, nieformalnej atmosfery po 2 dniach szkoleń. Wraz z rozwojem firmy anonimowość jest coraz większa. Dzięki programowi Buddy mamy szansę przełamać ją już na samym początku.

Maja: I macie ciekawe narzędzie wspierające onboarding. To platforma dedykowana temu procesowi. Opowiesz nam o niej?
Patrycja: W 2016 r. wdrożyliśmy platformę onboardingową. Podzielona jest na 3 zakładki: Przełożony, HR, Pracownik. Zebraliśmy w niej najważniejsze informacje, do których pracownik może wrócić w dowolnym momencie zatrudnienia. Jest ona dostępna dla wszystkich pracowników z dostępem do poczty elektronicznej. Produkcja ma dostęp do platformy za pośrednictwem infokiosku. Na platformie pracownik ma dostęp m.in. do aktualnej struktury organizacyjnej, filmów nt. naszej firmy czy też do prezentacji, które były przedstawione podczas szkoleń wstępnych. Zamieszczone są tam również odnośniki do najważniejszych procedur i miejsc w sieci, które będą niezbędne podczas pierwszych miesięcy pracy. Z kolei z poziomu przełożonego oraz HR pozwala to na weryfikację checklisty oraz sprawdzenie, czy któryś z etapów onboardingu nie został przypadkiem pominięty.


Na platformie oboardingowej są zakładki z materiałami dla HR, Pracownika i Przełożonego

Na platformie przełożony znajdzie np. przewodnik po rzeszowskiej dywizji firmy, harmonogram onboardingu, film powitalny, prezentację dotyczącą firmy, kodeks postępowania etycznego, strukturę organizacyjną, polityki firmy, prezentacje szkoleniowe i ankietę oceniającą onboarding.

Aby ułatwić wykonanie działań, platforma podzielona jest na części:
•    zadania do wykonania przed zatrudnieniem,
•    zadania do zrealizowania w pierwszych 30 dniach od zatrudnienia,
•    w pierwszych 60 dniach,
•    w pierwszych 90 dniach.

HR Manager widzi inne zadania. Może np. wysłać z poziomu platformy list powitalny mailem do nowego pracownika, ma też tu listę kontrolną, prezentację dotyczącą opiekuna i liczne prezentacje szkoleniowe. Zadania dla niego również są podzielone na części – zadania, które trzeba wykonać przed zatrudnieniem, w ciągu 30 i 90 dni.

Maja: Pomocne, szczególnie dla przełożonego, który w natłoku różnych spraw może zapomnieć o danym elemencie procesu wdrożenia nowego pracownika, a dzięki temu rozwiązaniu ma checklistę z podpowiedziami. Czy Wasz onboarding wykorzystuje jeszcze jakieś narzędzia?
Patrycja: W 2018 r. wdrożyliśmy podręcznik dla nowych pracowników, który rozdawany jest podczas pierwszego dnia szkoleniowego. Zawarliśmy tam najważniejsze informacje dotyczące m.in. systemu ocen okresowych, standardów jakościowych, słownik skrótów czy opisy działów. Pracownicy mogą tam również znaleźć informacje jak zarezerwować samochód czy rozliczyć delegację. 


Wybrane strony podręcznika dla Pracownika

W pierwszym dniu pracy Pracownicy otrzymują również pakiet startowy, w którym są gadżety firmowe m.in. notes z opisanymi wartościami BorgWarner, wizytownik czy kubek termiczny. Komunikacja nt. nowego pracownika odbywa się za pośrednictwem skrzynki komunikacji, którą wysyłamy ogłoszenie organizacyjne o zmianach w danym zespole. Taką informację umieszczamy również na naszym intranecie.


Pakiet powitalny dla nowych pracowników w BorgWarner

Maja: To na koniec powiedz nam proszę jeszcze, jak wygląda ewaluacja Waszego onboardingu.
Patrycja: Pracownicy podczas szkolenia otrzymują ankietę, w której pytamy o każdy blok szkoleniowy. Pytamy o to, czy ilość zaprezentowanych informacji jest wystarczająca, jak oceniają przygotowanie merytoryczne trenera czy sposób prowadzenia prezentacji. Ważne są dla nas również sugestie Pracowników dotyczące rzeczy zbędnych oraz tych, które w ich opinii powinny być dodane do programu. Po 3 miesiącach od zatrudnienia Pracownicy mają również możliwość wypełnienia ankiety satysfakcji z programu wdrożeniowego. W tym etapie pytamy już szczegółowo, jak pracownik ocenia 3 pierwsze miesiące pracy, atmosferę czy też zakres obowiązków. Po otrzymanych wynikach na koniec roku kalendarzowego wysyłane są informacje do trenerów z prośbą o naniesienie ewentualnych zmian w prezentacjach.

Maja: Myślę, że dobrym sposobem jest podział oceny na 2 części – zaraz po szkoleniach i po kilku miesiącach. Oceniamy wtedy różne aspekty wdrożenia. Za pierwszym razem kwestie bardziej wizerunkowe, ogólnofirmowe, a potem już dotyczące wdrożenia stanowiskowego.
Patrycja: Myślę, że głównym sukcesem naszego onboardingu jest to, że jest przede wszystkim ustrukturyzowany i stał się pewnym standardem w naszej firmie. W proces zaangażowani są przedstawiciele z każdego działu, co skutkuje większą identyfikacją z firmą i budowaniu relacji w zespole i w firmie.

Maja: Dziękuję Patrycja za Twój czas i podzielenie się z nami narzędziami, które wykorzystujecie w Waszym onboardingu.

Zdjęcia: BorgWarner



Zostaw komentarz!