Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Prawo a wykorzystanie zdjęć pracowników w wewnętrznych mediach firmy

Nieraz zadawano mi pytanie, czy publikując zdjęcie pracownika w firmowym intranecie czy gazecie, musimy mieć jego zgodę. A co, gdy to samo zdjęcie wykorzystamy też w zewnętrznych mediach społecznościowych firmy? Postanowiłam zapytać o to eksperta, dr. Michała Matuszczaka, radcę prawnego z poznańskiej Kancelarii Babiaczyk, Skrocki i Wspólnicy oraz redaktora naczelnego portalu Prawo i Technologia poświęconego praktycznym problemom firm działających w branży IT.


 
dr Michał Matuszczak, radca prawny w Kancelarii Babiaczyk, Skrocki i Wspólnicy

Maja Biernacka: Czy jest różnica w aspekcie prawnym dotycząca wykorzystania wizerunku pracownika w medium wewnętrznym firmy (np. intranet, gazeta wewnętrzna) a zewnętrznym (np. Facebook firmy, strona www)?

Dr Michał Matuszczak: Kluczowe w tym aspekcie jest pojęcie „rozpowszechniania” wizerunku. Zgoda osoby zainteresowanej potrzebna jest w przypadku rozpowszechniania jej wizerunku. „Rozpowszechnienie” to udostępnienie publiczne. Aby uznać, że doszło do „publicznego udostępnienia”, wystarczy w szczególności, by wizerunek był udostępniony publiczności w sposób umożliwiający dostęp do niego osobom postronnym, niezależnie od tego, czy z tej możliwości skorzystają. Pojęcie publiczności oznacza, iż chodzi o nieokreśloną liczbę potencjalnych odbiorców i zakłada dodatkowo dość znaczną liczbę tych osób. Jeżeli zatem wizerunek pracownika jest wykorzystywany w medium wewnętrznym w sposób, który nie spełnia opisanych wyżej kryteriów rozpowszechnienia (dostęp do tego medium ma wyłącznie zamknięty krąg pracowników firmy), to zgoda pracownika nie jest potrzebna.

MB: Mimo że od strony prawnej nie mamy takiego obowiązku, myślę jednak, że dobrym zwyczajem byłoby zapytanie pracowników, którzy są np. na zdjęciu, które chcemy opublikować w intranecie, czy wyrażają taką zgodę lub chociaż poinformować ich o takim fakcie przed publikacją. Z doświadczenia wiem, że niektórzy pracownicy bardzo ostrożnie podchodzą do kwestii wykorzystania ich wizerunku przez firmę, w której pracują.

I jeszcze jedna kwestia. Z tego, co Pan mówi, wynika, że jeśli do firmowych mediów wewnętrznych mogą zajrzeć inne osoby, np. pracownicy firm współpracujących, którzy np. obsługują od strony IT nasz intranet lub firma graficzna składająca naszą firmową gazetę wewnętrzną, to musimy mieć zgodę na publikację zdjęcia naszego pracownika w tym medium. Czy może ze względu na podpisane umowy z tymi podmiotami współpracującymi, gdzie zastrzegamy poufność przekazywanych danych, nie ma takiej potrzeby?
Podobnie np. gdy powiesimy w firmie plakaty z wizerunkiem pracownika, a po korytarzach firmy chodzą także inne osoby niż pracownicy (np. personel sprzątający firmy zewnętrznej, klienci czy kontrahenci odwiedzający firmę), to taką zgodę również musimy mieć.

MM: Jeżeli mówimy o dostępie do publikowanego wizerunku relatywnie niedużej, zamkniętej grupy osób (np. wskazanych przez Panią pracowników firm współpracujących z pracodawcą), to zgoda pracownika na rozpowszechnianie wizerunku nie jest w świetle prawa konieczna. Zakładamy przy tym oczywiście, że wspomniane osoby objęte są zakazem wykorzystywania powierzonych im wizerunków osób w sposób inny niż objęty zakresem ich obowiązków.
Zawieszenie plakatu z wizerunkiem pracownika w miejscu, do którego ma dostęp nieograniczone grono osób (np. recepcja, punkt obsługi klienta etc.), jest formą rozpowszechnienia wizerunku pracownika i wymaga oczywiście jego zgody.  

MB: Zgodę taką powinniśmy też mieć, gdy chcemy wykorzystać wizerunek pracownika w mediach zewnętrznych, chociażby na stronie www. Jaką formę powinna mieć taka zgoda i co powinno być w niej zawarte?

MM: Przepisy prawa regulujące kwestię zgody na wykorzystanie wizerunku osoby nie przewidują żadnej szczególnej formy jej wyrażenia. Może to być zatem dowolna forma (pisemna, emailowa lub ustna). Jednak z punktu widzenia interesów pracodawcy istotne jest zabezpieczenie się od strony dowodowej. W interesie pracodawcy leży, aby mieć dowód na to, że pracownik wyraził zgodę i w jakim zakresie zgoda została udzielona. Stąd optymalnym rozwiązaniem jest zgoda pisemna, podpisana przez pracownika.
Zgoda powinna zawierać przede wszystkim następujące elementy:
•    jednoznaczne oświadczenie pracownika o akceptacji faktu rozpowszechniania jego wizerunku,
•    informację o nieodpłatności zgody (wyłączenie roszczeń pracownika o zapłatę za rozpowszechnianie jego wizerunku),
•    możliwie precyzyjną informację na temat formy utrwalenia wizerunku (fotografia indywidualna, grupowa, film etc.),
•    możliwie precyzyjną informację na temat sposobów wykorzystania rozpowszechnianego wizerunku pracownika (forma rozpowszechnienia, sposób prezentacji wizerunku, czas publikacji, forma rozpowszechnianego materiału reklamowego wykorzystującego wizerunek pracownika, zestawienie z tekstem etc.).     

MB: Czy taka zgoda powinna być jednorazowa na każde działanie czy możemy skonstruować ją tak, by odnosiła się do całego okresu pracy pracownika i wielu działań firmy w różnych mediach?

MM: Zgoda może mieć charakter generalny (nie tylko jednorazowy), o ile wystarczająco precyzyjnie opisuje wskazane wyżej elementy takiej zgody. Zgoda nie może mieć charakteru blankietowego, tzn. z góry akceptującego wszelkie formy wykorzystania wizerunku pracownika w każdym czasie.

MB: Czyli konstruując ją i dając do podpisania pracownikowi np. w pierwszym dniu pracy, musielibyśmy precyzyjnie określić, jak wykorzystamy wizerunek, kiedy i dodatkowo opisać w takim dokumencie wszystkie aspekty, które wymienił Pan.
A jak wygląda to w przypadku zdjęcia zbiorowego, które chcemy upublicznić? Załóżmy, że mamy  zdjęcie wykonane podczas imprezy firmowej, które chcemy opublikować na firmowym zewnętrznym Facebooku. Czy ze względu na zbiorowość nie musimy mieć takiej zgody?

MM: Przepisy stanowią, że dopuszczalne jest rozpowszechnianie bez potrzeby uzyskania zgody wizerunku osoby, która stanowi jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza. Przesłanką zastosowania tego przepisu jest fakt, iż rozpowszechniany wizerunek jest jedynie fragmentem określonej całości. Rozpowszechnianie wizerunku nie wymaga zezwolenia, jeśli stanowi on jedynie element akcydentalny (przypadkowy) lub akcesoryjny (uzupełniający, drugorzędny) przedstawionej całości, tzn. w razie usunięcia wizerunku nie zmieniłby się przedmiot i charakter przedstawienia. W każdym przypadku, kiedy wizerunek jest nieistotnym elementem przedstawionej w obrazie fotograficznym czy filmowym sytuacji, dopuszczalne jest jego wykorzystanie bez zezwolenia. Zgodnie z orzecznictwem sądów, przykładem tego rodzaju przedstawienia jest fotografia klasowa.
Przyjmuje się, że rozpowszechnianie wizerunku bez zezwolenia jest dopuszczalne, o ile fotograf albo operator nie wybierają wizerunku konkretnej osoby jako główny obiekt. Jeżeli dominantą kadru jest wizerunek konkretnej osoby (fotograf albo operator „skupiają się” na jednej osobie, eksponują ją), rozpowszechnianie wymaga zgody osoby przedstawionej w kadrze.

MB: A co z wideo?
MM: Do filmów stosujemy te same reguły, co do fotografii.

MB: Dziękuję Panu za rozmowę i poświęcony czas.

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, ofertę szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.

Zdjęcie i logo: materiały Kancelarii Babiaczyk, Skrocki i Wspólnicy; zdjęcie tytułowe: pexels.com

6 Komentarze

Piotr Makuła - 12 wrz
Dzieki za interesujacy artykul. Te kwestie regulowane sa w regulaminach zamieszczonych na platformach wewnetrznych jakie organizujemy dla naszych klientow. Pracownicy klikaja potwierdzajac swoja zgode na wykorzystanie wizerunków przez pracodawce.
Maja Biernacka - 12 wrz
Warto uświadamiać pracowników w zakresie ich praw. Mam nadzieję, że czytają te regulaminy i wiedzą, na co zgadzają się
Oskar Smerdzyński - 12 wrz
Przydatny artykuł! A co z fragmentami filmów, muzyką czy zdjęciami z internetu? Jesli bedzie kiedyś okazja do napisania artykułu także o tych elementach chętnie przeczytam :)
Konrad Sankowski - 12 wrz
Świetny artykuł. To jest zawsze dylemat admina portalu wew. Nie daje mi jednak spokoju jedna rzecz.W artykule pan mecenas mówi: "Pojęcie publiczności oznacza, iż chodzi o nieokreśloną liczbę potencjalnych odbiorców i zakłada dodatkowo dość znaczną liczbę tych osób...". Co w przypadku gdy odbiorcą intranetu jest grupa ok 8000 osób - tyle jest zatrudnionych osób. Czy tu też mówimy po prostu o zamkniętej grupie, bez względu na liczbę?
Maja Biernacka - 13 wrz
Dzięki Oskar. Będę miała to w pamięci. Jeśli chodzi o użycie zdjęć w np. firmowym intranecie, w pierwszej kolejności warto publikować własne zdjęcia wykonane w firmie i zdjęcia pracowników (wykonane przez nich; te, na których są pracownicy), aby budować ich zaangażowanie. W drugiej kolejności zdjęcia z banków zdjęć - bezpłatnych (np. Pixabay, Gratisography) czy płatnych (np. Shutterstock, Fotolia/Adobe Stock). Abonamenty w tych płatnych nie są drogie. Ale jeśli zdecydujemy się na wzięcie zdjęć z banku zdjęć, nie wybierajmy tych, na których są ludzie. Udawanie, że to nasi pracownicy, to kiepski w komunikacji wewnętrznej pomysł.
Maja Biernacka - 13 wrz
Dziękuję Konrad. Wypowiem się w swoim imieniu. Ja potraktowałabym zamknięty intranet jak miejsce, gdzie nie musimy mieć zgody niezależnie od liczby odbiorców. Jak pisze Pan dr: dostęp do tego medium ma wyłącznie zamknięty krąg pracowników firmy. Polecam też lekturę artykułu: http://serwisy.gazetaprawna.pl/praca-i-kariera/artykuly/931287,giodo-uzycie-wizerunku-pracownika-w-intranecie-mozliwe-bez-jego-zgody.html Temat nie jest łatwy. Mam nadzieję, że rozwój komunikacji wewnętrznej w naszym kraju i coraz większa świadomość firm na temat jej wagi doprowadzi do szerszego omawiania tej kwestii. A co za tym idzie - wątpliwości będzie coraz mniej.

Zostaw komentarz!