Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Przemyśl organizację town hall meeting

Natrafiłam na ciekawą infografikę o organizacji spotkań typu town hall akurat w czasie, gdy przygotowywałam dla jednego z moich klientów warsztaty, podczas których mieliśmy m.in. wypracować formułę dużego spotkania zarządu z wszystkim pracownikami. A to z kolei zainspirowało mnie do tego wpisu. Na co więc warto zwrócić uwagę, przygotowując takie spotkanie?

Zamieszczona pod wskazówkami infografika jest autorstwa brytyjskiej agencji Alive With Ideas, która wspiera swoimi pomysłami firmy w komunikacji wewnętrznej. Bardzo lubię ich kreskę, poza tym ich grafiki są zawsze merytoryczne, barwne, dobrze ułożone, czytelne, ciekawe i miłe dla oka.
Poniższe wskazówki dotyczące organizacji town hall meeting to moje propozycje połączone z tymi zaproponowanymi przez Alive With Ideas.  

Czym są spotkania typu town hall?
Według naszych brytyjskich kolegów spotkania typu town hall są nieformalne – u nas wydaje mi się, że mają raczej bardziej  formalny charakter (poprawcie mnie, jeśli się mylę). Spotkania te powinny być oparte na dialogu, tak, aby uczestnicy mogli zadawać pytania, dzielić się pomysłami i opiniami. Te town halle, które miałam okazję obserwować w Polsce, bazowały raczej na przekazie jednokierunkowym ze sceny, z ewentualną sesją pytań i odpowiedzi na koniec, gdzie rzadko kto odważył się zadać pytanie. Spotkania takie organizuje się zazwyczaj w regularnych odstępach czasu (raz do roku czy raz na kwartał), by np. podsumować dotychczasowe osiągnięcia firmy lub w ważnych momentach dla organizacji np. by zaprezentować nową strategię. Dedykowane są wszystkim pracownikom.

PRZED SPOTKANIEM

Pierwsze kwestie, które powinniśmy rozważyć, przygotowując takie spotkanie, to:
• jaki jest cel spotkania (chcemy pracowników poinformować, zmotywować do działania, zbudować lub wzmocnić ich zaangażowanie do nowego projektu itp.) – cel powinien być jasno sprecyzowany
• formuła spotkania (agenda, przebieg, bloki tematyczne, kim będą prelegenci, co i jak będą prezentować, jak zaangażujemy w spotkanie pracowników itp.)
• czy będzie miało ono charakter formalny czy wprowadzimy do niego elementy rozrywkowe, np. na koniec imprezy, by dać szanse pracownikom na kuluarowe dyskusje
• częstotliwość organizacji spotkań i dobór dat, by pasowały do kalendarza funkcjonowania firmy
• miejsce organizacji spotkania
• koniecznie powinniśmy zadbać o to, aby wszyscy pracownicy mogli uczestniczyć w spotkaniu; dla tych, którzy nie mogą osobiście stawić się we wskazanym miejscu, ponieważ charakter ich pracy uniemożliwia to lub pracują w innych lokalizacjach, można zorganizować transmisję online na żywo; warto także zastanowić się, jak Ci pracownicy mogą zadawać pytania, by aktywnie uczestniczyć w spotkaniu – żyjemy w czasach, gdzie zorganizowanie tego nie jest trudne, wystarczy dostęp do komputera lub telefonu
• jak zaprosimy pracowników do udziału w spotkaniu

W TRAKCIE SPOTKANIA

Rozważmy następujące kwestie:
• dialog i aktywny udział publiczności w spotkaniu są niezbędne, town halle powinny być rozmową z uczestnikami
• prelegenci nie powinni wygłaszać wykładów czy odczytów, wystąpienia powinny być żywe, angażujące widownię
• ważna jest dynamika na scenie – o tym decydują przede wszyscy prelegenci i ich sposób prezentacji informacji, dlatego przemyślmy dobór prelegentów i kolejność ich wystąpień
• pamiętajmy o poczuciu humoru
• jeśli zdecydujemy się na wykorzystanie prezentacji np. power point, powinna być ona dobrze zbudowana z minimalną ilością tekstu
• nie bombardujmy pracowników zbyt dużą ilością informacji, tematów do omówienia i liczb do zapamiętania
• zaplanujmy dyskusje w podgrupach lub panele dyskusyjne w mniejszych grupach, by umożliwić pracownikom dialog, zadawanie pytań
• jeśli pracownicy sami nie chcą zadawać pytań, można je zebrać wcześniej np. za pośrednictwem skrzynki pytań czy przełożonych, można też zadawać pytania widowni ze sceny
• takie spotkania to dobre miejsce na publiczne docenienie pracowników indywidualnie np. wręczając nagrody lub grupowo dziękując za wkład, zaangażowanie czy wyjątkowe wyniki w realizacji danego projektu; warto wykorzystać ten czas na motywowanie pracowników i budowanie ich zaangażowania

PO SPOTKANIU

Zejście ze sceny to nie koniec działań w obszarze komunikacji wewnętrznej. Warto:
• zaplanować, jak przedłużymy życie spotkania, a konkretnie jego najważniejszych idei, które tam padną; warto przygotować relację do wewnętrznych narzędzi komunikacji
• zarejestrować spotkanie i opublikować np. w firmowym intranecie, by osoby nieobecne mogły odtworzyć je lub jego skróty
• sprawdzić, jak spotkanie zostało odebrane przez uczestników; zaplanujmy formę zbierania feedbacku np. za pomocą ankiety w intranecie czy kilku pytań rozesłanych do pracowników

A poniżej grafika (tu do pobrania) od Alive With Ideas i jeszcze kilka dodatkowych porad, jak zorganizować town halle.


Więcej prac Alive With Ideas możecie zobaczyć na ich stronie

*****************

Wpisy z bloga na bieżąco:
-> Facebook bloga,
-> newsletter – jeśli wolicie dostawać je e-mailem, to raz w tygodniu wysyłam newsletter z nowym wpisem wprost do Waszych skrzynek. Zapisać można się na niego poprzez formularz, który jest w prawej kolumnie bloga.

Sprawdźcie również terminy najbliższych szkoleń z komunikacji wewnętrznej.

Fot. Ratul/Nowy Jork
Infografika: Alive With Ideas



2 Komentarze

Piotr Makula - 09 wrz
Maju, dzięki za ciekawy artykuł. Masz racje, niestety u nas takie spotkania raczej przybierają formę wykładów. Nie nauczyliśmy się jeszcze kultury partnerskiej jaka cechuje organizacje komercyjne w krajach o dłuższej rynkowej tradycji. W Polsce wciąż panuje system feudalny w wydaniu korpo. Uczymy sie tego, ale nieudolnie nam to wychodzi. Na takich spotkaniach wyraźnie to widać.Jest trochę łatwiejsze na wewnętrznych forach pracowniczych bo tam spolecznosciowa formula niejako narzuca inny ton rozmowy. Ale nawet tam widac kulturowe znamiona pochodzące chyba jeszcze z czasow pańszczyznianych, pogłębione pozniej przez PRL.
Maja Biernacka - 15 wrz
Niestety, ale tym bardziej musimy zakasać rękawy, by tę sytuację zmieniać. Oboje to robimy, małymi krokami. Pozdrawiam, Maja

Zostaw komentarz!