Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Publikujesz, a oni nie czytają

Zapraszam do lektury mojego artykułu, który ukazał się w listopadowym numerze miesięcznika „Benefit” (11/2015).

Jak zaangażować pracowników w komunikację wewnętrzną? Angażowanie można rozpatrywać na dwóch płaszczyznach. Jest ono – po pierwsze – rozumiane jako tworzenie takich instrumentów i treści, by pracownicy po nie sięgali. Po drugie – i to jest większym wyzwaniem – angażowanie to zachęcanie pracowników do komunikowania się za pośrednictwem dostępnych narzędzi, czyli do tworzenia treści.
Możemy obecnie korzystać z wielu instrumentów komunikacji, zarówno prywatnie, jak i w pracy. Nierzadko jednak można zauważyć, że pracownik, który jest aktywny na prywatnym Facebooku, nie podejmuje żadnej aktywności w firmowych mediach.
Przed rozpoczęciem procesu budowania zaangażowania warto uświadomić sobie, że to zadanie nie będzie łatwe, proste, a już na pewno zamierzone efekty nie zostaną osiągnięte w krótkim czasie. Budowanie angażowania pracowników w komunikację wewnętrzną jest jak budowanie wizerunku firmy. Wymaga czasu, planu działania i konsekwencji. Podejmując się tego wyzwania, w pierwszej kolejności należy skupić się na zbudowaniu dobrych narzędzi do komunikacji z odbiorcami.

Dobry znaczy atrakcyjny
Aby pracownicy chcieli regularnie korzystać z firmowych narzędzi komunikacji wewnętrznej i zapoznać się z dostępnymi tam treściami, instrumenty te muszą spełniać kilka warunków. Powinny być atrakcyjne w formie i treści. Jeśli intranet wciąż opiera się tylko na słowie pisanym, to daje niewielkie szanse na zainteresowanie nim dużej grupy pracowników. Treści i forma komunikacji wewnętrznej muszą współgrać ze sposobem, w jaki komunikujemy się w codziennym życiu. Warto zatem zadbać o to, by platforma do komunikacji w firmie była wyposażona w wideo, infografiki czy nawet memy.
Narzędzia umożliwiające komunikację w pracy powinny być atrakcyjne wizualnie, muszą też opierać się na nowoczesnej funkcjonalności. Nic tak nie zniechęca, jak archaiczna szata graficzna newslettera czy trudności w odnalezieniu pożądanego dokumentu spowodowane brakiem dobrej wyszukiwarki.
Współczesne instrumenty służące do komunikacji wewnętrznej to m.in. web 2.0. Pod tym pojęciem kryją się takie funkcjonalności, jak np. możliwość komentowania treści przez odbiorców i tworzenia własnych komunikatów, dzielenia się nimi w łatwy sposób, to także różnorodność form przekazywanych komunikatów za pomocą podcastów, wideo, czatu itd. W kontekście instrumentów offlinowych, takich jak np. gazeta wewnętrzna, nowoczesność może być rozumiana jako ciekawy, podążający za obecnymi trendami wydawniczymi layout, możliwość korzystania z insertów przez pracowników promujących wewnątrzfirmowe kampanie czy zamieszczania w innym narzędziu, np. intranecie, uzupełnień treści publikowanych na łamach wydawnictwa.
Instrumenty komunikacji wewnętrznej – jeśli tylko polityka bezpieczeństwa informacji danej organizacji dopuszcza taką możliwość – powinny być także dostępne dla pracowników z ich domowych komputerów i urządzeń mobilnych.

Atrakcyjny znaczy użyteczny
Aby pracownicy korzystali z narzędzi komunikacji dostępnych w firmie, muszą one oferować treści, które będą wspierać ich w codziennej pracy, dostarczać odpowiedzi na nurtujące ich pytania czy udostępniać im nową wiedzę. Użyteczność oznacza także umożliwienie pracownikom personalizowania firmowych narzędzi – decydowania m.in. o tym, które informacje będą widoczne na stronie głównej intranetu danego pracownika, które firmowe newslettery będzie otrzymywał, o jakich zmianach będzie informowany mailowo. W tym celu niezbędne jest przypisanie celów poszczególnym instrumentom komunikacji. Jeśli wszystkie narzędzia komunikacji, którymi dysponuje firma, mają realizować te same cele, czyli mówić o tym samym i, co gorsze, w ten sam sposób, zniechęci to pracowników do korzystania z nich. Dlatego tak ważne jest przemyślane nadanie celów poszczególnym narzędziom i konsekwentne trzymanie się tych założeń. Podpowie to odbiorcy, jakich treści może spodziewać się w danym narzędziu, a to ułatwia mu wybór i organizację odbioru.
Kolejnym elementem wspierającym proces organizacji odbioru treści jest utrzymywanie regularności komunikowania się za pośrednictwem poszczególnych instrumentów.
A co z obawami, że nikt nie zapisze się na firmowy newsletter, gdy pracownicy otrzymają prawo decydowania o możliwości subskrybowania? Jeśli treści będą atrakcyjne i użyteczne, pracownicy sięgną po nie. Jeśli sami tego nie odkryją, podpowiedzą im koledzy zza biurka, którzy znajdą tam ciekawe materiały. Nachalnie wysyłane kolejne newslettery do wszystkich pracowników nie zostaną przeczytane przez odbiorców tylko dlatego, że znalazły się w ich skrzynce mailowej.

Marketing wewnętrzny
Nawet najlepszy produkt czy usługa wymagają – chociaż w początkowej fazie swojego życia – dobrej reklamy, dlatego nie można zapominać o promocji instrumentów komunikacji wewnętrznej wśród obecnych i potencjalnych odbiorców. Rozważmy zorganizowanie kampanii reklamowej, konkursów i promocji danego narzędzia w innych nośnikach. Ważne jest także edukowanie na temat zalet komunikacji za pośrednictwem firmowych narzędzi. Instrumenty komunikacji wewnętrznej mają wiele celów. I choć najpopularniejszy z nich to informowanie, zwróćmy naszej grupie docelowej uwagę na to, że celem komunikacji wewnętrznej jest także promocja usług oferowanych przez dany zespół, budowanie pozycji firmowych ekspertów, poczucia wspólnoty czy dzielenie się wiedzą.
Jak więc stworzyć firmowe narzędzia komunikacji, z których pracownicy będą chętnie korzystali? Wiedza na temat funkcjonowania tych instrumentów, najnowszych trendów w komunikacji wewnętrznej i ciekawych form angażowania w działania jest niezbędna. Ale punktem wyjścia powinno być zapytanie odbiorców o ich oczekiwania. Nie tylko o to, jakich narzędzi oczekują, lecz także o to, których treści oczekują i jakiej formy ich przekazu. Pracownik nasz pan?


Artykuł „Publikujesz, a oni nie czytają” pochodzi z nr 11(46)/2015 miesięcznika „Benefit”.
Zachęcam do pobrania całego numeru w pdf i śledzenia kolejnych – dużo ciekawych artykułów.
A szczególnie polecam w tym numerze artykuł Sabiny Sadeckiej „Entuzjastyczny czy apatyczny” o tym, który pracownik jest lepszy.
 

Fot. Ratul/ New York



Zostaw komentarz!