Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Skrzynka pytań w firmie – jak ją zorganizować?

Skrzynka pytań w firmie to narzędzie służące komunikacji dół-góra, czyli skierowanej od pracowników w kierunku kadry zarządzającej.

Może mieć formę elektroniczną – czyli pytania przesyłamy na wskazany adres mailowy lub zostawiamy w dedykowanym miejscu poprzez zalogowanie się. Może też mieć formę bardziej tradycyjną w postaci metalowej skrzynki na listy czy odpowiednio oznaczonego kartonowego pudełka  wywieszonego w wybranym miejscu w firmie.

 Jak dobrze zorganizować skrzynkę pytań?

  • Jeśli decydujemy się na klasyczne rozwiązanie i wieszamy skrzynkę w biurze, zastanówmy się, gdzie powinna być umieszczona i w jakiej liczbie. Nie polecam miejsc, gdzie wszyscy widzą, kto wrzuca liścik do skrzynki (chyba, że mamy wysoce otwartą kulturę organizacyjną w firmę i nikt nie będzie obawiał się zostawić trudnego pytania w skrzynce, w co wątpię). Warto ulokować ją w takim miejscu, gdzie można swobodnie, anonimowo, bez większego skrępowania wrzucić do niej pytanie.
  • Dobrze oznaczmy skrzynkę pytań – niech będzie widoczna i niech nikt nie ma wątpliwości, patrząc na nią, do czego służy. Niech zachęca sama sobą do wrzucania pytań. Czyli dobrze byłoby, aby znalazło się na niej kilka słów wyjaśnień w postaci np. hasła. Warto także zaznaczyć, gdzie można znaleźć szersze informacje na temat działania skrzynki pytań, bo takie narzędzie komunikacji powinno mieć prosty regulamin.
  • Jeśli zdecydujemy się na zbieranie pytań drogą mailową, nie zmuszajmy pracowników do wysyłania maila bezpośrednio na adres mailowy konkretnej osoby. Lepsze jest stworzenie aliasu@. Oczywiście każdy użytkownik skrzynki pocztowej zdaje sobie sprawę z tego, że za każdym aliasem mailowym jest człowiek, ale starajmy się niwelować bariery psychologiczne, które mogą powstrzymać pracownika przed zadaniem pytania.
  • Uruchamiając wersję mailową, warto ustawić autorespondera (oczywiście lepszym rozwiązaniem byłoby odpowiadanie osobiście na każdego nadesłanego maila, ale przy dużej liczbie pytań, może to być uciążliwe). W autoresponderze warto napisać, że dziękujemy za nadesłane pytanie, dodajmy, gdzie znajdzie się odpowiedź na nie i kiedy.
  • Warto, aby nasza skrzynka pytań miała regulamin. Najlepszym miejscem do jego publikacji wydaje mi się intranet (lub repozytorium dokumentów), gdzie każdy może w niegraniczony sposób sprawdzić, jakie zasady panują przy użyciu tego narzędzia komunikacji. W przypadku, gdy mamy grupę pracowników, którzy nie mają dostępu do intranetu, można reguły komunikacji zawrzeć w magazynie firmowym, umieścić na tablicy informacyjnej czy w trakcie promocji skrzynki pytań opisać zasady na plakatach czy ulotkach.
  • Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby w firmie funkcjonowały obie wersje - elektroniczna i tradycyjna.

Kiedy warto wdrożyć skrzynkę pytań:

  • gdy nie mamy innych narzędzi komunikacji wewnętrznej relacji dół – góra,
  • gdy chcemy usprawnić komunikację pracowników z kadrą zarządzającą,
  • gdy chcemy poznać wątpliwości, problemy i sugestie pracowników,
  • gdy chcemy dać pracownikom poczucie, że ich zdanie i opinie są dla firmy ważne,
  • gdy wprowadzamy zmiany i chcemy rozwiać wątpliwości,
  • gdy kontakt z kadrą kierowniczą jest utrudniony/ograniczony dla szeregowych pracowników,
  • czy pracownicy obawiają się pytać wprost,
  • gdy inne narzędzia komunikacji dół – góra zawiodły,
  • gdy mamy otwartą kulturę komunikacji i nie boimy się odpowiadać na trudne pytania.

Zapraszam także na Facebooka bloga.

 

Fot. MB/Indie, Mumbai



Zostaw komentarz!