Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Świąteczna komunikacja wewnętrzna

Naprawdę jestem z siebie dumna, że w tym roku wpadłam na pomysł wpisu świątecznego pod koniec października, a nie jak w zeszłym roku w grudniu, gdy było już po imprezie.
Co w ramach komunikacji wewnętrznej możemy zrobić przed świętami? Jak zrobić to niskim kosztem? I w ogóle po co to robić?
Być może w Waszych firmach odpowiada za to zespół administracji czy HR. Jeśli jednak Wy, to zobaczcie moje podpowiedzi, ale też te, którymi podzieliliście się ze mną w mediach społecznościowych. Bardzo za nie dziękuję!

Czy potrzebujemy celebrować święta w firmie?
Są firmy, choć rzadko o nich słyszę, które nie obchodzą świąt Bożego Narodzenia. To często międzynarodowe firmy zatrudniające osoby z różnych części świata i różnych wyznań. Większość jednak w mniejszy lub większy sposób zaznacza ten wyjątkowy czas.
Nawet jeśli Wasze zespoły są bardzo międzynarodowe, czas ten można wykorzystać na poznanie różnych kultur i integrowanie pracowników.
Czy powinniśmy świętować? Według mnie tak, to dobry moment na zatrzymanie się, zwolnienie obrotów, integrację i skupienie się na ludziach, a nie na wynikach.

CO ŚWIĄTECZNEGO MOŻEMY ZROBIĆ W FIRMIE?

Narzędzia komunikacji wewnętrznej
Przed świętami elementy choinkowo-mikołajkowe mogą pojawić się w naszych narzędziach komunikacji. Logotypy dostają wtedy czapki świętego Mikołaja, grafiki główne w intranecie czy newsletterze podmieniane są na świąteczne, a okładka gazety często też jest w klimacie świąt. Mój blogowy Facebook też w tym roku zmieni klimat na zimowy. Graficy podesłali mi już zimowe obrazki.


 

Plan komunikacji bez kryzysów i stresów
Na czas przedświąteczny warto też zaplanować działania tak, aby nic ciężkiego nie komunikować tuż przed świętowaniem. Planowane zwolnienia, wdrożenia trudnych projektów, znaczące zmiany w firmie – zostawiłabym je na później. Wystarczająco dużo pracujemy i stresujemy się na co dzień, by również w tym wyjątkowym dla wielu osób czasie pracować na takich obrotach.

Świąteczne życzenia i kartki
Bardzo często pracownicy mają do dyspozycji elektroniczne kartki świąteczne przygotowane przez firmę lub takie tradycyjne, papierowe, które mogą wysłać do osób i firm, z którymi współpracują. Kartki tradycyjne często firmy kupują od fundacji, stowarzyszeń i organizacji wspierających potrzebujących. Ja co roku kupuję kartki od UNICEF-u. Tegoroczne już do mnie dotarły.

Warto zaplanować to wcześniej, aby kartki zdążyły do nas dotrzeć. Warto też poinformować pracowników wcześniej, jaka jest polityka firmy w tym zakresie – czy będą kartki elektroniczne czy może papierowe, czy mogą samodzielnie wysyłać życzenia czy może będą ogólnofirmowe teksty do wykorzystania itd. Dobrze byłoby też wcześniej ustalić, kto się podpisuje pod takimi życzeniami – zarząd, pracownicy, czy może wspólnie.

Elektroniczne kartki możecie też przygotować sami w bezpłatnym programie Canva lub wykorzystać darmowe zdjęcia z Pixabay czy Pexels.

W firmie Agaty przygotowano w minionym roku taką kartę:

A Iza podzieliła się pomysłem na wideoklip z życzeniami do piosenki Jingle Rock: „W filmie występowali managerowie ze wszystkich lokalizacji - dostali przypisany fragment piosenki, do którego mieli nagrać film. Produkcja niskokosztowa, ale wyszło świetnie i bardzo się podobało. A w tym roku zastanawiamy się, jak to przebić ;)”. Niestety Iza nie może nam pokazać tego wideo.

Zrobiła to jednak na YouTube firma Canon. Tylko uwaga, tego nie da się odzobaczyć.

Rzućcie też okiem na tę propozycję:

Firmowe spotkanie wigilijne
Być może to do Was będzie należało przygotowanie firmowej Wigilii dla pracowników. Różne są praktyki firm w tym zakresie. Są takie, które robią imprezę dla setek pracowników. Inne pozwalają pracownikom świętować i integrować się wspólnie w zespołach na koszt firmy. A jeszcze inne nie robią nic i pracownicy organizują się sami.
Przygotowując taką imprezę, warto też wziąć pod uwagę osoby pracujące zmianowo i osoby współpracujące, np. osoby sprzątające oraz rodziców, którzy są na długich urlopach macierzyńskich czy tacierzyńskich. To samo dotyczy prezentów.

Świąteczne prezenty
Kolejnym pomysłem często stosowanym przez firmy są świąteczne prezenty. Według mnie powinny być od szefa nie od firmy. Dlaczego? Pisałam o tym tutaj.
Krótko mówiąc, dla mnie prezenty od firmy są bezosobowe. Zdecydowanie lepiej działają, gdy wręcza je szef, gdy może złożyć pracownikom życzenia. Jest to bardziej personalne i lepiej odbierane niż hurtowe rozdawanie paczek. I proszę mi nie pisać, że u Was są setki zatrudnionych i nie macie jak tego wykonać. Zarząd pewnie liczy kilka osób, więc mogą raz w roku poświęcić popołudnie na takie wręczanie prezentów. Dla mnie to tylko kwestia chęci, nie czasu i logistyki.

Mój ostatni etatowy pracodawca miał taki zwyczaj, wręcz było dla zarządu nie do pomyślenia, by ktoś inny wręczał prezenty. Każdemu składali życzenia, wyściskiwali nas i było naprawdę fajnie. Firma liczyła ok. 100 osób. Pracownicy to doceniali, a w firmie panowała miła atmosfera. W innej firmie paczki odbierało się w HR-ach i jeszcze trzeba było pokwitować odbiór! Nie polecam.

Są też firmy, gdzie pracownicy losują, dla kogo przygotują prezent i robią to we własnym zakresie. Trochę jak w szkole.

A co podarować w paczkach pracownikom? Dla mnie najlepsze prezenty to te praktyczne, które można wykorzystać, a najbardziej lubię te, które można zjeść. Warto dobrze zastanowić się nad składem takiej paczki dla pracowników. Być może dobrym rozwiązaniem byłaby karta podarunkowa i niech pracownicy sami zadecydują, na co wydają te środki. Albo głosowanie i wspólny wybór tego, co znajdzie się w paczce. Wtedy jednak nie będzie elementu zaskoczenia.   

Julia poleca takie oto praktyczne prezenty dla pracowników: „Z takich drobnych upominków dla pracowników to naszym bardzo się podobały słuchawki douszne. Udało się nam znaleźć model stosunkowo tani, ale bardzo dobrej jakości. Można do tego zamówić specjalnie laserowo cięte kartki z kształtem choinki i słuchawki opleść wokół niczym łańcuch choinkowy”. Bardzo fajny pomysł. Jestem za!  

Zdarza się też, że pracownicy otrzymują przed świętami prezenty od firm zewnętrznych. U Sebastiana w firmie jest zwyczaj zbierania tych wszystkich prezentów, dzielenia ich na drobne upominki i rozdawania wszystkim pracownikom. Sprawiedliwe rozwiązanie, spotykam je w firmach.

Dekorowanie biura
W tym czasie także biura wypełniają się świerkami – pachnącymi lub zakurzonymi, sztucznymi (przepraszam, po prostu ich nie uznaję; dla mnie to zbieracze kurzu). O ciekawym pomyśle na dekoracje i jednocześnie prezenty napisała Beata.

Takie bombki to fajne dekoracje biura. Z kolei u Karoliny pracownicy dekorują biurka i biorą udział w akcji sweterkowej. 

W Carlsberg Shared Services w Poznaniu zrobiono przed laty akcję na najbrzydszy świąteczny sweterek.

Facebook Carlsberg Shared Services

Wsparcie potrzebujących
Często też firmy w ramach swoich działań CSR i PR organizują przed świętami zbiórki pieniędzy czy prezentów dla potrzebujących. Wspierają organizacje, fundacje, stowarzyszenia, ale też np. schroniska dla zwierząt. Możecie przygotować prezenty dla rodzin wspieranych w ramach Szlachetnej Paczki czy po świętach zastanowić się, jak wesprzeć WOŚP (np. zorganizować własne aukcje ciast czy usług np. sprzątanie biurka koledze z trzeciego piętra, a dochód przelać na konto WOŚP).

I właśnie taki przykład przywołała Kasia z ich firmy Lafarge Polska: „Aukcja świąteczna dla pracowników (wirtualna, bo firma ma ponad 50 zakładów w całym kraju) - można było podarować i licytować zarówno przedmioty, jak i umiejętności, czas (lekcja włoskiego, wspólna wycieczka, przejazd na motorze). Zebrane pieniądze powędrowały do sześciu potrzebujących pracowników :) Na zdjęciu ciasto, które sprzedało się za 2600 zł :) Licytowane wprawdzie zespołowo (i zjedzone), ale wciąż to chyba jedno z droższych ciast w kraju :)”.  Pysznie wyglądało to najdroższe ciasto w kraju:

Można też zadzwonić do pobliskiego domu dziecka, domu samotnej matki czy domu seniora i podpytać, jak możecie pomóc. Bo zamiast materialnej pomocy, możecie zachęcić pracowników do poświęcenia innym czasu i coś dla innych zrobić, np. przygotować pyszności i spotkać się z seniorami czy wyjść na spacer z psami.

Imprezy dla rodzin
Innym pomysłem jest zorganizowanie wydarzenia dedykowanego rodzinom pracowników czy tylko ich dzieciom. Firmowy Mikołaj rozdający prezenty, które rodzice zabierają dla swoich pociech do domu lub dzieci odbierają same w firmie u Mikołaja, organizacja dnia otwartego, gdzie rodzina może dodatkowo zobaczyć, jak pracujecie – to tylko kilka przykładów.

Ela zapytała mnie w emailu o prezenty dla dzieci. Te, z którymi najczęściej spotykam się, to słodycze (tak, wiem Ela, nie spodoba Ci się ten pomysł, ale to najprostsze do wykonania i najtańsze) oraz zabawki, choć tu może być problem z trafieniem na dobranie zabawki do wieku dziecka. Można więc wcześniej poprosić dzieci o napisanie listu do firmowego Mikołaja, aby wiedział, co im przynieść. Mogą to być też karty podarunkowe do sklepu z zabawkami lub miejsca zabaw dla dzieci.  

Poznanie różnic kulturowych
Jeśli Wasza firma zatrudnia wielu obcokrajowców, czas około świąteczny można wykorzystać na poznanie innych kultur, tradycji i zwyczajów. Oprócz opowiadania i pokazywania, jak obchodzi się święta w różnych częściach świata lub pokazania, jak my je obchodzimy, osobom, które nie mają tego święta w swojej kulturze, można też skosztować ich świątecznych potraw. Takie spotkania mogą być bardzo integrujące.

Angażowanie zarządu
Warto też wcześniej zastanowić się, co zrobić, gdy pracujecie w strukturze bardzo rozproszonej albo w oddziale międzynarodowej firmy, a nie w jej centrali. To może być dobra okazja do przypomnienia pracownikom, jak wygląda zarząd, który siedzi daleko w innym kraju. Możecie np. poprosić ich, aby przedstawiciele najwyższej kadry kierowniczej spróbowali złożyć pracownikom w Polsce życzenia... po polsku.

U jednego z moich poprzednich pracodawców dyrektor finansowy miał zwyczaj przed świętami zabierać do pracy trójkę swoich maluchów w strojach Mikołaja. Dzieci wędrowały przez wszystkie działy firmy i rozdawały cukierki ciociom i wujkom na kilku piętrach, a dyrektor składał nam życzenia.

Pomysłów jest wiele i nawet jest jeszcze czas na ich wykonanie ze spokojem. 1,5 miesiąca przed nami. Do dzieła!

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, ofertę szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.

Zdjęcia: MB; Pixabay.com
Grafiki: screeny; Przecinek.com



Zostaw komentarz!