Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Trendy w komunikacji wewnętrznej w 2019 roku

Dziś będzie wróżenie ze szklanej kuli. Od takich prognoz bardziej wolę wyniki badań – są konkretne. Aktualnie czekam na wyniki State of the Sector – corocznego badania przygotowanego przez międzynarodową agencję komunikacji wewnętrznej Gatehouse z Londynu. Tam będą konkrety. A moje prognozy i marzenia poniżej.

Od razu chciałabym zaznaczyć, że dla mnie trendy są po to, aby się nimi inspirować, analizować je i obserwować. Nie przyjmujcie ich nigdy za pewniki. Zanim zaczniecie planować rok 2019 w Waszej komunikacji wewnętrznej, sprawdźcie, jakie oczekiwania mają Wasi odbiorcy, czyli pracownicy. Bo ich oczekiwania są ważniejsze niż trendy.  

1.    #Digital workplace, czyli cyfryzacja
Od elektronicznego środowiska pracy nie uciekniemy. Jeśli nadal Wasze firmy tkwią w druku, tradycji i oldskulowej formie komunikacji wewnętrznej, która jest dobrze przyjmowana przez pracowników, to ok. Jeśli wpisujecie się brakiem digitalizacji w ich oczekiwania, to dobrze. Ale to nie znaczy, że świata digitalowego mamy nie próbować wdrażać i przekonywać pracowników do niego. Próbujmy, aby nie przespać transformacji, od której już nie uciekniemy.

Ci, którzy poczynili już kroki w kierunku digitalizacji i widzą z tego korzyści, z pewnością będą rozważać kolejne kroki czy testy. Wewnętrzne media społecznościowe, zaawansowane intranety, mobilny dostęp do komunikacji wewnętrznej czy nawet AI (sztuczna inteligencja) to obecny świat digital. Czy w przypadku tych 2 ostatnich kwestii nastąpi przełom w tym roku? Chciałabym...

2.    Mobilność ludzi i narzędzi
Jesteśmy coraz bardziej mobilni w miejscach pracy, coraz więcej osób decyduje się na taką formę pracy czy współpracy. I jeśli chcemy jako specjaliści od komunikacji wewnętrznej za nimi podążać i być z nimi w kontakcie, musimy dostosować komunikację do ich środowiska pracy. Inaczej ich stracimy. Dlatego z jednej strony za zachowaniami ludźmi powinny iść „zachowania” narzędzi.

Ale jednocześnie powinniśmy pamiętać, że badania pokazują, że „mobilna komunikacja” wcale nie została przyjęta przez pracowników z otwartymi ramionami. Powszechne korzystanie z narzędzi mobile w komunikacji zewnętrznej nie oznacza takiego samego podejścia wewnątrz firmy do jej narzędzi. I dotyczy to zarówno osób pracujących z komputerami, jak i pracowników fizycznych. Dlatego nasza w tym głowa, by dobrze zaplanować i dopasować „mobilną komunikację” i zachęcać pracowników do korzystania z niej. Wiem, to nie jest proste.  

3.    Chatboty
Jeśli miałabym stawiać na jedno narzędzie czy nową formę komunikacji w nowym roku – to polecam przyglądać się chatbotom. Czy przyjmą się w komunikacji wewnętrznej? Barierą mogą być koszty i wciąż postrzeganie sztucznej inteligencji jako fanaberii czy ciekawostki, a nie postępu w rozwoju technologii. Zobaczymy.

4.    Komunikacja wewnętrzna na jeden kęs #format
A co z formatem komunikatów? Często czytam, że wideo jest topowe, a na co dzień podczas współpracy z firmami czy podczas rozmów z Wami podczas szkoleń nie widzę fajerwerków i wielości użycia tego formatu (tak, wiem, budżety). Wręcz przeciwnie – polską komunikację wciąż postrzegam w formie tekstu i grafiki. Pracownicy chętnie po nie sięgają.

Jest jednak ważne „ale” dotyczącej tej tradycyjnej formy komunikacji – w tym roku to już powinien być must-have. To komunikacja „małych kęsów” czy wręcz „jednego kęsa” (ang. bite size). Z takim fajnym określeniem spotkałam się w amerykańskiej komunikacji wewnętrznej. Czyli treści, które podajemy powinny być krótkie, konkretne i na temat.
Podczas warsztatów i szkoleń, które prowadzę, gdy analizujemy grupy docelowe, tylko raz zdarzyło się, aby wyszło nam, że któraś z grup marzy o obszernej komunikacji z wielkimi wyjaśnieniami na kilka stron. Były to związki zawodowe jednej z firm. Większość z nas chce mieć odpowiedzi na zadane pytania podane szybko i w prosty sposób.

5.    #Email
Miały go zastąpić media społecznościowe w firmach. I zapewne w wielu z nich udało się ograniczyć stosowanie emaila, ale nie przekreślałabym tego narzędzia. Miewa się dobrze, jest wciąż skuteczne i podstawowe w komunikacji wewnętrznej. Skupmy się w tym roku na tym, co w niego wpisujemy, aby content jeszcze bardziej odpowiadał oczekiwaniom odbiorców. Warto także przekierowywać część ruchu do komunikatorów wewnętrznych i edukować pracowników, jak skuteczniej korzystać z emaila (czyli popracujmy nad zmianą zachowań).   

6.    Narzędzia komunikacji w wersji do zadań
Projektując nowe narzędzia komunikacji wewnętrznej jak np. intranety czy aplikacje mobilne, miejmy na uwadze, że powinny być obecnie narzędziami do rozwiązywania zadań, a nie tylko do komunikacji (ten etap mamy już za sobą). Dziś pracownicy chcą, aby takie rozwiązania pomagały im w pracy działać skuteczniej i szybciej. I takie intranety i aplikacje (czy inne digitalowe narzędzia) mają szansę przyjąć się w firmach. Komunikacja w nich będzie, ale przede wszystkim zadaniowa, na kolejnym miejscu korporacyjna (masowa, skierowana do wszystkich pracowników).

7.    Wielokanałowość komunikacji wewnętrznej #dopasowanie
Ten rok, środowisko komunikacyjne, w którym poruszamy się i oczekiwania odbiorców wymuszą na nas jeszcze większą dywersyfikację narzędzi. Ona była od lat, ale tym razem powinna być jeszcze lepiej dopasowana do poszczególnych grup odbiorców. Dla nas – specjalistów od komunikacji wewnętrznej oznacza to więcej pracy, ale efekt powinien być lepszy. Problem widzę jednak w zasobach – nadal często słyszę od Was, że oprócz zadań związanych z komunikacją, zajmujecie się na swoich stanowiskach wieloma innymi kwestiami (PR, marketing, administracja, HR itd.).    

Jest jedna, szczególna grupa pracowników, na którą powinniśmy zwrócić uwagę podczas dopasowywania narzędzi komunikacji do odbiorców. To pracownicy produkcji. W większości firm produkcyjnych to oni są kluczową grupą, ponieważ bez ich pracy te firmy by nie funkcjonowały. A mimo to często są zaniedbane komunikacyjnie. Coraz częściej czytam i słyszę o próbach przełączenia tej grupy na bycie bardziej mobilnym i digitalowym. Bardzo jestem ciekawa kierunku, w jakim pójdzie komunikacja wewnętrzna skierowana do tej grupy.  

8.    Większe skupienie na danych – profesjonalizacja naszego zawodu #badanie_zachowań
W lepszym dopasowaniu komunikacji pomogą nam dane analityczne, z których korzystanie powinno być obowiązkowe. Audyty komunikacji wewnętrznej, mniejsze badania, dostęp do statystyk korzystania z narzędzi komunikacji wewnętrznej – to powinny być podstawy naszej pracy. I na ich podstawie dopasowywanie i modyfikowanie kolejnych działań. To też ważny element w kierunku profesjonalizacji naszego zawodu (wciąż w wielu miejscach mającego niski priorytet) i traktowania specjalistów od komunikacji wewnętrznej jak profesjonalistów, strategów, którzy nie wróżą z fusów przy porannej kawie, ale pracują na danych analitycznych – jak ich koledzy w marketingu czy sprzedaży.

Z tym mocno wiąże się konieczność uczenia się zachować pracowników czy obserwowania ich zachowań. Również dlatego, że na rynek pracy wchodzą kolejni młodzi ludzie czy dlatego, że nasze środowiska pracy robią się coraz bardziej wielokulturowe, międzynarodowe. Badajmy zachowania pracowników i na tej podstawie układajmy komunikację wewnętrzną.

9.    #Dialog, angażowanie (we współtworzenie) i #zaufanie
To uczenie się zachowań to przede wszystkim dialog z pracownikami. Pamiętajmy, że #komunikacjabezpośrednia jest bardzo skuteczna. Czy wiecie, że są firmy, które wdrażają np. intranet, nie pytając pracowników o pożądane funkcjonalności? A potem mówią, że zaangażowanie jest niskie, zainteresowanie komunikacją słabe, pracownicy nie ufają firmie i kadrze kierowniczej. A na jakiej podstawie mają to robić? Przyjąć taką postawę na „dzień dobry”, z automatu o g. 8 czy 9 rano, gdy przychodzą do pracy? I tak każdego dnia? Te 3 wyżej wymienione elementy to podstawa komunikacyjna każdej firmy. Jeśli nie ma tego, komunikacja ma marne szanse na działanie, a co za tym idzie współpraca także.   

10.    Sprawna komunikacja wewnętrzna jako element zatrzymania pracowników i efektywniejszej współpracy
W Polsce coraz łatwiej jest znaleźć pracę, gorzej z wynagrodzeniem za nią. Ono wciąż pozostawia wiele do życzenia. W zatrzymaniu pracowników w firmie pomocna będzie dobra komunikacja wewnętrzna (dla mnie podstawą komunikacji jest psychologia społeczna) i dzięki temu lepsza współpraca. Weźcie pod uwagę taki cel komunikacji podczas rozmów z kadrą kierowniczą. Sprawna komunikacja nigdy nie zastąpi podstaw zatrudnienia, np. odpowiedniej pensji, ale może być ważnym elementem wspierającym strategię firmy dotyczącą utrzymania zatrudnienia.   

11.    Kadra kierownicza #leadership
Dotyczy to także sprawniejszej komunikacji na linii szef-pracownik. Dla mnie skuteczna komunikacja kierownicza to kolejny, ważny klucz do sukcesu komunikacyjnego w firmie. Postawmy na nią i w tym roku. To wciąż ludzie (nieidealni, emocjonalni) i ich bezpośrednia komunikacja (kolejny klucz do sukcesu), a nie digitalowe narzędzia (pełne fajerwerków, wypasionych funkcjonalności i świecidełek) są skuteczniejsi w większości komunikacyjnych przypadków. I wciąż pracownicy mają (jeszcze) autorytet dla mądrych, skutecznych i charyzmatycznych przywódców, mimo że jednocześnie ci sami pracownicy chcą być włączani we współtworzenie wewnątrzfirmowych działań.

Znajoma trenerka kompetencji miękkich zdradziła mi ostatnio, że szkolenia z przywództwa (leadership), które prowadzi, to obecnie hit – obserwuje ona bardzo duże zainteresowanie firm nimi.  

12.    Podnoszenie kompetencji #rozwój_kompetencji
Zmieniające się otoczenie komunikacyjne (na szczęście nie aż tak szybko, abyśmy nie mogli nad nim zapanować pod warunkiem, że nie będziemy go tylko obserwować, ale będziemy włączali się w nie) wymusza na nas nie tylko baczniejsze obserwowanie tego, co dzieje się wokół i co się zmienia, ale także podnoszenie naszych kompetencji. Nie tylko kompetencji komunikacyjnych kadry kierowniczej, ale też naszych jako osób odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną.

Ja wciąż się szkolę, aby nadążyć za tym światem komunikacyjnym. Polecam i Wam. Same obserwacje otoczenia to za mało, by działać skutecznie i sprostać wymaganiom komunikacyjnym, przed jakimi stawiają nas nasze firmy i pracownicy.   

W nowym roku 2019 życzę Wam wielu ciekawych wyzwań komunikacyjnych. I dużo energii do zmierzenia się z nimi. Powodzenia!

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, ofertę szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.

Fot. Pixabay.com



Zostaw komentarz!