Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Zadbaj o wizerunek Twojego zespołu w firmie

Kierujesz zespołem usługowym w organizacji? Na co dzień wspieracie innych pracowników firmy? Chcesz poprawić wizerunek zespołu wśród wewnętrznych klientów? Potrzebny będzie cel, plan działania i wykorzystanie narzędzi komunikacji wewnętrznej.

Zapraszam do lektury mojego artykułu, który ukazał się w „Miesięczniku Benefit” nr 03(50)/2016. Zachęcam do pobrania całego magazynu w pdf.

Aby dobrze zaplanować działania PR, które zbudują pożądany wizerunek zespołu w organizacji, warto najpierw zbadać sytuację wyjściową, w jakiej znalazł się zespół. Można zrobić to za pomocą prostych ankiet papierowych lub elektronicznych, o wypełnienie których poprosimy osoby korzystające z usług zespołu. Mogą być one dystrybuowane po zakończeniu zadania czy projektu zleconego zespołowi. Warto zapytać w nich o ocenę jakości obsługi, jej szybkość, merytoryczne przygotowanie pracowników zespołu czy poprosić o wskazówki dotyczącego tego, co warto zmienić, by oferowane działania były wyżej oceniane. Opinie takie można zebrać także podczas indywidualnych rozmów z wewnętrznymi klientami czy badań fokusowych z większą grupą pracowników.

Wyróżnij grupy docelowe
Kiedy ustalimy już, na czym stoimy i jak zespół postrzegany jest w organizacji, co jest jego mocną stroną, a co wymaga poprawy, powinniśmy przejść do określenia grup docelowych. Zastanówmy się, kim są nasi klienci wewnętrzni, czy można ich podzielić na grupy i jak byśmy je scharakteryzowali. Dobre poznanie odbiorców to podstawa do projektowania działań komunikacyjnych, za pomocą których będziemy wpływać na ich opinie i postawy. Wśród grup docelowych zespołu usługowego mogą znaleźć się np. osoby, które już korzystają z jego usług oraz potencjalni klienci wewnętrzni, czyli pozostali pracownicy. Warto także zastanowić się, czy inne działania komunikacyjne nie powinny być skierowane do kadry zarządzającej. Za przykład niech posłuży nam np. zespół szkoleń, który oferuje programy rozwojowe dla wszystkich pracowników firmy. Inne działania PR budujące wizerunek może on skierować do kadry kierowniczej. W tym przypadku warto skupić się np. na pokazaniu  eksperckości szkoleniowców czy ich doświadczenia jako partnerów w doborze ścieżek rozwoju dla zespołu danego managera.

Przygotuj plan i działaj
Spisywanie planu działania powinniśmy rozpocząć od wyznaczenia celu, jaki chcemy osiągnąć. Może to być np. rozreklamowanie oferty zespołu, budowanie jego eksperckości, zwrócenie uwagi na nową jakość oferowanych usług czy zwiększenie ich dostępności i zakresu. Aby przeanalizować możliwe działania komunikacyjne i wykorzystanie narzędzi PR wewnątrz firmy, przyjrzyjmy się bliżej dwóm z tych celów i instrumentom, które warto wykorzystać do budowania pożądanego wizerunku.

Cel: rozreklamowanie oferowanych usług
Jeśli zależy nam na zareklamowaniu oferowanych przez zespół usług skierowanych do pracowników, pokażmy np.:
• projekty, które realizujemy oraz ich przebieg,
• opinie klientów wewnętrznych, którzy z tych usług już skorzystali,
• efekty prowadzonych działań,
• czas, jaki potrzebują pracownicy na realizację danego zadania/usługi,
• kompetencje członków zespołu,
• zalety skorzystania z oferowanych usług,
• listę zadań, z jakim można zgłosić się do zespołu.
Narzędzia komunikacji wewnętrznej, które mogą być pomocne do pokazania oferty zespołu usługowego, to np. strona zespołu w firmowym intranecie, promocja tej strony w wewnętrznej gazecie, na stronie głównej intranetu, na tablicy ogłoszeń i w innych instrumentach komunikacji, które działają w organizacji. Dobrym rozwiązaniem będzie także publikacja artykułów np. poradnikowych w intranecie czy w gazecie oraz umieszczenie tam reklamy. Jeśli mamy taką możliwość, warto także zaprezentować ofertę zespołu podczas dużych firmowych spotkań czy zorganizować drzwi otwarte z atrakcjami i zaprosić klientów wewnętrznych, szczególnie tych potencjalnych do zapoznania się z ofertą i możliwościami usługowymi zespołu.

Cel: budowanie eksperckości zespołu
Jeśli z kolei naszym celem w budowaniu wizerunku zespołu jest pokazanie jego eksperckości, warto skupić się na mocnych stronach, kompetencjach i doświadczeniu członków zespołu. Można je pokazywać np.:
• w gazecie czy intranecie w formie wywiadów, artykułów,
• wideo-wywiadu lub webinaru w intranecie,
• organizując szkolenia czy wykłady dla pracowników,
• na stronie zespołu pokazując sylwetki pracowników,
• prowadząc eksperckiego bloga wewnętrznego,
• przeprowadzając czat ekspercki, podczas którego odpowiemy na najczęstsze pytania kierowane do zespołu.
Ważne, by w planowanych działaniach członek zespołu mógł wykazać się swoją ekspercką wiedzą. Dlatego warto najpierw zdefiniować mocne strony poszczególnych osób, zastanowić się, co je wyróżnia i które cechy warto uwypuklić w planowanych działaniach komunikacyjnych.

A jak Wy budujecie wizerunek swojego zespołu w firmie?

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Fot. MB/Poznań oraz okładka "Miesięcznika Benefit”