Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Zarząd listy pisze… w kopercie

Komunikaty zarządu do pracowników to przykład komunikacji wewnętrznej na linii góra-dół.
Mogą one mieć formę e-maila, listu opublikowanego na łamach magazynu wewnętrznego, wideo zamieszczonego w intranecie, wygłoszonej wypowiedzi podczas firmowej imprezy itd. Zetknęłam się z jeszcze jedną formą komunikatu zarządu do pracowników. Był to list – wydrukowany, podpisany i umieszczony w kopercie zaadresowanej imiennie do każdego pracownika. Efekt był świetny – pracownicy chętnie czytali komunikaty zarządu. Takich listów nie ignoruje się, tym bardziej, kiedy nadawcą jest zarząd firmy i gdy są one w kopercie zaadresowanej bezpośrednio do nas.

Działanie takie sprawdzi się szczególnie w następujących sytuacjach:
•    jako jedno z narzędzi komunikacji, gdy mamy do zakomunikowania wielką, ważną rzecz – dużą zmianę, efekty długoterminowych działań, tłumaczenie podjętych decyzji, edukowanie na temat nowej strategii itp.
•    w komunikacji z pracownikami produkcji i innymi, którzy nie mają dostępu na co dzień w pracy do komputerów i wirtualnych narzędzi komunikacji wewnętrznej
•    gdy chcemy szczególnie zwrócić uwagę pracowników na dany temat

Ważne jest jednak to, aby narzędzia tego nie nadużywać. Cotygodniowe listy w kopercie od zarządu mogą szybko znudzić się pracownikom, którzy mogą zacząć je ignorować.

Jakie zalety ma taka forma komunikacji wewnętrznej z pracownikami?
+ ma szanse wywołać efekt WOW; jeśli wcześniej pracownicy nie otrzymywali takich przesyłek, tym razem z pewnością zwrócą uwagę na list
+ tradycyjne narzędzie komunikacji w dobie instrumentów elektronicznych może spotkać się z  zaskoczeniem odbiorców i ich zaciekawić, więc jest szansa, że zajrzą do środka
+ personalizacja, która zwiększa szanse na odczytanie komunikatu, skoro jest bezpośrednio do nas zaadresowany
+ narzędzie typu push, czyli wypychające komunikat do pracownika, nie musi on sam go poszukiwać i pobierać

Niestety listy w kopercie mają też wady:
- czasochłonność procesu wydruku listów i ich dystrybucji
- koszty wydruku i dystrybucji (nawet jeśli nie wysyłamy ich pocztą, a dostarczamy na biurko pracownika czy do jego szafki w szatni)
- niebezpieczeństwo, że treść komunikatu zostanie wyniesiona poza mury firmy, zostawiona w publicznym miejscu itp.
- ograniczona powierzchnia listu do przedstawienia komunikatu

Mimo wszystko warto rozważyć zastosowanie w wybranych sytuacjach takiego narzędzia komunikacji wewnętrznej. Firma, która zainspirowała mnie do napisania o tych listach (które bardzo mi się spodobały), to Imperial Tobacco Polska. Używa się ich tam regularnie do komunikacji z pracownikami produkcji. Dostają oni listy średnio raz na kwartał, a w środku najważniejsze strategiczne informacje od zarządu. Każda koperta jest zaadresowana imieniem i nazwiskiem danego pracownika, nazwą działu i zmiany, na której dana osoba pracuje (dla ułatwienia dystrybucji). Jest też zaklejona. Wcześniej, gdy koperty nie były zaklejone, pracownicy zwrócili na to uwagę. Uznali, że skoro jest na kopercie ich nazwisko, to chcieliby, aby treść listu była dostępna tylko dla nich. Warto mieć to na uwadze.

Zapraszam także na Facebooka bloga, gdzie można śledzić kolejne wpisy.
 

Fot. Bartek & Michasia/ Złotniki Lubańskie