Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Zasady współpracy z ambasadorem projektu

Wiemy już, kim jest ambasador projektu i jak znaleźć go w firmie. Czas na określenie zasad współpracy.

W jednym z poprzednich wpisów omówiłam, jak można rozpocząć poszukiwania ambasadorów w firmie – zobacz wpis Ambasador projektu w firmie, czyli kto?

Dziś kolejny stopień wtajemniczenia, czyli o tym, jak zachęcić do współpracy i jakie narzędzia mogą być pomocne w komunikacji projektowej z ambasadorami projektu wewnątrz firmy.

Zanim zbierzemy kandydatów na potencjalnych ambasadorów naszego firmowego projektu, aby ogłosić, jaką mamy dla nich propozycję, przygotujmy się do takiego spotkania. Potrzebujemy pakiet informacji dla przyszłych ambasadorów, ale też ofertę dla nich (bądźmy szczerzy, nikt, kto nie zobaczy w naszej propozycji wartości dodanej dla siebie, nie weźmie na siebie dodatkowych zadań do tych, które ma w dużej liczbie na co dzień w pracy, albo weźmie je, bo będzie musiał /polecenie służbowe/, ale wtedy nie będzie zaangażowany w bycie ambasadorem).  

Co więc możemy zaoferować ambasadorowi? Zyskanie kolejnych zadań ucieszy niewielu, dlatego warto podejść do przygotowania oferty sprzedażowo i/lub HRowo. Odpowiedzmy sobie na pytanie,  co zaoferujemy takiemu kandydatowi, by chciał z nami pracować, by chciał kupić nasz produkt.

Może nasze działania projektowe przewidują specjalne, podnoszące kwalifikacje szkolenia dla grupy projektowej. A może jesteśmy w stanie takie szkolenie zorganizować. Może nasz projekt jest mocno zmieniający codzienne funkcjonowanie firmy i udział w nim jest prestiżowy. Może wiąże się z dostępem do pewnych informacji, planów, do których inni pracownicy nie mają dostępu lub dowiedzą się o nich dużo później. Może będą w nim brały udział ważne osoby z firmy, z którymi na co dzień pracownik nie ma styczności albo zaangażowani będą eksperci zewnętrzni. Może w trakcie jego realizacji konieczne będą delegacje w inne miejsca, a to dla wielu osób to szansa na zebranie nowych doświadczeń, poznanie nowych osób czy po prostu szansa na odbycie ciekawej podróży, może nawet zagranicznej. A może planujemy wyjścia integracyjne grupy projektowej. Możliwe jest też zaplanowanie nagród rzeczowych, premii itp. dla ambasadorów projektu, ale z tym ostrożnie, wręczajmy je ambasadorowi raczej w podziękowaniu za poświęcony czas i zaangażowanie niezapowiedziane na koniec projektu niż jako ekwiwalent za wykonanie kolejnych zadań. Kolejnym motywatorem może być wliczenie zaangażowania w ten projekt do wyniku oceny rocznej.

Wyżej wymienione aspekty warto rozważyć, szukając powodów, dla których warto zostać ambasadorem naszego projektu.

Na zakończenie współpracy nie zapomnijmy o podziękowaniu ambasadorom i pochwaleniu się w firmie efektami naszych działań za pomocą narzędzi komunikacji wewnętrznej.

Warto także przygotować pakiet informacji o projekcie dla ambasadora. Ustalmy, jak będziemy przekazywać mu kolejne informacje, a on nam informacje zwrotne. Obrandujmy ambasadora i wyposażmy w gadżety dedykowane projektowi, jeśli takowe mamy, zapytajmy o jego pomysły i możliwości czasowe.

Jakich narzędzi użyć do współpracy z ambasadorami:

  • spotkania, telekonferencje (jeśli stacjonuje w innym miejscu niż my),
  • zamknięte grupy projektowe na wiki, jirze czy w innych systemach,
  • zamknięta grupa na FB, jeśli firma dopuszcza takie rozwiązanie,
  • newsletter dedykowany ambasadorom,
  • miejsce w intranecie dostępne po zalogowaniu,
  • maile, telefony i firmowe czaty,
  • wszystko inne narzędzia, które wspierają codzienną komunikację w firmie i które pomogą nam w byciu w kontakcie i w byciu poinformowanym.

Zasady współpracy z ambasadorem projektu:

  • ambasador wie pierwszy! Dbajmy o to, by był dobrze poinformowany i zawsze wiedział wcześniej niż pozostali pracownicy,
  • zawsze odpowiadajmy na pytania ambasadora, rozwiewajmy wątpliwości, dopytujmy, czy wszystko jest jasne – najgorszy ambasador to niedoinformowany ambasador lub doinformowany niewłaściwe (czyli mówiący nieprawdę),
  • dbajmy o regularny kontakt dla podtrzymania relacji i zaangażowania,
  • pozwólmy na wdrażanie własnych pomysłów (jeśli tylko wpisują się w nasze działania),
  • starajmy się nie narzucać rozwiązań, pytajmy o pomysły - łatwiej zrealizować własne pomysły niż te narzucone,
  • bądźmy wdzięczni, przyjaźni, pozytywnie nastawieni, podkreślajmy udział ambasadora i jego wpływ na nasze działania, doceniajmy, dziękujmy za zaangażowanie.

Zapraszam także na Facebooka bloga.

 

 

Fot. MB/Sopot