Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Zespoły rozproszone – 10 zasad dla lepszej komunikacji (część 2)

Zapraszam na drugą część tego wpisu. Jeśli jeszcze nie czytaliście pierwsze, skoczcie tutaj: Zespoły rozproszone – 10 zasad dla lepszej komunikacji (część 1).

6.    Zorganizuj narzędzia do komunikacji z zespołem rozproszonym
Problemem w dobrym zorganizowaniu komunikacji wewnętrznej w zespołach rozproszonych może być brak narzędzi do takiej komunikacji lub złe zorganizowanie tych, które są. Przydałyby się narzędzia do współpracy zespołowej na projektach, portal społecznościowy z międzynarodowymi grupami projektowymi czy intranet centralny wraz z podstronami dla poszczególnych krajów.
Problemem, z którym też się spotykam, jest różnorodność narzędzi w różnych zespołach i brak możliwości pracy na jednej platformie.

Co możemy zrobić:
•    zabiegać o wdrożenie takich narzędzi, pokazując korzyści z ich uruchomienia, a będą to przede wszystkim korzyści w postaci oszczędności czasu, a co za tym idzie pieniędzy
•    dążyć do integracji narzędzi i/lub ich ujednolicenia (tak, wiem, to nie jest proste i tanie)
•    wdrażając nowe narzędzie, wybierać takie, które ma szansę być międzynarodowym, dostępnym w różnych zespołach (ma np. wiele wersji językowych)
•    mieć rozeznanie w dostępnych narzędziach w różnych krajach i w zakresie możliwości ich użycia
 
7.    Ustal zapotrzebowanie na informacje

To, o czym często mi mówicie, to konieczność publikowania przez Was informacji np. z zagranicznej centrali w Waszym intranecie lokalnym. Informacji, które ni jak mają się do lokalnej sytuacji, informacji, którymi Wasi pracownicy nie są specjalnie zainteresowani. I często też niestety mówicie, że nie możecie tego zmienić, że to decyzje odgórne. Niestety są to złe decyzje. Im dalej temat jest od pracownika, tym mniej jest on nim zainteresowany. I dotyczy to także odległości dosłownej, geograficznej. Dlaczego pracownika fabryki w Bielsku-Białej miałyby interesować kwestie pracowników tej samej firmy w Brazylii, skoro obie spółki produkują zupełnie różne rzeczy, nie współpracują ze sobą, są po prostu w jednym koncernie? Albo nawet współpracują ze sobą, ale współpracuje ze sobą najwyższa kadra kierownicza a nie pracownik hali produkcyjnej. Z punktu widzenia pracownika produkcji z Polski, Brazylia i jej tematy to po prostu ciekawostki, z którymi może się zapoznać, jeśli znajdzie czas. Zazwyczaj jednak tego czasu nie ma.

Co do zasady pracownicy nie są takimi informacjami zainteresowani, choć znam wyjątek. Współpracowałam z firmą, w  której pracownicy podczas audytu powiedzieli nam, że bardzo czekają na wieści z zagranicy.

Gdy z kolei to my jesteśmy w centrali, warto po pierwsze nie robić tak, jak opisałam wyżej, czyli nie zmuszać lokalnych podmiotów do publikacji newsów z centrali, które ich nie dotyczą bezpośrednio. A po drugie dobrze byłoby przyjrzeć się, jakich informacji oczekują pracownicy w różnych częściach świata. Zapytajmy ich – zorganizujmy wywiady z nimi lub wykorzystajmy do tego ankietę. Nie zgadujmy i nie zakładajmy, że to, co jest ciekawe dla polskich pracowników, będzie interesowało naszych kolegów w Indiach.  

Co możemy zrobić:
•    jeśli już musicie publikować komunikaty z centrali, to może warto stworzyć dla nich oddzielne miejsce w intranecie, gdzie będą się pojawiały i jeśli pracownik ma czas, może sobie je poczytać. I może to zadowoli centralę. Z pewnością nie są to jednak informacje typu push, które powinniście wypychać do pracowników. One są w kategorii pull, czy pracownik sam je pobiera, jeśli ma na to ochotę
•    badajmy potrzeby informacyjne pracowników i odpowiadamy na nie
•    ustalmy, które tematy będą poruszane na poziomie międzynarodowym, a które są tylko lokalne

8.    Włącz kadrę kierowniczą w komunikację
Rola kadry kierowniczej w całej komunikacji wewnętrznej jest kluczowa. Szczególnie jeśli dodamy do tego komunikację bezpośrednią. Zdaję sobie sprawę z tego, że w przypadku zespołów rozproszonych to wyzwanie jest jeszcze większe, ale to nie oznacza, że nie mamy zabiegać o realizację tego.  

Co możemy zrobić:
•    włączać kadrę kierowniczą w wykonanie strategii i w realizację planów komunikacji
•    sugerować rozwiązania angażujące kadrę kierowniczą, a po ich zaangażowaniu, pokazywać efekty, aby przekonać ich do tego i pokazać, że to działa
•    szkolić kadrę kierowniczą z kompetencji miękkich
•    jeśli to możliwe, wysyłać za granicę lub organizować możliwości zdalnej komunikacji bezpośredniej z zespołami rozproszonymi

9.    Zwróć uwagę na lokalne języki
Niestety zdarza się, że to język, którym posługujemy się, jest problemem. Np. firma ustala, że językiem korporacji będzie język angielski, a większość jej spółek jest na Wschodzie i wolałaby posługiwać się językiem rosyjskim. To przykład z życia. Inny przykład: mamy oddział firmy w Indiach albo centrum usług wspólnych działające tam i nie rozumiemy Hindusów i ich Hinglish (Hindi+English). Albo publikujemy treści w międzynarodowym intranecie w języku angielskim, ale pracownicy lokalni nie znają tego języka lub słabo się nim posługują.

Co możemy zrobić:
•    w przypadku komunikacji masowej publikować w językach lokalnych. Musimy sobie odpowiedzieć na pytanie (choć dla mnie jest ono retoryczne), czy chcemy twardo trzymać się norm korporacyjnych i pisać po angielsku czy chcemy dać szasnę pracownikom lokalnym na zapoznanie się w naszymi treściami
•    oczywiście jeśli komunikujemy się w ramach projektu z zespołem rozproszonym trudno, aby każdy posługiwał się swoim językiem – tu musi być zgoda na 1 wspólny i zrozumiały język dla wszystkich
•    zachęcać działy HR do organizacji szkoleń językowych
•    pokazywać różnice kulturowe w kontekście języków

10.    Zabiegaj o adekwatny budżet
Niestety on czasami jest naszą przeszkodą. Co z tego, że mamy pomysł na kampanię międzynarodową i chcemy włączyć pracowników w innych krajach, skoro nie mamy na to środków.

Co możemy zrobić:
•    zabiegać o zmianę tej sytuacji
•    skupić się na Polsce i pokazywać efekty naszych działań komunikacyjnych. Być może, jeśli osoby decyzyjne zobaczą, że działa to w kraju, pozwolą rozszerzyć działania na inne kraje
•    próbować realizować działania bezkosztowo lub niskim kosztem
•    przeczytać mój wpis Komunikacja wewnętrzna bez budżetu – tam są pomysły, może znajdziecie coś dla siebie

Inne wpisy
W kontekście komunikacji rozproszonej polecam Wam 2 wpisy na moim blogu:
•    UNDP i jego globalna kampania promująca Office 365
•    akapit o firmie Pandora w artykule Trendy w digital workplace na IntraTeam Event 2017 w Kopenhadze

A jakie Wy macie pomysły na poprawienie komunikacji w zespołach rozproszonych? Jakie rozwiązania stosujecie? Dajcie znać w komentarzu poniżej lub na Facebooku bloga.

I jeśli jeszcze nie czytaliście części 1 tego wpisu, to jest on tutaj: Zespoły rozproszone – 10 zasad dla lepszej komunikacji (część 1).

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, ofertę szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.

Zdjęcie: Pixabay.com



Zostaw komentarz!