Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Często słyszę od Was narzekania, że pracownicy nie czytają Waszych tekstów publikowanych w intranecie, newsletterze czy wysłanych w mailingach. Dlaczego? Powodów może być kilka, a moje podpowiedzi poniżej. Jak jest u Was? Nie wiem. Warto byłoby to zbadać, aby mieć pewność, skąd taka ich postawa.

W tym wpisie znajdziecie też zaproszenie na kurs z pisania w komunikacji wewnętrznej, który wystartuje we wrześniu. W 90 lekcjach wideo uczę tam, jak pisać, aby nas czytali. Ale wracajmy do merytoryki.

Pracownicy nie czytają naszych tekstów, ponieważ:

1.    teksty nie są o nich – to chyba najczęstszy błąd, z jakim się spotykam. Piszemy o ważnych dla firmy kwestiach, ale nie z perspektywy odbiorców. Dla każdego z nas, my sami jesteśmy najważniejsi. Potem nasz zespół, firma, a na końcu wielki, międzynarodowy koncern. Dlatego musimy pisać dla pracownika i o nim.
Jeśli piszemy o nowych wartościach firmowych, przedstawmy je z perspektywy pracownika. Co one dla niego oznaczają? Czy ma coś zmienić w swoim zachowaniu? Czego oczekuje się od niego? Czym są te piękne słowa poszczególnych wartości w kontekście jego codziennej pracy? To jest perspektywa pracownika, a nie wyliczanka pięknych słów z ich mglistym opisem.

2.    brak języka korzyści – sprzedawać dziś musimy wszyscy. Publikowanie w komunikacji wewnętrznej to też sprzedawanie. Musimy więc pokazywać korzyści, mocno je akcentować. Nie liczmy, że pracownicy domyślą się albo wyczytają to między wierszami. Nikt dziś nie ma na to czasu. Albo przekonacie pracowników korzyściami albo tego nie kupią. Piszmy, co pracownicy będą z tego mieli i jak to wpłynie na ich pracę.    

3.    są o mało istotnych dla pracowników kwestiach – zastanówmy się, po jaki tekst sięgniemy chętniej: opisujący sytuację polityczną w Sudanie czy dotyczący zmian organizacji ruchu wokół naszego miejsca zamieszkania. Myślę, że większość osób wskaże to drugie. Dlaczego? Bo to nas dotyczy, jest nam bliższe, może nawet potrzebne do codziennego funkcjonowania. Tak samo jest w komunikacji wewnętrznej – tematy muszą dotyczyć pracowników, kwestii dla nich ważnych.

4.    nie ma w nich ludzi im podobnych – sprawdźcie też, kto jest bohaterem Waszych komunikatów. Wciąż te same osoby? A może wciąż najwyższa kadra kierownicza? A może – to często widzę niestety – bohaterów nie ma w ogóle! Był sobie projekt, piszemy o nim i w sumie to nie wiadomo, kto nad nim pracował. Zero ludzi! A przecież to oni tworzą firmę, projekty, komunikację. Komunikacja wewnętrzna powinna być pełna pracowników. Chętniej czytamy teksty, które są o ludziach nam bliskich, podobnych do nas, o naszych kolegach, a nie bezosobowe opowieści o nowym produkcie czy zmianie, która zaszła w firmie.  

5.    tekst jest źle zaprojektowany – dziś tekstów się nie pisze, teksty się projektuje, a potem pisze. Dziś tekstów się nie czyta, dziś teksty się skanuje, ogląda, a potem czyta. Wygląd, projekt ma znaczenie – kolosalne. Być może teksty od zespołu komunikacji są źle zaprojektowane albo w ogóle nikt o żadnym projekcie nie pomyślał, tylko do razu zasiadł i zaczął pisać. Może ciężko się je czyta, może są zbitym tekstem, nie mają wyróżników, pełno w nich trudnych słów, niedopowiedzeń, zero języka korzyści i perspektywy pracownika, nie wykorzystują obecnych trendów w pisaniu i czytaniu.

Długo mogłabym wymieniać. Po więcej zapraszam na mój kurs na platformie z pisania w komunikacji wewnętrznej - szczegóły tutaj.

6.    komunikaty nie są pushowane – niestety dziś bez pushowania nie ma nas. Teksty muszą być pushowane, czyli wypychane do pracowników za pomocą np. systemu powiadomień mailowych w intranecie czy notyfikacji, które wyświetlają się, gdy ponownie zalogujemy się do intranetu. Tak, wiem, że wszyscy narzekają na nadmiar maili, ale te same osoby je generują i nie widzą w tym nic złego. Nawet wtedy, gdy rozmawiają za pomocą maila, zamiast zadzwonić czy napisać w tej sprawie na komunikatorze wewnętrznym, który jest do szybkiej komunikacji. Te same osoby marudzą, że są przebodźcowane ciągłymi notyfikacjami. Ale jak pytam, dlaczego nie wyłączą ich w telefonie, to zapada cisza.

Ważny jest jednak umiar w pushowaniu. Jeśli w Waszych firmach wychodzi za dużo maili (a one są w kategorii push) od zespołu komunikacji wewnętrznej, warto rozważyć zamianę tych maili np. w cotygodniowy newsletter lub przeanalizować treści i zastanowić się, które tematy muszą być pushowane, a które mogą leżeć i czekać aż pracownik sam po nie sięgnie.  

7.    nadawca jest niewłaściwy – być może jest też tak, że komunikaty wciąż wychodzą od zespołu komunikacji, który podpisuje się pod wszystkim i pracownicy są już znieczuleni. Każdy temat – to samo. Warto zadbać o różnorodność nadawców, aby i tym uatrakcyjnić przekaz. Być może nadawca jest też zbyt niski rangą do komunikowanego tematu. Warto to przeanalizować.

8.    narzędzie jest nieatrakcyjne i marne techniczne – innym powodem, dla którego pracownicy nie chcą czytać komunikatów od zespołu komunikacji, jest marne narzędzie używane do dystrybucji. Może intranet jest siermiężny technicznie, bo np. trzeba się za każdym razem logować, aby przeczytać komunikat. A może newsletter jest przeładowany treściami i mało atrakcyjny wizualnie. Atrakcyjność narzędzia, jego usability, design i kilka innych trendy słówek opisujących sprawne i atrakcyjne narzędzie są bardzo ważne dla powodzenia naszych komunikacyjnych działań.

9.    nie mają dostępu do narzędzia – a może pracownicy nie mają dostępu do narzędzia komunikacji? Może zespołowi komunikacji tylko wydaje się, że mają albo że powinni mieć dostęp. Zdarzyło mi się słyszeć od Was (i nie jest to pojedyncza historia), że np. pracownicy produkcji mają dostęp do maila. A gdy pytam, w jaki sposób, to słyszę zabawne opowieści, że jak zalogują się na komputerze mistrza albo kierownika. Poważnie!? Poszlibyście do szefa, który okupuje biurko i powiedzieli mu, że teraz Wasza kolej, bo chcecie przeczytać ostatnie wydanie newslettera od zespołu komunikacji wewnętrznej? W takim przypadku prosimy się o to, aby nas nie czytali, niestety.

10.    w obiegu jest za dużo komunikatów – innym powodem może być zbyt obfita dieta. Być może generujecie tyle komunikatów różnymi kanałami, że pracownicy zwyczajnie nie są w stanie tego przejeść. Jeśli tak jest u Was, polecam mój wywiad z Imperial Tobacco Polska – jest co prawda sprzed laty, ale wart uwagi, bo wciąż aktualny. Mowa tam o m.in. o strategii less is more. Sprawdźcie go tutaj: Strategia Less is more w Imperial Tobacco Polska – case study.

Zbadajcie, co nie działa u Was i do dzieła. A jeśli potrzebujecie konkretnych podpowiedzi, co zrobić, aby pisać skuteczniej w komunikacji wewnętrznej, zapraszam na mój nowy kurs na platformie. 90 lekcji wideo, roczny dostęp, obszerne materiały drukowane i prace domowe, które osobiście sprawdzam. Start kursu 15 września 2021. Zapisy potrwają do końca września. Szczegóły tutaj.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej (także online)
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Fot. główne: Pixabay.com; grafiki: Przecinek.com