Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

10 wskazówek, jak włączyć pracowników w tworzenie firmowych treści

To nie są książkowe porady. To nie są też wskazówki teoretyczne. To podsumowanie skutecznych działań, które zrealizowałam w długoterminowym projekcie, w którym powierzono mi zadanie zbudowania zaangażowania pracowników w proces komunikacji wewnętrznej w dużej organizacji. Narzędzia, które miały być wykorzystane, to intranet, wewnętrzne strony zespołów oraz firmowa gazeta dedykowana pracownikom.

Zapraszam do lektury mojego artykułu, który ukazał się pierwotnie na łamach HRstandard.pl.

Angażowanie pracowników we współtworzenie treści do firmowych narzędzi komunikacji wewnętrznej to proces. To długoterminowe zadanie, które wymaga od osób odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną przede wszystkim cierpliwości, wytrwałości i wielotorowego podejścia do realizowanych działań.
 
1. Zacznij od edukacji
Pojęcie komunikacji wewnętrznej jest bardzo szerokie. Pracownicy Twojej firmy mogą różnie je interpretować. Zadbaj więc o spójność pojęcia i działań. Korzystaj z okazji, kiedy możesz w szerszym gronie – podczas np. firmowych spotkań – przypomnieć o tym, czym jest komunikacja wewnętrzna, jakie stawia się jej cele i jakie daje efekty.
 
2. Promuj korzyści
Mów językiem korzyści. Sprzedawaj oferty kampanii komunikacyjnych i promuj narzędzia komunikacji wewnętrznej. Miej przygotowane efekty prowadzonych projektów, statystki, opinie uczestników, korzystaj z okazji i prezentuj dobre praktyki. Pokaż, jak zaplanowane przez Ciebie działania komunikacyjne, mogą rozwiązać problem danej osoby czy zespołu.
 
3. Otwórz się na współpracę
Bądź otwarty na kontakt z klientami wewnętrznymi. Przygotuj, opublikuj i promuj zasady korzystania z instrumentów komunikacji wewnętrznej, w tym zasady publikowania i dzielenia się treściami. Niech kontakt do redakcji czy działu komunikacji będzie łatwo dostępny. Odpowiadaj na każdy kontakt – nic tak nie zniechęca, jak wyrażenie przez pracownika chęci włączenia się w firmową komunikację i brak reakcji tych, którzy powinni mu w tym pomóc.
 
4. Skup się na chętnych
Nie licz na to, że wszyscy włączą się w działania komunikacyjne. Skup się na kilku chętnych osobach i wraz z nimi rozpocznij proces budowania zaangażowania pozostałych pracowników. Niech zostaną ambasadorami, a Ty skup się na pokazywaniu ich działań.
 
5. Szukaj okazji
Pytaj, co dzieje się w zespołach, sprawdzaj, na jakim etapie są projekty, bądź dobrze poinformowany i podawaj wartościowe treści dalej. Analizuj zawartość firmowych wewnętrznych i zewnętrznych newsletterów, sprawdzaj, co zespoły publikują na swoich stronach w intranecie, poproś grupy projektowe o dzielenie się statusami realizowanych działań.
 
6. Zachęcaj i dopinguj
Jeśli dany pracownik wyrazi chęć podzielenia się treściami w firmowym intranecie czy gazecie wewnętrznej, wykorzystaj to. Dopilnuj, by doprowadzić tę sprawę do końca. Wspieraj, doradzaj, pomóż w przygotowaniu wysokiej jakości przekazu. Twoja postawa powinna motywować innych do aktywnego włączenia się w ten proces.
 
7. Podnoś kompetencje komunikacyjne
Z pewnością znajdziesz w swojej organizacji osoby, które zechcą pochwalić się dokonaniami swojego zespołu, opisać ostatnie zrealizowane projekty czy wydarzenie, w którym uczestniczyli bądź które zorganizowali. Pomóż im w przekazaniu tego. Osoby stale chętnie włączające się w firmową komunikację warto zaprosić np. na warsztaty dziennikarskie z medialną osobą, która podzieli się swoją wiedzą i doświadczeniem. To nie tylko forma podnoszenia kompetencji, ale i podziękowanie za aktywność.
 
8. Przypisuj zasługi
Jako pracownik działu komunikacji wewnętrznej kierujesz m.in. ruchem informacyjnym w firmie. Jeśli więc znajdziesz chętnych do napisania artykułu do firmowej gazety, pamiętaj, by znalazło się tam imię i nazwisko autora. Ingeruj w treść tyle, ile jest niezbędne. Nie zniechęcaj zbędnymi poprawkami. Pokaż, że zaangażowanie się w komunikację, przynosi również indywidualne korzyści. Wspieraj pracowników w budowaniu ich Personal PR.
 
9. Chwal i dziękuj
Nie bój się nagradzać dobrym słowem tych, którzy włączają się w komunikację wewnętrzną. Nawet jeśli ich twórczość nie jest początkowo najwyższej jakości, dziękuj i chwal za chęci, otwartość, zaangażowanie i przecieranie szlaków.
 
10. Rozwijaj narzędzia
Nie zapominaj o narzędziach. Nic tak nie zniechęca do włączenia się w firmową komunikację jak źle działające, nieprzyjazne instrumenty. Zabiegaj o podnoszenie ich jakości i efektywności działania. Niech będą odpowiedzią na oczekiwania ich użytkowników.
 
Zapraszam także na Facebooka bloga, by śledzić kolejne wpisy.

Pozdrawiam
Maja Biernacka
agencja komunikacji wewnętrznej
bee DIFFERENT

 
Fot. MB/Himalaje/Indie