Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Nikt z nas nie lubi czuć się ignorowanym przez ludzi, którzy nie umieją lub nie chcą słuchać. Nie przepadamy też za tymi, którzy nas słuchają, ale nie słyszą, co mamy do powiedzenia. Jak zwiększyć swoje szanse na bycie usłyszanym?
 

20 wskazówek o tym, jak komunikować się, by zwiększyć swoje szanse na bycie usłyszanym:
1.    Ustal ze swoim szefem, jaki styl komunikacji preferuje. Czy woli spędzać czas na dyskusji podczas spotkań, a może wystarczy mu e-mail z wypunktowanymi najważniejszymi kwestiami.
2.    Obserwuj styl komunikacji swojego managera. To, jak komunikuje się z odbiorcami, w jakich sytuacjach słucha ludzi, a w jakich lepiej się do niego nie zbliżać, jakich narzędzi komunikacji najchętniej używa, czy lubi znać szczegóły, czy z każdą decyzją trzeba się do niego zgłaszać, czy można mówić wprost czy wskazana jest jednak dyplomacja.
3.    Zanim pójdziesz do szefa i zapytasz o kolejną kwestię, najpierw zapytaj sam siebie, czy aby na pewno ta rozmowa jest konieczna. Może możesz podjąć decyzję samodzielnie albo zrobić kolejny krok i dopiero wtedy poinformować przełożonego o wynikach swojej pracy, a nie omawiać z nim każdy etap.
4.    Skuteczność komunikacji podnosi dobra organizacja – zaplanuj formę komunikacji w postaci np. cotygodniowych spotkań czy podsumowań w postaci krótkich raportów.
5.    Sprawdź, czy miejsce, w którym chcesz porozmawiać jest odpowiednie. Jeśli decydujesz się na rozmowę o ważnej kwestii w windzie czy w drodze do firmowej stołówki, nawet jeśli to ma być krótka rozmowa, zmniejszasz swoje szanse na bycie usłyszanym.

6.    Jeśli masz do przekazania komunikat, zapytaj zanim zaczniesz mówić, czy teraz jest dobry
czas na rozmowę. Nie zgaduj i nie domyślaj się, zapytaj. Jeśli Twój przełożony potwierdzi, jest większa szansa, że Cię wysłucha, chcąc być konsekwentnym.
7.    Miej cel rozmowy, zdefiniuj go zanim poprosisz o rozmowę.
8.    Angela Webster, HR Director w Starbucks Corporate Headquarters opowiadała w wywiadzie na temat komunikacji z podwładnymi, który miałam ostatnio okazję słuchać, że prosi swoich pracowników, którzy przychodzą do niej, by na początku określili, w jakim celu ją odwiedzili. Czy chcą ją o czymś tylko poinformować, czy oczekują, że rozmowa skończy się podjęciem przez nią decyzji, czy może potrzebują wsparcia merytorycznego, rady lub motywacji itp. To – jak mówiła – pozwala jej skupić się na sednie rozmowy i szybko osiągnąć cel rozmowy, bo od początku wie, w jakim kierunku ma zmierzać konwersacja.
9.    Postaw na jakość komunikacji. Przygotuj się do tego, co masz zamiar zakomunikować. Wypisz  najważniejsze punkty. Mów krótko i rzeczowo. I dopiero po nakreśleniu tematu zapytaj szefa, czy chce znać szczegóły.
10.    Nie zalewaj szefa wszystkimi szczegółami dotyczącymi danego tematu. Od tego są wykonawcy. Szczegóły zostaw dla siebie. To Ty musisz wiedzieć, jak dokładnie działa powierzona Ci działka, to Ty masz znać szczegóły projektu, za który odpowiadasz. Hierarchia zajmowanych stanowisk w firmie jest po to, aby takie informacje segregować. Im jesteś w niej wyżej, tym wcale nie musisz wiedzieć więcej na dany temat, czyli znać więcej szczegółów. Im jesteś wyżej, masz dostęp do ważniejszych informacji. Dobrze zorganizowana praca w zespole pozwala managerowi na to, by nie wiedział wszystkiego.

11.    Pamiętaj o kontakcie wzrokowym. Wiem, banał, ale to naprawdę działa, bo zmusza rozmówcę do skupienia się. Ciebie również.
12.    Odpowiadaj słuchaniem, też słuchaj i usłysz.
13.    Mów tak, by popychać konwersację do przodu.
14.    W trakcie rozmowy nie bój się parafrazować – to pozwala managerowi usłyszeć też siebie, bo powtarzasz jego słowa. Tak samo z pytaniami, pytaj – to zmusza rozmówcę do skupienia się na rozmowie.
15.    Opanuj negatywne emocje. Może jednak przydać się większa ekspresja (lekkie podniesienie głosu, bardziej widoczna mowa ciała w postaci np. gestykulacji rękoma), która może obudzić rozmówcę i zwrócić jego uwagę na Ciebie.   

16.    Bądź proaktywny. Przynoś rozwiązania, a nie tylko problemy. Do możliwych rozwiązań dodaj argumenty za i przeciw i wybierz swoją rekomendację. Przygotuj uzasadnienie. Zastanów się, czy aby na pewno Twój szef musi znać wszystkie opcje i możliwe rozwiązania, a może to Ty powinieneś dokonać wyboru i zaprezentować tylko najlepsze rozwiązanie. Mam taki zwyczaj, że zawsze sprawdzam różne warianty i wybieram najlepszy według mnie. Dodaję do tego argumentację przemawiającą za wyborem właśnie tego rozwiązania. I dopiero wtedy prezentuję możliwe rozwiązania z rekomendacją. To skraca proces analizy i podjęcia decyzji.
17.    Zaczynaj od końca – od wyników, efektów, rezultatów i dopiero wtedy przejdź – jeśli to konieczne – do szczegółów. Zanim to zrobisz, zapytaj, czy Twój szef chce je w ogóle znać.
18.    Ta wskazówka może wydawać się zabawna, ale myślę, że zadziała. Przeczytałam kiedyś, że w rozmowie z przełożonym trzeba używać słów, których szefowie uwielbiają i które z pewnością wyłapią w toku rozmowy, zwracając tym samym uwagę na to, co mówisz. Te słowa to: sukces, rozwiązanie, wzrost, wpływ, zyski, pomysł, osiągnięcia, zwycięstwo, wygrać.
19.    Na koniec podsumuj rozmowę i ustalenia w kilku krótkich punktach. Jeśli jest wśród nich zadanie dla Twojego szefa, przypomnij mu je na koniec.
20.    Wykorzystuj różne narzędzia komunikacji w kontakcie z przełożonym. Komunikacja bezpośrednia jest ważna, ale inne narzędzia też są skuteczne. Szef może Cię usłyszeć także wtedy, gdy zostawisz mu kartkę na biurku lub wyślesz wiadomość tekstową.

Macie swój sekretny sposób na komunikację z szefem? Zdradźcie, co robicie, by Was usłyszał.

Zapraszam także na Facebooka bloga, gdzie można śledzić kolejne wpisy.

Pozdrawiam
Maja Biernacka
bee different - agencja komunikacji wewnętrznej

Fot. MB/Paryż