Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Ostatnio sporo czasu poświęcam onboardingowi w dużym projekcie dla jednego z klientów, stąd też kilka wpisów i przemyśleń w tym temacie.

Dla mnie najważniejszymi elementami we wdrażaniu nowych pracowników do pracy są:
1.    ludzie
2.    materiały informacyjne
3.    powtarzalność
4.    czas

To one wpływają na sukces tego przedsięwzięcia. Oczywiście spisanego i przemyślanego wcześniej onboardingu.

Co dokładnie mam na myśli i dlaczego akurat te elementy?

1.    Ludzie
Ludzie to dla mnie element najważniejszy w tej układance. Bez nich ten proces nie uda się. I to nie tylko dlatego, że komunikacja bezpośrednia jest najskuteczniejsza. Zaczynając od HR, który odpowiada (zazwyczaj wraz z przełożonym) kandydata za rekrutację. To te osoby będą też potem ważne w procesie wdrażania nowego pracownika. Kolejną osobą jest opiekun, czyli osoby, która ma za zadanie wspierać nowego pracownika, wdrażać w obowiązki, odpowiadać na pytania i towarzyszyć podczas pierwszych dni czy tygodni pracy.

W tej grupie może być też zarząd, który warto włączyć w onboarding. Do jego zadań może należeć np. przywitanie nowych osób na pokładzie firmy czy opowiedzenie o strategii, misji i wartościach. Podczas onboardingu mogą też pojawić się trenerzy, którzy przybliżają zagadnienia dotyczące konkretnych zadań na danym stanowisku, na które nowy pracownik został zatrudniony.

Ale tu też są nowi koledzy z zespołu czy dalsi współpracownicy, których nowa osoba poznaje np. podczas wycieczki po firmie w pierwszych dniach czy podczas spotkań dedykowanych, gdzie może dowiedzieć się, czym dokładnie zajmują się dane zespoły czy konkretne osoby, z którymi będzie współpracować.
Element „ludzki” w onboardingu jest niezbędny. Nie zastąpią go żadne kolorowe materiały, śmigające prezentacje czy drogie gadżety. Ten element onboardingowej układanki to psychologia, integracja, budowanie relacji. Jeśli o to zadbamy, wdrożenie do pracy nowej osoby będzie szybsze i skuteczniejsze.

2.    Materiały informacyjne
Jeśli do elementu nr 1 dołożymy materiały informacyjne, onboarding będzie skuteczniejszy. Pierwsze dni to zawsze kontakt z wieloma nowymi informacjami. Nie sposób zapamiętać wszystkiego, co słyszy wtedy nowy pracownik. Komunikacja bezpośrednia, ustna podczas spotkań jest ważna (patrz p. 1), ale warto też ją zwizualizować. Nie tylko na prezentacji, która jest omawiana, czy na wideo, które jest wyświetlane, ale także w materiałach, które przekażemy nowemu pracownikowi np. w formie wydruku lub elektronicznie. Aby mógł do nich wrócić, przypomnieć sobie, co było omawiane czy aby zrobić notatki w trakcie słuchania.

Takimi materiałami mogą być drukowane książeczki, podręczniki czy welcome booki (różnie nazywa się je), teczka z dokumentami czy segregator. Ale w tej kategorii są też gry online, platformy e-learningowe, inne materiały dostępne w wersji elektronicznej, które pomogą nowemu pracownikowi utrwalić pozyskane podczas wdrożenia informacje. Dodatkowo jeśli będą dobrze skonstruowane, pomogą budować wizerunek pracodawcy.

Wśród tych materiałów mogą być np. historia, strategia, misja, wizja, struktura organizacyjna, opisy działów, praktyczne informacje, np. gdzie jest stołówka, jak korzystać z kart dostępu do firmy, ale też mapa firmy, podsumowanie kwestii HR-owych, informacje i produktach, usługach itd.

3.    Powtarzalność
Jednorazowe powiedzenie o danej kwestii, może nie przynieść odpowiedniego skutku. Dla mnie podczas onboardingu to tylko zasygnalizowanie tematu. Szczególnie jeśli tego dnia nowa osoba słyszy wciąż nowe dla niej rzeczy. Stąd powyższy punkt nr 2 – materiały informacyjne jest dla mnie tak ważny.

Powtarzalność informacji, ale też powtarzanie czynności (podczas np. szkoleń stanowiskowych), które nowa osoba będzie na nowym stanowisku wykonywała. Niektóre osoby zapamiętają czynności po jednorazowym pokazaniu i samodzielnym wykonaniu. Inne będą potrzebowały więcej czasu. Niektóre nowe osoby będą miały skomplikowane zadania do wykonania, dlatego częstsze ich powtarzanie wraz z omówieniem przez np. opiekuna czy trenera będzie niezbędne.

Będą też tacy, którzy pracowali na takim samym stanowisku w innej firmie i teraz szybko będą mogły wykonywać te same zadania u nowego pracodawcy. Warto zaplanować powtarzanie czynności i dobrze rozłożyć je w czasie w zależności do stanowiska, umiejętności i doświadczenia nowego pracownika.

4.    Czas
I tak przechodzimy do ostatniego punku. Jeden dzień wdrożenia może być skuteczny na wybranych stanowiskach. Myślę, że jest to realne do wykonania. Na większości stanowisk będzie jednak konieczne rozłożenie takiego wdrożenia w czasie. Pierwszego dnia możemy zorganizować spotkania dla wszystkich nowych pracowników, gdzie na pewnym poziomie ogólności opowiemy im o firmie i najważniejszych aspektach jej funkcjonowania. A potem w kolejnych dniach i tygodniach skupimy się na wdrożeniu nowej osoby na stanowisko. I tu długość tego okresu zależy od stanowiska i możliwości pracownika.

Czas na wdrożenie możemy też liczyć nie od dnia przyjścia nowej osoby do pracy, ale od momentu podjęcia przez firmę decyzji o zatrudnieniu danej osoby. W oczekiwaniu na nowego pracownika możemy już budować jego wzięci z firmą i poszerzać informacje o niej, ale o tym napiszę innym razem.

Wasze doświadczenia
Jeśli zbudowaliście w firmie ciekawy program onboardingowy i chcecie opowiedzieć o nim na blogu, zapraszam do kontaktu. Podzieliła się już swoimi doświadczeniami firma Future Processing z Gliwic w wywiadzie: Onboarding z opcją dla powracających mam w Future Processing.

Moje wsparcie
A jeśli potrzebujecie wsparcia w wypracowaniu onboardingu w Waszej firmie i we wdrożeniu go, zapraszam do współpracy (kontakt).

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
• szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, ofertę szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.

Fot.: www.pexels.com